اتوماسیون اداری

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است.

سیستمهای اتوماسیون نیز از جمله این تکنولوژیها محسوب می شود. در سیستم های اتوماسیون، کار به دقت آنالیز می شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم افزار یا سخت افزار خاصی طراحی میشود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می شود.

آیا اتوماسیون مشکل ما را حل میکند؟

فارغ از اندازه سازمان یا شرکت اتوماسیون میتواند به شما کمک کند به عنوان مثال شما روزانه بارها یک متن را می نویسید که فقط بخشی از آن متغیر است و مابقی متن دقیقا تکرار می شود در صورتی که می توان اینکار را به اتوماسیون سپرد علاوه بر اینها در مورد کارهای غیر تکراری هم اتوماسیون چاره ساز است، تمام فعالیتها و داده هایی که از طریق اتوماسیون جابجا میشوند امکان ذخیره سازی در یک بانک اطلاعاتی و یا انجام پردازش های مورد نظر روی آنها انجام وجود دارد. سیستمهای حسابداری نمونه کوچکی از اتوماسیونهای اداری هستند که داده ها را ذخیره کرده و پردازش می کنند.

هر سازمانی برای انجام مأموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که مؤسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند.

جایگاه اين سيستم درکجای سازمان می‌باشد؟

هر سازمانی برای انجام مأموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی دارد.

راه حل های Openbravo ERP در این حوزه

ماجول های متنوع Openbravo با قابلیت سفارشی سازی بر اساس نیازمندیهای مشتریان در این حوزه ، با سرعت و دقت هر چه تمام تر به خودکارسازی فرایند های اداری پرداخته و با بهره گیری از روش نوین e-Office به جریان کار سیستم دبیرخانه و فرایند مکاتبات اداری سرعت می بخشد. پشتیبانی از OCR فارسی با دقت بسیار بالا و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در اين حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و …) از ویژگیهای خاص ماجولها می‌باشد. این ماجول ها عبارتند از :

1-وب سایت و پورتال سازمانی (Enterprise Portal)

2-تقويم و برنامه ریزی روزانه

3-کارتابل پرسنل

4-مدیریت روابط عمومی

5-بایگانی و آرشيو اسناد (D.M.S)

6-موتور جستجوی اسناد تحت وب (D.S.E)

7-مديريت فرآيندهای کسب و کار (B.P.M)

8-موتور گردش کار (Workflow Engine )

9-صورتجلسات

10-دبيرخانه

11-اتوماسیون اداری

12-سیستم کنترل تردد

13-تلفن گویا (IVR)

14-مرکز تلفن (Call Center)

15-مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه (SMS)

16-مدیریت ارسال و دریافت فکس (Fax Server)

17-مدیریت ارسال و دریافت ایمیل (Mail Server)

18-سیستم اخبار و اطلاع رسانی تحت وب

19-کتابخانه الکترونیک

گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % 30 زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % 70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

بازدیدها: 0