سازمان های مجازی از نظر ساختار سازمان

چکیده

سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد.برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف پذیری،باید شکل کاملاً جدیدی از سازمان به وجود آید . سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل گیری هستند ،می توانند  پاسخی به این نیازهای جدید باشند.

تحولات الکترونیکی به طرق مختلف  روشهای کسب و کار را تغییر داده است ، ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی تواند با این تحولات سازگار باشند. سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به ساختار جدیدی از کسب و کار را که بتواند این شرایط را به بهترین وجه به کار گیرد ،حیاتی ساخته است . محیط جدید کسب و کار نیازمند سازگاری مداوم  و واکنش های فوری است. سرعت هم کنون یک مزیت رقابتی محسوب می شود و در نتیجه مدلهای قدیمی و کلاسیک کسب و کار رنگ خواهند باخت.

بدون شک یکی از زمینه های پر چالش مدیریت ، بستر سازی به منظور رفع مشکلات و موانع رشد سازمانها می باشد. عمدتاً بنای ساختار اولیه سازمان ها به گونه ای است که تغییر بنیادی به منظور تسهیل در روند رشد آنها مستلزم صرف هزینه ها و زمان قابل توجه می باشد . علت  این امر فرض اولیه عدم لزوم تغییر ساختار سازمان در بدو شکل گیری بنیانهای سازمان می باشد. حال آنکه دلایل متعدد از جمله تغییر نگرش ها و دگرگونی رفتار و روابط درون سازمانی ، تغییر مداوم بسترهای اطلاعاتی و افزایش روز افزون حجم اطلاعاتی ، طراحی ساختار های پویای سازمانی را ضروری می نماید. از این رو در این مقاله سعی شده است که به سازمان های مجازی از منظر ساختار سازمانی و به ویژه ابعاد محتوایی آن نگریسته شود و راه کارهایی جهت استفاده از فرصت ها ، چگونگی به کار گیری سازوکارهای جدید در حل بحران ها ، بکارگیری شیوه ای نوین مدیریت و راه حل هایی جهت مقابله با مشکلات و مسایل مطرح گردد.

مقدمه

عصر جديد با سازمان‌هاي پيچيده، پويا و متحول همراه خواهد بود. در اين سازمان‌ها، مرزهاي موجود از بين خواهد رفت، فرهنگ‌هاي مختلف در هم خواهند آميخت و زيرپاي فرهنگ‌هاي غني‌تر ناپدید خواهند شد. بسياري از مشاغل درباره طراحي خواهند شد و ورود فناوري اطلاعات تغييراتي در ساختار سازمان به وجود خواهد آورد.

از ديدگاه ليپنك و استامپس (1997) چهار دوره بزرگ هر يك در زمان خود رهاوردي براي شكل‌هاي اجتماعي و سازمان‌ها در بر داشته است: رهاورد دوره اول: شكل‌گيري گروهاي كوچك اجتماعي بوده است. در دوره دوم سنگ ‌بناي شكل‌گيري سلسله مراتب در سازمان‌ها بنا نهاده شد و توسعه صنعت در دوره سوم، پيدايش بوروكراسي را در سازمان‌ها به دنبال داشت. دوره چهارم يا قرن اطلاعات نيز موجب توسعه مرزهاي سازمان (مرزگستري)، ايجاد شبكه‌هاي گسترده كاري و ايجاد سازمان‌هاي مجازي گرديد. لذا مي‌توان رهاورد قرن اطلاعات به صورت اعم را ايجاد سازمان‌هاي مجازي و به صورت اخص توسعه فناوري اطلاعات  ارتباطات (علوم كامپيوتر) دانست. (جباري، ملكان- 1384)

همچنين آلوين تافلر (1990) نيز در دوره چهارم از موج سوم تمدن بشري اشاره كرده است كه در دهه گذشته تغييرات بسيار شگرفي در ساختار سازمان‌ها پديدار شده است. در اين ميان ساختارهايي در حال تشكيل است كه پيش از اين وجود نداشت. بسياري از اين تحولات و در حقيقت زيربناي اصلي تمامي اين تغييرات، گرايش به ايجاد سيستم‌هاي يكپارچه رايانه‌اي است كه با معرفي سخت‌افزارها و وسايل ارتباطي پيچيده در سطح دنيا توام است. (همايون‌پور- 1387)

در اين مقاله سعي شده است كه ابتدا مفهوم سازمان‌هاي مجازي بخوبي مشخص گردد. سپس ساختار سازماني در اين نوع سازمان‌ها را مورد بررسي قرار داده‌ايم.

مفهوم سازمان‌هاي مجازي

جهاني شدن اقتصاد و تجارت موجب افزايش تعداد سازمان‌هاي بدون مرز و گسترش سازمان‌هايي با پراكندگي جغرافيايي بالا گرديده‌اند، براي تطابق با تغييرات اخير در حوزه‌ي كسب و كار، سازمان‌ها بر آن شده‌اند تا تغييرات بنيادين در ساختار خويش اعمال نمايند كه از آن جمله مي‌توان به كوچك شدن ساير سازمان‌ها و گسترش ارتباطات شبكه‌اي در ميان آنها براي موفقيت خود در بازارهاي رقابتي امروز اشاره نمود. در عصر حاضر سازمان‌ها با محيطي متغير و نامطمئن روبرو مي‌باشند كه لازمه ادامه حيات در آن انعطاف‌پذيري بالا و توان پاسخگويي سريع نسبت به نياز بازار مي‌باشد. در عين حال فناوري نوين ارتباطات و اطلاعات به عنوان شتاب دهنده اين تغييرات از اهميت بالايي برخوردار است. ICT اغلب به عنوان عامل ايجاد تغييرات در يك محيط دانش‌مدار به شمار مي‌آيد. رشد سريع فناوري اطلاعات و ارتباطات پايه‌هاي فني جهاني‌سازي را به وجود آورده و موجب تمركز زدايي در انجام امور از نقطه نظر مكاني و زماني مي‌گردد. لذا به صورت روز افزون شاهد طراحي مجدد سازمان‌هاي سنتي در قالب سازمان‌هاي پويا و منعطف بر مبناي شاكله سازمان‌هاي مجازي در جهان اطراف خويش مي‌باشيم. (همايون‌پور، 1387)

اصطلاح سازمان مجازي اولين بار توسط موشويتس در سال 1986 مطرح شد. مالون و ديويدو (MALONE&DAVIDOW) اولين كساني بودند كه به طور دقيق و سازگار در كتاب خود ايده «بنگاه مجازي» را مطرح كردند. سازمان‌هاي مجازي محيط وسيعي از فعاليت‌هاي سازماني اقتصادي و غيراقتصادي را مي‌پوشاند. كسب و كار الكترونيك شامل كار در خانه (TELEWORK)، صنايع كوچك و متوسط مجازي تا شبكه‌هاي بزرگ كسب و كار در حيطه فعاليت‌هاي اقتصادي قرار مي‌گيرد. از سوي ديگر در ساير بخش‌ها نيز سازمان‌هاي مجازي خصوصاً در همكاري ميان مؤسسات علمي، گروهها و سازمان‌هاي غيرانتفاعي داراي كاربرد وسيعي است.     ( تابنده، 1385)

با وجود اين تا به حال تعريف استانداردي از اين نوع سازمان‌ها در دسترس نيست. اما براي نشان دادن طيف وسيع تعريف‌هاي ارائه شده از اين نوع سازمان‌ها چند نوع از تعاريف ذكر شده را در ذيل مي‌آوريم.

– سازمان‌ مجازي در واقع نوعي از سازمان‌هاي شبكه‌اي هستند كه فاقد هسته مركزي دائمي‌اند. در ساختار شبكه‌اي يك هسته مركزي مسئول برقراري ارتباط با واحدهاي تأمين كننده خدمات اساسي سازمان است. اين هسته از طريق شبكه‌هايي با واحدهاي مذكور مرتبط مي‌شود و فعاليت‌هاي مورد نظر سازمان را توسط آنها انجام مي‌دهد، اين سازمان‌ها را گاهي سازمان مجازي نيز مي‌نامند؛ البته بايد توجه داشت كه سازمان‌هاي مجازي از هسته مركزي دائمي استفاده نمي‌كنند و صرفاً از طريق ائتلاف‌هاي موقتي شكل مي گيرند. (رضائيان، 1387 ، ص 336)

– سازمان مجازي يك سازمان كوچك و مركزي است كه منابع اصلي خود را از ساير سازمان‌ها تأمين مي‌كند، يك سازمان مجازي از نظر ساختار بسيار متمركز است و بندرت داراي واحدها و دواير تخصصي يا وظيفه‌اي است (همايون‌پور، 1387)

سازمان مجازي، شبكه‌اي پويا از سازمان‌ها، شركت‌ها، موسسات و حتي افراد مستقلي است كه در قالب اشكال گوناگون فعاليت‌هاي كسب و كار گروهي، تحت يك نام مشخص كه الزاماً نام واقعي هيچ يك از اعضاي شبكه نيست، به صورت موقتي يا دايمي گرد هم آمده‌اند تا با تسهيم هزينه‌ها، قابليت‌هاي محوري، ريسك‌ها و امكانات، از فرصت‌هاي كسب و كار بر روي يك بستر فناوري اطلاعات و نيز با بكارگيري فناوري اطلاعات، استفاده كنند. (تابنده، 1385)

– سازمان مجازي را شبكه موقتي از واحدها و سازمان‌هاي مستقل دانسته‌اند كه شامل توليدكنندگان، مشتريان و رقباست. اين واحدها به وسيله فناوري اطلاعات به هم پيوند مي‌خورند و قدرت مي‌يابند تا از فرصت‌هاي جديد نهايت استفاده را ببرند. (همايون‌پور، 1387)

زيربناي اصلي تمام اين تغييرات در ساختارهاي سازماني، گرايش به ايجاد و توسعه نظام‌هاي يكپارچه رايانه‌اي بوده كه با پيشرفت‌هاي بوجود آمده در فناوري اطلاعات همراه است. چرا كه فناوري اطلاعات سازوكار اصلي در سازمان مجازي است. در ادبيات موضوع سازمان های مجازي چهار نوع رويكرد متفاوت در بيان مفهوم سازمان مجازي ديده مي‌شود:

1-  برخي سازمان مجازي را اساساً يك سازمان الكترونيكي يا روي خط (online) مي‌دانند. طرفداران اين نظريه Amazon. com و Eboy,com را به عنوان نمونه‌اي از اين نوع سازمان‌ها معرفي مي‌كنند كه به منظور استفاده و بهره‌برداري از فرصت‌هاي www (word wide web) و فضاي الكترونيك نظير mobile working يا hot-desking ايجاد شده‌اند.

2-  رويكرد دوم، سازمان‌هاي مجازي را ساختارهاي سازماني مي‌دانند كه بر مبناي همكاري‌هاي دو جانبه و به جهت تسهيم توانايي‌ها، مهارت‌ها، دانش و منابع يكديگر يا به منظور توليد كالا با خدماتي خاص يا بهره‌برداري از فرصتي ويژه گرد هم آمده‌اند. در اين سازمان‌ها به جاي آن كه IT و ارتباطات از راه دور يك ويژگي‌ سازماني باشند يك مولفه اساسي سازماني هستند.

3-  رويكرد سوم شايد بيشتر از بقيه موجب سردرگمي گردد. اين رويكرد در واقعه ملقمه‌اي از دو رويكرد قبلي است كه در آن نويسندگان براي مفهوم سازمان مجازي، مفهوم سازمان الكترونيك يا روي خط و مفهوم شبكه‌اي موقت از افراد، عقايد، توانايي‌ها و منابع را كه به منظور هدفي خاص گرد هم مي‌آيد به تنهايي يا به جاي يكديگر به كار مي‌برند.

4-  ديدگاهي كه بيشتر از بقيه مور توجه قرار مي‌گيرد عبارتست از از نگريستن به سازمان مجازي به منزله شبكه موقتي از شركت‌ها- تأمين‌كنندگان- مشتريان و رقبا كه به كمك تكنولوژي اطلاعات (IT) با هم مرتبط بوده، مهارت‌ها و هزينه‌ها، ريسك و منافع خود را تسهيم نموده و به بازار دسترسي پيدا مي‌كند. اينگونه سازمان به كمك تكنولوژي اطلاعات می تواند بر محدوديت‌هاي زماني – مكاني و شكل‌هاي ثابت سازماني غلبه كنند. در اين نوع مخصوص از سازمان‌ها، هر شركت قصد دارد مزيت اصلي رقابتي خود، مانند محصولات اصلي، فرآيندهاي اصلي، شايستگي اصلي و… را در تصرف خويش داشته باشد. (جباري و ملكان – 1384)

ويژگي‌هاي سازمان مجازي

يكي از مهمترين و بارزترين فلسفه‌‌هاي اين نوع سازمان‌ها وجود انعطاف‌پذيري بسيار زياد آنهاست. در اين نوع از شركت‌ها، تمامي شركا از امتياز برابر برخوردارند و نسبت به يكديگر به وسيله به اشتراك‌گذاري اطلاعات، مشتريان و منابع وابسته‌اند. از ويژگي‌هاي همچون داشتن منابع مشترك، نبود مرز، مشاركت برابر، داشتن شركاي غيرثابت، پراكندگي جغرافيايي و ارتباطات الكترونيك مي‌توان به عنوان مشخصه‌هاي بارز سازمان‌هاي مجازي نام برد. سازمان‌هاي مجازي از ديدگاه مشتريان بايد يك سازمان واقعي تلقي شود. (همايون‌پور، 1387)

از ديگر ويژگي‌هاي سازمان‌هاي مجازي مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

ماهيت كسب و كار: كسب و كار سازمان‌هاي مجازي يك ماهيت نوآورانه، همكارانه، همفزاينده و پويا در قالب عمليات شبكه‌اي در ميان اعضا (شركت‌هاي تشكيل‌‌دهنده) دارد كه به صورت فرهنگ سازماني مشخص نيز در عملكرد كليت سازمان بروز مي‌كند.

مديريت: در سازمان مجازي يك ديدگاه مديريت مشترك و تسهيم فعاليت مديريتي، رهبري، مالكيت تسهيم‌شده، برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري جمعي، توافقي، عملكرد بر مبناي اعتماد، هم سرنوشتي و ريسك‌پذيري گروهي وجود دارد.

بستر و موتور حركت: سازمان مجازي بر روي بستر فناوري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بنيان گذاشته شده و از سوي ديگر فناوري اطلاعات به عنوان يكي از عوامل پويا و سازنده سازمان و تناسب با سطوح مختلف تصميم‌گيري عملياتي، فعاليت اساسي سازمان و نيز حاصل عملكرد قابل قبول آن است كه نهايتاً در شكل دانش سازماني مديريت شده متبلور مي‌شود.

ساختار: در سازمان مجازي گرايش كلي به سوي از بين رفتن سلسله مراتب عرضي و نيز كاهش نياز به عمليات و ساختارهاي فيزيكي است تا بدين وسيله بهره‌وري بيشتري ميان اعضاي شبكه به وجود آيد. امكان پراكندگي جغرافيايي اعضا و وابستگي نمودار سازماني و شكل روابط به شرايط تشكيل شبكه با توجه به اهميت ارتقاي اثربخشي عمليات آن از ويژگي‌هاي ساختاري اين گونه سازمان‌هاست. (تابنده، 1385)

ساختار سازمان‌هاي مجازي

ديدگاه سيستمي بر اين اساس قرار دارد كه در درون سازمان فعاليت‌هاي دائمي و پويا در جريان است. گام بعدي براي درك سازمان اين است كه به ابعادي از سازمان توجه شود كه بيان كننده ويژگي‌هاي خاص سازمان هستند. اين ابعاد به همان صورت سازمان را تشريح مي‌كند كه شخصيت و ويژگي‌هاي فيزيكي معرف افراد هستند. ابعاد سازماني به دو گروه طبقه‌بندي مي‌شوند: ساختاري و محتوايي، ابعاد ساختاري بيان كننده ويژگي‌هاي دروني يك سازمان هستند. آنها مبنايي بدست مي‌دهند كه مي‌توان بدان وسيله سازمان‌ها را اندازه‌گيري و با هم مقايسه كرد. ابعاد محتوايي معرف كل سازمان هستند؛ مثل اندازه يا بزرگي سازمان، نوع تكنولوژي، محيط و هدف‌هاي آن. آنها معرف جايگاه سازمان هستند و بر ابعاد ساختاري اثر مي‌گذارند. ابعاد محتوايي مي توانند مبهم باشند، زيرا آنها نشان دهنده سازمان و محيطي هستند كه ابعاد ساختاري درون آن قرار مي‌گيرند. (ال دَفت، 1388، ص 28)

ابعاد ساختاري

رسميت:

 به ميزان يا حدي كه مشاغل سازماني استاندارد شده‌اند اشاره مي‌كند. اگر شغلي از ميزان رسميت بالائي برخوردار باشد، متصدي آن براي انجام دادن فعاليت‌هاي مربوط به آن شغل و اينكه چه موقعي انجام شود و چگونه بايد انجام گردد، از حداقل آزادي عمل برخوردار مي‌باشد. (رابينز- 1388، ص 83)

در سازمان‌هاي مجازي از آنجائي كه انعطاف‌پذيري حرف اول را مي‌زند و در ويژگي‌هاي اين سازمان نيز ذكر گرديد. هدف از ايجاد سازمان‌هاي مجازي سازگاري با محيط پويا و متغير امروزي مي‌باشد و شرط آن داشتن انعطاف‌پذيري بالاست. اما چنانچه در تعريف رسميت ذكر شد قوانين و مقررات زياد باعث محدود شدن آزادي عمل كاركنان مي‌شود و اين مي‌تواند باعث پائين آمدن قدرت تطبيق سازمان با محيط شود كه نتيجه آن مي‌تواند باعث عدم كارآمد شدن سازمان‌هاي مجازي شود. پس بايد انتظار داشت در سازمان‌هاي مجازي رسميت در حد پائيني باشد و كاركنان از آزادي عمل بيشتري برخوردار باشند، چون در اين صورت است كه سازمان مجازي مي‌تواند فراتر از قوانين عمل كند و نسبت به محيطي كه به طور مداوم در حال تغيير است عكس‌العمل نشان دهد البته نبايد فراموش كنيم كه سازمان‌هاي مجازي نيز مانند هر سازمان ديگري براي انجام امور خود نيازمند يك سري قوانين و مقررات مي‌باشد و اين مي‌تواند همان حداقل رسميتي باشد كه چارچوب سازمان مجازي را مشخص مي‌كند.

پيچيدگي:

به ميزان تفكيكي كه در سازمان وجود دارد، اشاره مي‌كند. پيچيدگي را مي‌توان از مجراي سه بعد سنجيد: افقي، عمودي و بر اساس منطقه جغرافيايي:

1-     تفكيك افقي: به ميزان تفكيك بين واحدهاي سازماني بر اساس موقعيت اعضاء سازمان، ماهيت وظايف آنها و ميزان تحصيلات و آموزش‌هايي كه فرا گرفته‌اند اشاره مي‌نمايد. مهمترين شاهدي كه دلالت بر تفكيك افقي درون سازمان دارد، تخصص گرايي و بخش‌بندي دروني سازمان است. بحث خود را با نگاهي به تخصص گرايي آغاز مي‌كنيم. (رابينز- 1388،ص 81-83)

تخصص گرايي به گروه‌بندي دقيق وظايف كه به وسيله يك فرد انجام مي‌شود، بر مي‌گردد. تخصص گرايي به دو شيوه صورت مي گردد: تخصص‌گرايي وظيفه‌اي و تخصص گرايي اجتماعي (همان، ص 82)

1-1 تخصص‌گرايي وظيفه‌اي: مشهورترين شكل تخصص‌گرايي است كه در آن مشاغل به وظايف ساده و تكراري تقسيم‌بندي مي‌شوند. بر اساس اصل مشهود تقسيم كار، تخصص‌گرايي قابليت‌ جانشيني زيادي را بين كاركنان ايجاد كرده و جابجايي آنها را بوسيله مديريت به سادگي تسهيل مي‌كند. (همان، ص 83)

از آنجا كه رد سازمان‌هاي مجازي هر يك از شركاء (شركت‌هاي همكاري كننده) بخش از وظايف را انجام مي‌دهند مي‌توان تخصص‌گرايي وظيفه‌اي را در كل سازمان كم دانست، اما هر يك از شركاء در داخل خود ممكن است از سطح بالايي از تخصص گرايي وظيفه‌اي برخوردار باشد. و از آنجايي كه بحث ما روي سازمان مجازي مي‌باشد يعني كل را در نظر مي‌گيريم (مجموعه شركت‌هاي همكاري‌كننده) بنابراين بايد اين‌طور رد نظر بگيريم كه هر يك از شركاء با انجام دادن بخش نسبتاً عظيمي از وظايف داراي تخصص‌گرايي وظيفه‌اي پائيني مي‌باشد.

1-2 تخصص گرايي اجتماعي:با بكارگيري افراد حرفه‌اي كه صاحب مهارتند ولي نمي‌توانند به سهولت آنها را بكار ببرند، صورت مي‌گيرد. (رابينز- 1388 ص 82)

از آنجايي كه هر يك از شركاء در سازمان مجازي كار خاصي انجام مي‌دهد مي‌توان اين سازمان را از نظر تخصص گرايي اجتماعي در سطح بالايي دانست. در نظر داشته باشيد كه ما سازمان مجازي را به عنوان يك كل در نظر مي‌گيريم كه هر يك از شركاء (شركت‌هاي همكاري كننده) در آن را به عنوان يك فرد عضو سازمان مي‌پنداريم.

2-    تفكيك‌عمودي: عمق یا ارتفاع ساختار سازماني اشاره دارد، با افزايش سطوح سلسله مراتب سازماني، تفكيك عمودي سازمان افزايش يافته و پيچيدگي سازماني بيشتر مي‌شود. (رابينز،1388، ص 84)

با توجه به اينكه نگرش سازمانهاي مجازي به افقي شدن و تخت شدن براي پاسخگويي بهتر و بيشتر نسبت به محيط است، مي‌توان بيان كرد كه تفكيك عمودي در اين نوع از سازمان در سطح پائيني است.

3-    تفكيك بر اساس مناطق جغرافيايي: ميزان پراكندگي ادارات، كارخانجات و افراد سازمان بر اساس مناطق جغرافيايي را نشان مي‌دهد هر چه ميزان پراكندگي بيشتر شد پيچيدگي نيز بيشتر است. (رابينز- 1388- ص 86)

با توجه به فلسفه سازمان‌هاي مجازي كه ارتباط بين مشتريان- توليدكنندگان- توزيع‌كنندگان و… در تمام نقاط جهان با استفاده از فناوري اطلاعات است. بنابراين سازمان‌هاي مجازي از نظر تفكيك بر اساس مناطق جغرافيايي در سطح بالايي قرار دارد و از اين نظر پيچيدگي بالايي دارد.

تمركز:

به ميزاني كه تصميم‌گيري در يك نقطه واحد متمركز است اشاره دارد. تراكم قدرت در يك نقطه دلالت بر تمركز داشته و عدم تراكم يا تراكم كم نشانه عدم تمركز است. (رابينز- 1388، ص 98)

تمركز باعث كندي فعاليت‌هاي سازمان مي‌شود و از آنجايي كه يكي از ويژگي‌هاي سازمان‌هاي مجازي سرعت بالاي آنها در پاسخگويي به تغييرات محيطي است بايد اين سازمان‌ها را سازمان‌هاي غيرمتمركز در نظر بگيريم و در واقع نيز همينطور است و تصميم‌گيري در اين سازمان‌ها به صورت مشاركتي بين همه اعضا صورت مي‌گيرد.

ابعاد محتوايي 

فرهنگ:

 فرهنگ سازماني نشان‌دهنده مجموعه‌اي از ارزش‌ها، باورها، هنجارها و تفاهم‌هايي است سازمان در آنها با كاركنان وجوه مشتركي دارد. امكان دارد كه اين ارزش‌ها مربوط به نوعي رفتار و رعايت برخي از اصول اخلاقي، تعهد در برابر كاركنان، كارايي يا ارائه خدمت به مشتري باشند، كه همه آنها به عنوان ابزار و وسايل، مورد استفاده قرار مي‌گيرند و اعضاي سازمان بدان طريق به يكديگر مرتبط مي‌شوند. فرهنگ سازمان چيز نانوشته‌اي است ولي با توجه به شعارها، جشن‌ها، نوع لباس و نماي سازمان قابل مشاهده مي‌باشد. (ال. دَفت- 1388، ص 33)

فناوري با زير سوال بردن جامعه سازماني كار، كه اكثر نظريه‌ها و ساخت‌هاي سازماني معاصر بر اساس آن بنا شده‌اند، مجاورت الكترونيكي را جايگزين مجاورت فيزيكي مي‌كند و به اين طريق تغييرات اساسي در فرهنگ سازماني به وجود مي‌آورد. هنگامي كه دور كاري در يك جامعه كاري وارد شود، در برابر پديده‌هايي كه ماهيت فرهنگي دارند و داراي اهميت فرهنگي هستند، قرار مي‌گير و الگوي فرهنگ سازماني سنتي را مختل مي‌كند. (جباري و ملكان- 1384)

در سازمان‌هاي مجازي بايد به دنبال راه‌هاي جديدي براي ايجاد هماهنگي و همكاري بين افراد بود (ايجاد فرهنگ جديد در سازمان)، چرا كه افراد ممكن است از لحاض مسافت و فاصله جغرافيايي و تمركز زماني از يكديگر دور باشند و يا اينكه براي تيم‌هاي مختلف كار كنند، كه همگي اين موارد نياز به هماهنگي خاص دارد. شركت‌هاي مجازي با همكاري راهبردي بين گروهي كه خاصيت هم‌افزايي دارد نه تنها با هم همزيستي مسالمت‌آميز دارند، بلكه با تشويق رقابت باعث رشد و پرورش يكديگر نيز مي شوند. (همان منبع)

يكي از جاذبه‌هاي فعاليت‌هاي مجازي اميد به كسب منافع آني ناشي از بهره‌وري است كه از طريق انتقال كار به داخل خانه و دور كردن كارمندان از سازمان صورت مي‌گيرد. ليكن اگر مديران نسبت به مشكلات فرهنگي بالقوه ناشي از مجازي سازي آگاه نباشند احتمال كاهش بهره‌وري در دراز مدت افزايش مي‌يابد. راهكارهايي وجود دارد كه مديران شركت‌هاي مجازي مي توانند با اجراي آنها از بروز چنين مشكلاتي از همان بدو امر جلوگيري كنند. (همان منبع)

يكي از مهمترين اين راهكارها ايجاد فرهنگ مجازي عمل كردن در بين مديران ارشد سازمان است: مديران ارشد سازمان بايستي حتي در جزئي‌ترين امور كارها را به طور مجازي اداره كنند. نشستن مديران در اداره مركزي بدون اينكه داراي يك فرهنگ مجازي باشند، مطمئناً هشداري براي شكست خواهد بود و اين امر، خود عاملي مي‌شود كه كاركنان نيز مسئله مجازي كردن فعاليت‌ها را جدي نگيرند. (فقهي فرهمند- 1382 ، ص 229)

محيط:

شامل عواملي مي‌شود كه در خارج از مرز سازمان وجود دارند. برخي از اين عوامل عبارتند از: صنعت، دولت، مشتريان، عرضه‌كنندگان كالا و مؤسسات مالي. سازمان‌هاي ديگر نيز ازجمله مهمترين عوامل محيطي هستند كه بر يك سازمان اثر مي‌گذارند. (ال دفت- 1388، ص 33)

همگرايي فناوري اطلاعات و مخابرات، شيوه‌ي انجام كار در شركت‌ها، بويژه سازماندهي فرآيند كار و از جمله رابطه بين شركت‌ها را تغيير مي‌دهد. در نتيجه فرآيند كار در همه صنايع به صورتي فزاينده در حالت‌ها و محيط‌هاي ديجيتالي مجازي انجام خواهد گرفت، سازمان‌هاي امروزي با مسائلي چون تغييرات سريع و غير قابل پيش‌بيني، سفارشات خاص و سليقه‌اي مشتريان، كيفيت كامل، انتظار دريافت سطح خيلي بالايي از خدمت و… روبرو هستند.

از اين رو همانطور كه قبلاً هم گفتيم سازمان‌ها براي حفظ بقاي خود در محيط متلاطم و پيچيده امروزي، شكل متفاوتي به خود مي‌گيرند كه يكي از جديدترين اشكال آن، فرم سازمان‌هاي مجازي مي‌باشد. سازمان‌هاي مجازي به چيزي فراتر از انطباق با تغييرات مي‌انديشند و متمايل به استفاده از فرصت‌هاي بالقوه در يك محيط متلاطم و كسب يك موفقيت ثابت به خاطر نوآوري و شايستگي‌هاي خود مي‌باشند. يكي از ويژگي‌هاي محيطي براي شركت‌هاي مجازي عدم قطعيت است. بازارهاي كار مجازي كه در ابتداي راه توسعه هستند، شباهتي به بازارهاي مجتمع و متمركز ندارند. بلكه شبكه پيچيده‌اي از روابط بين كاركناني هستند كه از طريق كانال‌هاي شبكه‌هاي تماس شخصي و سازماني به بازاريابي خدمات خود مي‌پردازند. بنابراين ديدگاه شركت‌هايي كه متأثر از نياز فزاينده به سازگاري هر چه سريعتر يا شرايط هردم ناپايدارتر بازار هستند، بايد به نيروي كار انعطاف‌پذيرتري دسترسي داشته باشند. به گونه‌اي كه بتوانند نيروي كار را به نرمي به جايي و زمانيكه بيشترين بهره‌وري را به همراه دارد، منتقل كرد. نكته ديگري كه در ارتباط با محيط بايد مورد بررسي قرار گيرد مسئله تأمين منابع مي‌باشد. وقتي كه يك سازمان مجازي با چندين تأمين‌كننده شكل مي‌گيرد، نمي توانند به دست‌اندركاران خود به عنوان تأمين‌كننده نگاه كند. در عوض سازمان بايد آنها را به عنوان شركاي خود در يك سازمان مجازي تلقي نمايد كه به سمت واحدي در حركت هستند. براي ايجاد يك سازمان بايد چند نكته را در نظر گرفت. منبع‌يابي بيروني بايد با نگاه دراز مدت در نظر گرفته شود كه به اشتراك گذاشتن منابع و استعداد مديريتي در اين مسير راهگشا‌ست. يك شركت مجازي بايد در عرصه رقابت با ديگر شركت‌ها، از جذابيت كافي براي همكاران بالقوه خود برخوردار باشد. يكي از راهبردهاي روشن شركت بايد اين باشد كه به عنوان بهترين خدمت‌گير شناخته شود، پرداخت‌هاي خود را به موقع انجام دهد (حتي به نشانه اعتماد پيش پرداخت كند) و به همكاران قديمي، خدمات سخاوتمندانه‌اي ارائه دهد. اينها را مي‌توان تلاش براي افزايش وفاداري آزادكاران با ارزش شركت بدون ضربه‌زدن به انعطاف‌پذيري شركت دانست. (جباري و ملكان- 1384)

تكنولوژي سازمان:

 تكنولوژي سازمان عبارتست از ماهيت زيرسيستم توليد و شامل عمليات و روش‌هاي فرآيند توليد (تبديل اقلام مصرفي به اقلام توليدي) مي‌شود. نمونه‌هايي از تكنولوژي سازماني عبارتند از يك كلاس درس در دانشگاه یا يك پالايشگاه نفت (اگر چه اينها با هم تفاوت‌هاي زيادي دارند). (ال دَفت- 1380، ص33)

توسعه اينترنت از يك طرف و پيشرفت تكنولوژي در جهت مديريت سازمان‌ها از طرف ديگر اثر فراواني بر نوع فعاليت‌هاي سازمانها براي كسب درآمد در بازارهاي جهاني با استفاده از ساختارهاي مجازي داشته‌اند. عمده اين تكنولوژي‌ها كه امروزه توسط شركت‌هاي مجازي مورد استفاده قرار مي‌گيرند را مي‌توان به 3 دسته مديريت دانش، مديريت كار و ERPها تقسيم كرد، كه با استفاده از زيرساختار اينترنت كمك عمده‌اي به شكل‌گيري و حركت‌سازمان‌هاي مجازي كرده‌اند. (جباري- ملكان- 1384)

1- مديريت دانش (Knowledge Management)

تكنولوژي مديريت دانش مجموعه‌اي از ابزارهايي هستند كه براي ذخيره‌سازي و بازيابي دانش مورد استفاده قرار مي گيرند.

برخي از اين ابزارها عبارتند از:

·        Document management: براي ذخيره‌سازي و بازيابي اسناد

·        Data Warehouse &Data Mining: براي قابليت تجزيه و تحليل و ذخيره‌سازي داده‌هايي كه از نرم‌افزارهاي حسابداري بدست مي‌آيند.

·        Full text Indexing & search Agents : كه مانند سيستم موتورهاي جسجوگر در اينترنت عمل مي‌كنند.

·        Thesaurus: با قابليت جستجوي هوشمندانه كه از طريق ذخيره رابطه و شباهت اصطلاحات عمل مي‌كنند.

·        Linguistic tools: براي پشتيباني درخواست‌ها به زبان محاوره‌اي.

·        Semantic Networks: براي ذخيره‌ مفاهيم موجود در اسناد كه قابليت جستجو را در اسناد بالا مي‌برند.

·        Intelligent Document Retrieval: با قابليت يادگيري اين ابزارها به طور كلي براي بررسي بازار و فرصت‌هاي موجود در آن به منظور اتخاذ بهترين تصميم، انتخاب بهترين محصول يا خدمت براي توليد يا ارائه، سازماندهي توليد، بالابردن فعاليت‌هاي فروش و… به كار مي‌روند (همان – 1384)

2- مديريت كار (Work Management)

تكنولوژي‌هاي مديريت كار مجموعه‌اي از ابزارها هستند كه به كارهاي توليدی كمك مي‌كنند. برخي از اين ابزارها عبارتند از:

ü     Meeting Scheduling: كه به يك گروه كمك مي‌كند تا مجموعه‌اي از فعاليت را سازماندهي و برنامه‌ريزي كرده و امكان تخصيص منابع را به طور مشترك ايجاد مي‌كند.

ü     Forums: كه فضاي مشتركي را براي يك گروه براي مباحثات ساخت يافته ايجاد مي‌كند.

ü     Collaboration Tools: كه امكاني را براي يك گروه ايجاد مي‌كند تا به طور همزمان بر روي اسناد مختلف مانند قراردادها، پيشنهادهاي مالي، برنامه‌ريزي، بودجه‌بندي، مشخصات فني و… كار كنند.

ü     Grou pware: كه ابزارهاي فوق را در يك محيط و براي استفاده كنندگان جمع‌آوري مي‌كند.

ü     Work Flow: كه فرآيندهاي كاري را در تمام دوره پشتيباني مي‌كند. همانگونه كه مشخص است اين ابزارها برخلاف ابزارهاي km كه كمك مي‌كنند چه چيزي توليد كنيم و چگونه، به فرآيند انجام كار در توليد كالا و ارائه خدمات كمك مي‌كنند.

3-(Enterprise Resource Planning)ERP :

 ERP يك معماري نرم‌افزاري است كه امكان جريان اطلاعات را در بخش‌هاي مختلفي يك سازمان ايجاد مي‌كند. به طور مشابه در سازمان‌هاي مجازي ERP امكان به اشتراك گذاشتن اطلاعات را از واحدهاي مختلف در مكان‌هاي جغرافيايي مشترك ايجاد مي‌كند. اين نرم‌افزار به تصميم‌گيرندگان در اين سازمان‌ها اجازه مي‌دهد كه يك ديد جامع و مطمئن از كليه اطلاعات لازم براي تصميم‌گيري در آن لحظه را داشته باشند. اين يكسان‌سازي منابع و يكپارچگي اطلاعات اصلي‌ترين خاصيت نرم‌افزار ERP مي‌باشند. در هسته اين نرم‌افزار يك پايگاه داده وجود دارد كه داده‌ها را با ماژول‌هاي اين نرم‌افزار تبادل كرده و بنابراين محيطي واحد براي استاندارد سازي فرآيند و تعريف داده‌ها ايجاد مي‌كند. در ERP داده‌ها يك بار وارد مي‌شوند و تمامي افراد در سازمان مجازي از اين منبع اطلاعاتي استفاده مي‌كنند. (همان منبع)

استراتژی های سازمان:

استراتژی عبارت است از یک برنامه عملی که موجب آن شیوه تخصیص منابع و فعالیت های شرکت در رابطه با محیط و در راه نیل به هدف هایش تعیین میگردد.(ال . دفت ،1388، ص 32)

استراتژی های گوناگون برای حرکت به سمت سازمان های مجازی وجود دارند. اغلب حرکت به سمت مجازی شدن به عنوان راهی برای کاستن پیچیدگی و در نتیجه انعطاف پذیری بیشتر در پاسخگویی مورد استفاده قرار می گیرد.شرایط قانونی و یا سیستم پیشرفته تشویق که در این سازمان ها مانعی در برابر عمودی شدن سازمانها می باشند از جمله استراتژی های دیگر مجازی بودن می تواند در استفاده از دانش فرهنگ محلی کمک کند. اما کاهش عدم اطمینان در سازمان مهمترین استراتژی یک سازمان مجازی به شمار می آید سازمان مجازی در یک بازار پایدار در زمانی که تغییرات ناشی از تکنولوژی و محیط وجود ندارد مناسب نمی باشد. همانطور که در شکل زیر مشاهده می شود، یک سازمان مجازی ، درست بر خلاف یک سازمان با ساختار سلسله مراتبی ، زمانی که نیاز به تخصص های گوناگون از یک طرف و مهارت بالا در هر یک از این تخصصها از طرف دیگر داریم مورد استفاده قرار می گیرد. سازمان مجازی این مهارت ها را از خارج از سازمان و یا به عبارتی از همان شرکت هایی که این سازمان مجازی را ایجاد کرده اند کسب می کند..( جباری – ملکان، 1384 )

منابع

 -ال. دفت ، ریچارد – تئوری و طراحی سازمان- ترجمه دکتر علی پارساییان و دکتر سید محمد

اعرابی – دفتر پژوهش های فرهنگی- تهران – سال 1388

-رابینز ، استیفن –تئوری سازمان ساختار و طراحی سازمان- ترجمه دکتر سید مهدی الوانی و دکتر حسن دانایی فرد- نشر صفار- سال 1388

-رضاییان، دکتر علی – مبانی سازمان و مدیریت – انتشارات سمت –ئسال 1387

-فقهی فرهمند،دکتر ناصر – مدیریت پایای سازمان- انتشارات فروزش – سال 1382

-همایون پور، آزیتا – سازمان های مجازیhttp://www.artieles.ir/article2393.aspx   -تابنده، احمد- کاربرد سازمان های مجازی در کسب و کار – ماهنامه تدبیر – شماره 172 – سال 1385

-جباری،فرهاد – ملکان، سارا – بررسی سازمان های مجازی از دیدگاه ساختار سازمانی – سومین کنفرانس بین المللی مدیریت – سال 1384 http://www.civilica.com

تهیه کننده: جعفر صیدمحمدی

Hits: 0