يكي از مشخصات اصلي پروژه ها منحصر به فرد بودن آنهاست. با توجه به اين مشخصه، مديريت اطلاعات در پروژه ها نيز بايد براي هر پروژه به صورت منحصر به فرد برنامه ريزي گردد. اولين و مهمترين قدم در مسير برنامه ريزي اطلاعات در هر پروژه تهيه منشور ساپ (PMIS Charter) است. اين منشور كه در فاز آغازين پروژه و پس از منشور پروژه (Project Charter) تهيه مي گردد به سياستهاي اطلاعاتي پروژه پرداخته و مشخص مي كند كه انتظارات ذينفعان و مديران پروژه از مديريت اطلاعات در اين پروژه چه مي باشد. اين سند واقعاً حلٌال مشكلات در مديريت اطلاعات پروژه مي باشد.
در اين سند با توجه به مدت زمان پروژه، شرايط اقتصادي پروژه، سطح بلوغ ذينفعان پروژه، اهداف پروژه و شرايط سازمان تحليلي از شرايط پروژه ارائه شده و استراتژي و نحوه جمع آوري، نگهداري و توزيع اطلاعات و اينكه چه كساني در سطح كلي پروژه مسئوليت اين امور را به عهده دارند مشخص مي گردد. مهمترين ورودي فرآيند تهيه منشور ساپ، منشور پروژه است كه مشخص كننده شرايط و سياستهاي كلي پروژه مي باشد. اين سند پس از تهيه بايد به تصويب افراد مرتبط با اطلاعات برسد. گرچه در كتاب راهنماي كاربردي ساپ به شورايي به نام شوراي ساپ اشاره كرده ايم كه بايد اين منشور به تصويب آن شورا برسد ولي مهمترين افرادي كه بايد اين سند به تصويب آنها برسد، در ابتدا مدير پروژه و در مرحله بعد مدير فاواي سازمان مي باشد.
به افرادي كه درگير برنامه ريزي اطلاعات در پروژه مي باشند شديداً توصيه مي گردد حتماً منشور ساپ را تهيه نموده و به تصويب برسانند و پس از آن بر اساس سياست هاي ارائه شده در اين مستند اطلاعات در پروژه را برنامه ريزي نمايند.
در شكل زير نماي وروديها، ابزار و تكنيكها و خروجيهاي اين فرآيند را ملاحظه مي فرماييد:
منشور ساپ سازماني سندي است كه به ارائه سياستهاي كلي ساپ در سازمان مي پردازد(ممكن است در همه موارد وجود نداشته باشد)
برخي از مواردي كه مي تواند در منشور ساپ به آنها اشاره گردد عبارتند از:
– بيان خلاصه اي از شرايط پروژه ( برگرفته از منشور پروژه)
– تحليل شرايط پروژه از ديدگاه فاوا ( فن آوري اطلاعات و ارتباطات)
– معرفي مسئول اطلاعات در پروژه و در صورت لزوم ساختار ساپ پروژه
– معرفي ذينفعان كلي پروژه از ديدگاه اطلاعاتي
– شناسايي ريسكهاي اطلاعاتي پروژه
– بيان استراتژيهاي كلان اطلاعاتي در پروژه
– زمان بندي برنامه ريزي اطلاعات در پروژه
– ساير موارد مورد نياز به تشخيص تهيه كنندگان
– تصويب كنندگان و زمان تصويب سند
اين سند مي تواند در طول پروژه تغيير يابد ولي در برخي از موارد تغيير اين سند معضلاتي را در مديريت اطلاعات پروژه بوجود مي آورد لذا در تهيه اين سند كمال دقت و اهميت را قايل شويد.
Hits: 0
