امروزه در اغلب سازمانهاي كوچك و بزرگ مبتني بر پروژه، مديران ارشد بخصوص مديران پروژه ها در زمينه تخصيص منابع با چالشهاي فراواني مواجه هستند. بنابراين، به منظور كاهش هزينه و زمان اجرا و همچنين افزايش كيفيت در پروژه بايستي رويكرد از مديريت سنتي به مديريت علمي تغيير يابد تا پاسخگوي بهينه سازي كارايي و عملكرد يك پروژه در دوره عمر آن باشد. براي رسيدن به اين مهم تشكيلات سازمان‌يافته‌اي براي مديريت و برنامه‌ريزي پروژه‌ها موردنياز خواهد بود. دفتر مديريت پروژه بر خلاف سازمانهاي مبتني بر پروژه داراي نگرش سازمان محور است. در اين مقاله ضمن توضيح مدل هاي سازماني دفتر مديريت پروژه به وظايف اصلي و مزاياي جانبي آن پرداخته مي شود و در انتها فازهاي تاسيس يك دفتر مديريت پروژه مورد بحث قرار مي گيرد.
امروزه بحث مديريت پروژه از چالشهاي عمده بسياري از سازمانهاست لذا نياز به ايجاد دفاتري كه به اين مهم توجه ويژه داشته باشند بيش از پيش احساس مي شود. بنابراين، تاسيس و توسعه دفاتر مديريت پروژه را بايستي به عنوان يك ضرورت در نظر گرفت. نقشهاي دفاتر مديريت پروژه متنوع و گوناگونند اما عموما” شامل آماده سازي استاندارد ها و متدولوژي هاي مديريت پروژه هستند. اغلب اين نقشها به جنبه هاي مديريت منابع انساني و مسئوليتهاي اجرايي پروژه گسترش داده شده‌اند.
در يك تعريف كلي مي توان گفت دفتر مديريت پروژه در جهت تكميل فعاليتها و تجربيات مديريت پروژه در يك سازمان طراحي شده كه مي توانند براي ايجاد شايستگيهاي سازماني در تحليل ،طراحي ،مديريت و بازنگري پروژه به كار گرفته شوند. به عبارت ديگر، دفتر مديريت پروژه مركز راهكارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند كه مطابق موارد ذيل بر پروژه نظارت مي كنند :
ايجاد يك منبع استاندارد براي مديريت پروژه؛
بهبود ارتباطات و شيوه به كار بردن منابع داخل سازمان؛
كمك به كاهش اثرات منفي پروژه هاي توسعه شكست خورده روي كارائي و بهره‌وري منابع.
دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه نهادي است كه در شركتهاي پروژه محور مورد استفاده قرار مي گيرد و وجود آن سبب رشد و تكامل فعاليتهاي مديريت پروژه در سطح يك سازمان مي شود. بسته به اندازه، ساختار، پيچيدگي و نوع سازمان ممكن است در يك زمان پروژه‌هاي متعددي در آن در حال اجرا باشند ، دفتر مديريت پروژه باعث تمركز سيستماتيك مديريت پروژه در سازمان شده و وضعيت كلي پروژه ها و برنامه هاي سازمان را با دقت بسيار بالايي كنترل مي كند.
دفتر مديريت پروژه خدماتي از قبيل مديريت، اجراي آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان ارائه مي دهد،كه با استفاده از اين خدمات ريسك‌هاي احتمالي كاهش مي يابد، كيفيت اجرا بالا مي رود و همچنين مديريت و بازنگري پروژه به بهترين شكل ممكن امكان پذير است. دفتر مديريت پروژه نهادي است كه، مي‌تواند هم از نظر عمودي به تمام لايه‌هاي سازمان نفوذ پيدا كند و هم ازنظر افقي كليه كاركردها و فعاليتهاي سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان يكي از راههاي دستيابي به اهداف مي‌تواند نقش مهمي در رسيدن سازمان به اهداف استراتژيك ايفا كند. تعيين اندازه و اختيارات دفتر مديريت پروژه به مديريت ارشد سازمان بستگي دارد. بنابراين، كاربرد دفتر مديريت پروژه در يك شركت با توجه به انتظارات مديريت بسيار گسترده است.
با توجه به اهميت دفتر مديريت پروژه، در ويرايش سال 2004 استاندارد مديريت پروژه به اين مقوله پرداخته شده و مورد بحث قرار گرفته است.
تاريخچه دفتر مديريت پروژه
در اوايل دهه80 ميلادي، براي نخستين بار مفهوم دفتر كنترل مركزي در ارتش آمريكا ارائه و اجرا گرديد. بدين‌ترتيب كه هر برنامه اصلي و مهم نظامي به يك اداره اجرايي پروژه تخصيص داده مي‌شد، كه مسئوليت كليه برنامه را برعهده داشت. اداره اجرايي پروژه مسئوليت پشتيباني كليه مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسايي نيازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ريزي و زمان‌بندي و تخصيص منابع تا تكميل نهايي آن را برعهده داشت. در واقع اداره اجرايي پروژه نقش اصلي را در اجراي برنامه‌ها ايفا مي‌كرد.
اجرا و استقرار اداره اجرايي پروژه هم از نظر كاهش هزينه‌ها و هم از نظر افزايش كارايي، تأثير بسزايي داشت. مفهوم اداره اجرايي پروژه به‌تدريج به سازمانها و شركتهاي تجاري راه پيدا كرد و در اواسط دهه 80 اولين نمونه‌هاي دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. اين روند ادامه پيدا كرد تا جايي كه تا سال 2000 ميلادي تقريباً 40 درصد سازمانها و شركتهاي آمريكايي با دفتر مديريت پروژه آشنا شده و شكلها و مدلهاي مختلفي از آن را اجرا كردند. تمامي اين سازمانهاي آمريكايي از اجراي دفتر مديريت پروژه و تأثيرات مثبت آن اظهار رضايت كرده‌اند. از آنجا كه آثار مثبت دفتر مديريت پروژه قابل انكار نيست و با توجه به اينكه مطابق آمار موجود 90 درصد شركتها و سازمانهاي در كلاس جهاني پروژه‌هاي خود را به‌موقع به پايان نمي‌برند (يكي از اساسي‌ترين دلايل شكست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه است) انتظار مي‌رود كه حركت به سمت دفتر مديريت پروژه در آينده روند صعودي بالايي داشته باشد.
جايگاه دفتر مديريت پروژه در چارت سازماني
دفاتر مديريت پروژه مي توانند به صورت مستقل يا غير مستقل (قسمتي از يك گروه كاري) ايجاد گردند ولي عموما” جايگاه يك دفتر مديريت پروژه به صورت ساختاري غير مستقل در پروژه هاست. براي مثال در موسسات مالي كه تكيه زيادي به فناوري اطلاعات و توسعه آن دارند، دفاتر مديريت پروژه اغلب در بخشهاي فناوري اطلاعات قرار مي گيرند. اگر دفتر مديريت پروژه در نزديكي محل اجراي پروژه قرار گيرد بسيار سودمند خواهد بود اما اگر به واسطه اين نزديكي، تحت تاثير عوامل اجرايي پروژه قرار گيرد باعث تضعيف آن مي شود.طراحي نظامي براي ارائه مناسب گزارشها به تيم هاي راهبردي مي تواند براين نگراني غلبه كند.
ارتباط دفتر مديريت پروژه با چرخه عمر پروژه
دفاتر مديريت پروژه با بسياري از جنبه هاي پروژه درارتباط است به عبارت ديگر، به عنوان هسته مركزي دوره عمر پروژه محسوب مي شود. شكل شماره يك اين ارتباطات را نشان مي دهد.( شكل 1)
نقشهاي كليدي در دفتر مديريت پروژه
پنج نقش كليدي در دفتر مديريت پروژه وجود دارد ولي اين نقشها به ساختار سازماني اين دفاتر بستگي دارد.(شكل 2)
مدلهاي دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه داراي سه مدل است كه هر كدام از آنها با توجه به موقعيت و نوع پروژه مورد استفاده قرار مي گيرند، لازم به ذكر است كه اين مدل ها مكمل يكديگرند به طوري كه هر مدل تكميل كننده مدل قبلي است، اين مدل ها عبارتند از:
مدل انبار: يك آرشيو اطلاعاتي از استاندارد ها و راهكارهاي برتر مديريت پروژه؛
مدل هدايت انبار: يك مركز معتبر جهت تهيه پروژه هاي كارشناسي سازمان؛
مدل جامع و فراگير: يك مشاور داخلي كه سرپرستي پروژه ها را به عهده دارد و توانايي لازم در ارزيابي، تصويب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.
تكامل تدريجي مدل دفتر مديريت پروژه
1- مدل انبار : در اين مدل دفتر مديريت پروژه به عنوان يك منبع اطلاعاتي در زمينه متدولوژي و استاندارد هاي مديريت پروژه فعاليت مي كنند به طوري كه استفاده از ابزار ها را براي طراحي ،مديريت و گزارش دهي پروژه ها آسانتر كرده و به عنوان اولين گام در جهت يكپارچه سازي يا به اشتراك گذاشتن فعاليتها و تجربيات مديريت استفاده مي شوند.لازم به ذكر است كه اين مدل اغلب در سازمانهايي استفاده مي شود كه اختيارات را تقسيم مي‌كنند يا مراكز دولتي ضعيفي هستند.
2- مدل هدايت انبار: در اين مدل فعاليتهاي مديريت پروژه و مسئوليتهاي آن بين واحدهاي وابسته سازمان به اشتراك گذاشته شده (تقسيم) و از دفتر به عنوان يك هماهنگ كننده ارتباطات استفاده مي شود ضمن اينكه عملكرد پروژه به طور مستمر گزارش مي شود و ممكن است نقش سبد پروژه را ايفا كند كه فقط ورودي سيستم هستند و اختيار بازنگري و تائيد پروژه ها را ندارند. همچنين سعي مي كند تا عملكرد سازمان را بالا برده و به مديران جديد و كم تجربه آموزش دهد. در اين مدل دفتر مديريت پروژه يك ساختار دائمي با پرسنل و مسئوليت ثابت در تمامي پروژه ها دارد.
3- مدل جامع و فراگير: اين مدل پايدارترين مدل سازماني دفتر مديريت پروژه است به طوري كه در برخي موارد همه مديران پروژه مثل كارمنداني هستند كه نيازهاي پروژه را بر طرف مي كنند. اين مدل قبل از اينكه پروژه را تقبل كند فرض مي كند كه دفتر مديريت پروژه با قوانين دولتي بدون توجه به اندازه ،سطح دسترسي ، وسعت ،تخصيص منابع و زمان ،بودجه ،ريسك و شدت فرضيات پروژه‌ها در ارتباط است.
پرسنل دفتر پروژه
تعداد پرسنل و مهارتهاي آنها به نقش دفتر در طراحي و اجراي پروژه ها بستگي دارد. براي مثال در مدل انبار ممكن است كارشناسان متدولوژي يا مسئول آرشيو پروژه كافي باشد ولي در مدل هاي پيچيده تر مديران پروژه و كاركنان اداري نيز اضافه مي شوند.
معمولا سايز دفتر پروژه بين 5 تا 20 نفر است اگرچه ممكن است در سازمانهاي خيلي بزرگ 12 نفر از مديران پروژه، به صورت مستقيم يا غيرمستقيم با اين دفاتر در ارتباط باشند.
مشخصات يك دفتر مديريت پروژه موفق
براي اينكه يك دفتر مديريت پروژه بتواند موفق عمل كند بايستي هميشه معيار هايي را مد نظر قرار دهد و سعي كند از يكسري خطوط قرمز عدول نكند. لذا در ذيل برخي از بايد ها و نبايد هاي يك دفتر مديريت پروژه موفق آورده شده است.
بايد ها :
* اقتدار و دوام مديريت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه هاي موفق را افزايش دهد.
* ارزش مديريت اجرايي و مديران و كاركنان پروژه را نمايش دهد.
* نقش كنترل پروژه را در مقابل حامي پروژه به طور يكنواخت تنظيم كند.
* يك ديدگاه بي طرف و هدفمند بين اهداف آن در رابطه با مديريت اجرايي و بازرگاني ايجاد كند.
نبايد ها :
* نبايد مامور اجراي خط مشي ها درجهت اجراي پروژه ها بلكه بايد تسهيل كننده مديريت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه هاي موفقيت آميز را در سازمان فراهم سازد.
* نبايد نقش توسعه دهنده استراتژي را ايفا كند بلكه دفتر مديريت پروژه بايستي به ايفاي نقش ارتباط دهنده بين توسعه استراتژي و اجراي استراتژي در ميان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرايند مديريت سبد پروژه ها باشد .
جايگاه دفتر مديريت پروژه در سازمان
جايگاه اين دفتر در شكل شماره 3 نشان داده شده است. (شكل 3)
وظايف اصلي دفتر مديريت پروژه در سازمان
به طور كلي مي‌توان نقشهاي كليدي دفتر مديريت پروژه را در زمينه‌هاي زير خلاصه كرد:
* برنامه‌ريزي استراتژيك: در اين كاركرد برنامه‌هاي بلندمدت شركت طراحي مي‌شود. به دليل احاطه دفتر مديريت پروژه بر محيط داخلي و خارجي شركت و همچنين در اختيار داشتن متدولوژي‌هاي موردنياز، برنامه‌هاي توسعه شركت را مي‌توان طراحي و پيگيري كرد.
* مديريت پروژه‌ها: به كارگيري دانش، مهارتها، ابزارها و تكنيك‌هايي در فعاليتهاي پروژه‌اي و سازماني است، به گونه‌اي كه دستيابي به اهداف سازمان از طريق پروژه‌ها را امكان پذير سازد و در اين راستا از مجموعة استانداردهاي مديريت پروژه مي‌توان استفاده كرد و نهايتا عمليات موردنياز براي انجام مديريت بهينة پروژه شامل امكان‌سنجي و مراحل آغازين، زمان‌بندي، تخصيص منابع، تهيه برنامة كيفيت، تحليل ريسك، تداركات، بودجه‌بندي، ارائه گزارشها و مستندسازي انجام مي‌گيرد.
* شناسايي و اقدام براي آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده مي‌تواند به شكل داخلي و خارجي باشد؛ كه اين آموزشها بايستي در راستاي اهداف استراتژيك سازمان صورت پذيرد.
* ارزيابي عملكرد : اين ارزيابي مي‌تواند شامل بررسي عملكرد مديريت ، عملكرد تكنيك ها به كار گرفته شده و در نهايت عملكرد خود پروژه باشد. توجه به اين اصل مي تواند سبب بهينه‌سازي استفاده از منابع سازمان در پروژه‌ها شود.
* توسعة فرايندها :فرايندهاي مورد نياز براي استفاده موثر از تمامي منابع درگير در اجراي پروژه همچنين هماهنگي لازم بين كارفرما، مجري، تامين كننده و … را تهيه مي كند، چراكه نياز به توسعه و ايجاد فرايندهاي جديد، يك نياز هميشگي و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مديريت پروژه يا صرفاً عمل مشاوره و راهنمايي و يا دخل و تصرف و تغيير در امور به شكل مستقيم و يا تركيبي از اين دو را انجام مي دهد.
بدون ترديد تأسيس دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادير زيادي هزينه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است كه با بهره‌برداري از دفتر مديريت پروژه و ايجاد مزايا و فرصتهاي مختلف، زمان و هزينه صرف شده جبران مي‌شود.
مزاياي اصلي دفتر مديريت پروژه
به طور كلي مزاياي استفاده از دفتر مديريت پروژه را مي‌توان به شكل زير خلاصه كرد:
* مديريت سبد پروژه: به مديريت مجموعه‌اي از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و كارهاي مرتبط ديگر، که براي تسهيل مديريت كارآمد در جهت نيل به اهداف استراتژيك در يك گروه قرار مي‌گيرند، گفته مي شود
* حكمراني : اين ويژگي در حالي كه پروژه‌هاي جاري را نيز درنظر دارد، به فرصتهايي توجه دارد كه به ايجاد پروژه‌هاي جديد منجر مي‌شود. اين قابليت و توانايي موجب مي‌شود كه شركت در اخذ پروژه از رقبا، مشاركت و موفقيت بيشتري داشته باشد.
* مديريت زمان.
* ايجاد ارتباطات و تعامل بهتر كاركنان با هم و با مشتريان.
* بهبود در تخصيص منابع.
* افزايش دانش فني سازمان و استفاده مطلوب از دانش فني موجود.
قدمهاي تأسيس دفتر مديريت پروژه در يك سازمان
* فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز دوم: تعيين اهداف و ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيك سازمان
* فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن
* فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه
1- فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان جهت تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فازمي بايست، نيازها، ضعف و مشكلات اساسي سازمان در زمينه مديريت پروژه شناسايي و تجزيه تحليل شود. يكي از عواملي كه در اين بخش مورد بررسي قرار مي‌گيرد محيط پيرامون سازمان است كه منابع (كارمندان، مهارتها، سرمايه‌گذاري، ابزار پروژه و …)، آمادگي سازماني (فرهنگ سازماني، حمايتهاي سازماني و…) و مدل اداره كردن، مورد بررسي قرار مي‌گيرند.
2- فاز دوم: تعيين آرمان، ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيك سازمان: با تعيين ماموريت تا حدزيادي اندازه و محدوده دفتر مديريت پروژه معلوم خواهدشد. زيرا با استفاده از ماموريت و انتظارات مديريت، عمق نفوذ و اختيارات دفتر مديريت پروژه مشخص مي‌شود. لذا مي بايست در تعريف ماموريت دقت زيادي يه عمل آورد. به دليل اينكه ماموريت و آرمان ازنظر مفهومي نيز تا اندازه زيادي به هم شبيه هستند، براي تعيين آرمان نيز مي توان تا حد زيادي شبيه به ماموريت عمل كرد اما در تعيين ماموريت بايد جاه‌طلب و خوش‌بين بود ولي در تعيين و تعريف آرمان بايد عملي‌تر و واقع‌بينانه‌تر عمل كرد.
3- فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فاز به تعريف ساختار سازماني و اندازه و تعداد كارمندان موردنياز آن پرداخته مي‌شود و همچنين چارچوب متدولوژي مديريت پروژه متناسب با سازمان تعيين مي شود. در تعريف و تعيين فرايندهاي دفتر مديريت پروژه به‌مواردي از قبيل فرايند مديريت قلمرو، مديريت كيفيت و … توجه شده و با تعيين و تعريف معيارهاي بازنگري فرايندها و عملكرد، نسبت به پاسخ به نيازها و احتياجات آموزشي اقدام مي شود.
4- فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن: پس از تعيين نيازمنديها، آنها را مورد ارزيابي قرار داده تا در مراحل اوليه تاسيس دفتر مديريت پروژه از بروز مشكلات و موانع جلوگيري شود. اين فاز در برخي از موارد با فاز 3 ادغام شده و به صورت يكپارچه انجام مي پذيرد. نهايتا با راه اندازي و تاسيس دفتر مديريت پروژه سازمان در جهت بهبود هاي ذكر شده حركت خواهد كرد.
5- فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه: پس از گذشت يك مدت از شروع كار دفتر مديريت پروژه مي‌توان با معيارهاي موردنظر به اعتبارسنجي كارهاي انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنين مي‌توان از اين قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مديريت پروژه، چه از نظر طراحي و چه از نظر عملكردي با توجه به معيارهاي موردنظر سازمان، به ارائه توصيه‌ها، پيشنهادها، و استراتژي‌هاي بهبود و پيشرفت پرداخت. توسعه استراتژي پيشرفت و بهبود با ارزيابي عملكرد دفتر مديريت پروژه از گذشته تاكنون امكان‌پذير است.
نتيجتا دانش مديريت پروژه از تمامي ابعاد آن نياز فوري و حياتي كشور ماست. با نگاهي گذرا به تعداد و حجم سرمايه گذاري در طرحهاي جاري كشور و پروژه هايي كه مي بايست طبق برنامه در دهه فعلي در بخشهاي زيربنايي اجرا شوند، به اولويت و اهميت اين موضوع استراتژيك در ايران پي مي بريم. با اين حال، پرداختن به دانش و مهارت مديريت علمي پروژه ها در كشور به هيچ عنوان متناسب با اين هدف استراتژيك نيست. شكست، تاخيرات زياد و ناتمام ماندن پروژه هاي زيربنايي از مهمترين ثمرات نهادينه نشدن اصول مديريت علمي پروژه در طرحهاي كشور است. امروزه در دنيا اجرا، اداره و بهره برداري از پروژه ها جز با فراگيري و به كار بستن تكنيك هاي مديريت پروژه امكان پذير نبوده و وضع موجود نشان مي دهد اتكا به شيوه مديريت سنتي براي انجام بهينه طرحها كفايت نمي كند.
طولاني شدن زمان اجراي پروژه ها، ضعف مشهود كيفي پروژه هاي اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاي پروژه ها نسبت به برآوردهاي اوليه و … را مي توان به عنوان بخشي از زنجيره مشكلات مهم پروژه هاي كشور بر شمرد. در اين راستا و براي غلبه بر مشكلات مذكور ايجاد دفاتر مديريت پروژه براي رشد تحقيقات علمي و عملي در اين حوزه بسيار سودمند است. با توجه به اينكه دفاتر مديريت پروژه مركز راهكارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند لذا ايجاد و به كارگيري آنها از اهميت ويژه اي برخوردار است.
از مهمترين دلايل به كارگيري دفاتر مديريت پروژه عبارتند از:
1.واضح است كه يك مديريت پروژه ضعيف و ناهماهنگ، سطوح مهم و اصلي شكست پروژه‌ها را تشكيل مي‌دهد. دفتر مديريت پروژه با سازگاري و هماهنگي منابع و ابزار لازم و ضروري، موفقيت و كاميابي پروژه‌ها را افزايش مي‌دهد.
2. مهارتهاي مربوط به مديريت پروژه بايد قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مديريت پروژه مهارتهاي بسيار پيچيده تبديل به نرم‌افزار شده و به راحتي قابل ارائه و انتقال مي‌شود. در عين حال چنانچه يك فرد يا يك دپارتمان مهارتهايي را ارائه دهد، آنها همانند يك منبع در كل شركت مورد استفاده قرار مي‌گيرند و بدين‌ترتيب ساير افراد و دپارتمان‌ها از اين مهارت استفاده مي‌كنند.
3. توسعه و بهبود هر سازماني نيازمند حمايت و پشتيباني متمركز است. اما داشتن يك ساختار پشتيباني و حمايت متمركز در جهت نشان دادن و تسهيل انتقال بهترين فعاليتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسيار مشكل است. با استفاده از دفتر مديريت پروژه، بستر لازم براي داشتن يك چنين ساختار پشتيباني شكل مي‌گيرد.
