روش هفت مرحله ای زیر جهت شناسایی فرآيند، پیشنهاد می گردد:
۱- تهیه شناسنامه فرآيند؛ نمونه ای ساده از شناسنامه فرآيند در زیر نشان داده شده است. موارد دیگری از جمله حوزه فرآيندی، گروه فرآيندی، نام و کد زیرفرآيند و منابع نیز می تواند در شناسنامه فرآيند درج گردد.
۲- مشخص کردن فعالیتهای عمده مورد استفاده (حداقل ۵ الی ۶ فرآيند عمده از عرضه کننده ورودی ها تا تولید کننده خروجی ها)
۳- مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر و ارتباط دهنده بین فعالیتهای عمده
۴- ترسیم فلوچارت فرآيند با استفاده از جدول بالا
۵- بازبینی و مرور مجدد فرآيند و تعیین اصلاحات در صورت لزوم
۶- اصلاح فرآيند از طریق جداول نام برده در فوق و ترسیم مجدد نمودار فرآيند
۷- تایید نهایی توسط مدیر یا رئیس واحد موبوطه (توجه شود که فعالیتهای جزئی نباید آنقدر ریز باشند که فعالیتهای اصلی در آن گم شوند!)
برای بهتر مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر، پاسخ به سوالات زیر می تواند مفید واقع شود:
الف) هدف اجرای فرآيند
• در واقع چه کاری انجام می گیرد؟
• چرا این فعالیت لازم است؟
• چه کار دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
ب) محل اجرای فرآيند
• کجا انجام می گیرد؟
• چرا در آنجا انجام می گیرد؟
• در چه جای دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
ج) ترتیب اجرای فرآيند
• چه زمانی انجام می گیرد؟
• چرا در زمان خاصی انجام می گیرد؟
*این سوال برای تعیین زمان انجام مرحله مورد نظر می باشد؛ در بسیاری از موارد دیده شده که با تغییر زمان و هنگام انجام یک مرحله از کار به سرعت کار و بهتر شدن آن کمک شده است.
• درچه زمان دیگری ممکن است انجام گیرد؟
• چرا به این ترتیب انجام می گیرد؟
د) کارکنان دخیل دراجرای فرآيند
• چه کسی آن را انجام می دهد؟
• چرا توسط او انجام می گیرد؟
• چه کسی دیگری ممکن است و یا باید آن را انجام دهد؟
ه) روشهای اجرای فرآيند
• چگونه انجام می شود؟
• چرا به این روش انجام می گیرد؟
• آیا ممکن است یا باید به روش دیگری انجام گیرد؟
فرآيندگرایی
در تعریف فرآيندگرایی چنین گفته می شود که روشی است که با محور قراردادن فرآيندهای کسب و کار و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد. به منظور اینکه یک سازمان در راه فرآيندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد زير به کار گیرد:
الف – تشخیص فرآيندها:
ابتدا باید فرآيندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرآيندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها به اشتباه، فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرآيند به حساب می آورند.
ب – شناساندن اهمیت فرآيندها به همه دست اندرکاران:
گام دوم شناساندن فرآيندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرآيندها، نام آنها، ورودیها و خروجیها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد.
ج – انتخاب معیار ارزیابی:
برای اطمینان از کارکرد درست فرآيندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند برحسب ضرورت بر پایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرآيند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرآيندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم درخواهد آورد.
د – به کارگیری مدیریت فرآيندگرا:
سازمان فرآيند محور بایستی همواره در بهسازی فرآيندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فرآيندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصتها در بهسازی فرآيندها، و پیگیری در کاربرد فرصتها است. فرآيند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.
Hits: 0
