با توجه به اینکه دریافت و فرستادن ایمیل یکی از کارهای روزمره شده و استفاده از این تکنولوژی بنوعی نمایش دهنده شخصیت ماست، توجه به نکات زیر لازم است تا در مکاتبات کاری خود دقت بیشتری نموده و احتمال موفقیت در کارهای خود را افزایش دهید:
ایمیل باید کوتاه، مختصر و واضح باشد. از حاشیه پردازی و داستانسرایی پرهیز شود و جملات با گذاشتن نقطه از هم جدا شده و هر پاراگراف حداکثر 10 سطر باشد.
عنوان نامه (Subject)، بخصوص با زیاد شدن هرزنامه ها که به همگان ارسال می شود، بسیار مهم است به گوته ای که می تواند باعث خواندن و یا نخوانده پاک کردن آن توسط گیرنده شود. عنوان نامه باید بقدری گویا باشد که گیرنده هرگاه آنرا دید، به محتوای نامه پی ببرد. توجه داشته باشید که ایمیل بدون عنوان (None) بدترین نوع ایمیل است که اکثرا توسط سیستم بصورت اتوماتیک و یا گیرنده حذف می شوند.
چنانچه به خط و زبان لاتین ایمیل می نویسید، از نوشتن تمام کلمات بصورت حروف بزرگ (Capital) خودداری کنید. این کار در نگارش مانند فریاد زدن در گفتار است که نوعی بی ادبی تلقی می شود. ایمیل باید محترمانه و با حروف عادی نوشته شود.
هر چند که در ایمیلهای دوستانه شکلکها (Smiley) حالتی خودمانی و مهربان ایجاد می کنند ولی از بکار بردن شکلک در ایمیلهای اداری جدا بپرهیزید زیرا باعث برداشتی اشتباه از شخصیت شما در نزد گیرنده می شود.
هنگامی که برای گروهی از دوستان یک ایمیل ارسال می کنید، دیدن آدرس دیگران در متن آن چندان جالب و مودبانه نیست. برای پیشگیری از این حالت، به راهنمای بخش Bcc در نرم افزار مدیریت ایمیل خود مراجعه کنید.
در نامه های اداری و شغلی، نوشتن آدرس و شماره تلفن (Contact information) شما بسیار الزامی است تا در صورت نیاز، گیرنده بتواند براحتی با شما تماس بگیرد. بطور کلی نمایش و ارائه اطلاعات بیشتر برای دسترسی به شما باعث افزایش اعتبار شماست ولی دقت کنید که این توضیحات هرگز نباید طولانی تر از متن نامه باشد.
نگارش و دستور صحیح زبان را رعایت کنید که در غیر اینصورت گیرنده این کار شما را نوعی بی توجهی و بی احترامی نسبت به خود ارزیابی می کند.
به تمامی ایمیلهایی که دریافت می کنید حداکثر تا 24 ساعت باید پاسخ بدهید. در صورتی که برای مدتی در تعطیلات هستید و یا دسترسی به اینترنت ندارید، قسمت پاسخ خودکار را در سیستم ایمیل خود فعال کنید تا فرستندگان از دریافت ایمیل خود توسط شما اطمینان حاصل کنند.
چنانچه در نرم افزارهای مدیریت ایمیل به نامه ای که می فرسید علامت حق تقدم اضافه کنید، گیرنده شکلکی در کنار ایمیل خود دریافت می کند که او را از اولویت این نامه خبردار می کند. این کار باعث ایجاد بی نظمی و جو عدم اعتماد نسبت به شما می شود. تو جه کنید که تمامی ایمیلهایی که دریافت می شوند به یک اندازه اهمیت دارند.
با توجه به اینکه ویروسها از طریق پیوست (Attachement) کامپیوتر ها را آلوده می کنند، فرستادن پیوست بدون هماهنگی با گیرنده ممکن است از سوی گیرنده گستاخی تلقی شود. پس بهتر است نخست از او پرسید که آیا مایل بدریافت پیوست هست یا خیر؟ و سپس برایش نامه با پیوستی که حداکثر یک مگابایت است فرستاده شود. بسیاری از وب سایتها امکان دریافت نامه های پر حجم تر را ندارند.
Hits: 0
