سطوح مختلفی را می‌توان در مدیریت فرآيندهای کسب و کار برشمرد که از استراتژی‌های سطح عالی تا فرآيندهای پیاده‌سازی‌شده کسب و کار متغیرند.
در بالاترین سطح، استراتژی سازمان مشخص می‌شود که تعریف مفاهیم درازمدت را برای ایجاد یک مزیت رقابتی پایدار در بازار انجام می‌دهد. نمونه یک استراتژی کسب و کار، كنترل هزینه محصولات یک حوزه خاص در بازار است.
در سطح دوم، استراتژی کسب‌وکار به‌صورت اهداف عملیاتی شکسته می‌شود.
این اهداف را می‌توان سازمان‌دهی کرد؛ به اين صورت که هر کدام از اهداف به مجموعه‌ای از خرده‌هدف‌ها تقسیم می‌شود.
کاهش هزینه مواد تامین‌شده نمونه‌ای از یک هدف است که در تحقق استراتژی ذکر شده نقش دارد.
در سطح سوم فرآيندهای سازمانی کسب و کار را می‌توان یافت.
فرآيندهای سازمانی کسب و کار فرآيندهای کلانی هستند که معمولا در قالب مستندات متني نشان داده می‌شوند و درونداد، برونداد، نتایج مورد انتظار آنها و وابستگی‌های آنها به سایر فرآيندهای سازمانی در نمایش آنها ذکر می‌شوند.
این فرآيندهای کسب‌وکار به‌عنوان فرآيندهای تامین‌کننده یا مصرف‌کننده عمل می‌کنند. یک فرآيند سازمانی کسب و کار برای مدیریت مواد اولیه که از جانب مجموعه‌ای از دست اندرکاران تامین می‌شود نمونه‌ای از یک فرآيند سازمانی کسب و کار است.
فنون رسمی و نیمه‌رسمی در این سطوح کلان مورد استفاده قرار می‌گیرند. استراتژی یک سازمان، اهداف آن و فرآيندهای سازمانی آن را می‌توان در قالب متنی روان بیان كرد و آن را با نمودارهایی که با مفاهیمی غیررسمی یا نیمه‌رسمی همراه می‌شوند تکمیل کرد.
در حالی که فرآيندهای سازمانی کسب و کار کاربردهای عمده و کلان کسب و کار را توصیف می‌کنند، به‌ازای هر يك از آنها چندین فرآيند عملیاتی وجود دارد که در مجموع به آن تحقق می‌بخشند. در فرآيندهای عملیاتی کسب و کار، فعالیت‌ها و روابط بین آنها مشخص می‌شود؛ اما جنبه‌های پیاده‌سازی نادیده گرفته می‌شوند. ویژگی‌های دقیق فرآيندهای عملیاتی کسب و کار به وسیله مدل‌های فرآيندهای کسب و کار تعیین مي‌شوند.
فرآيندهای عملیاتی کسب‌وکار مبنای توسعه فرآيندهای پیاده‌سازی‌شده هستند. فرآيندهای پیاده‌سازی‌شده کسب و کار شامل اطلاعات مربوط به اجرای فعالیت‌های مربوط به هر فرآيند و محیط فنی و سازمانی اجرای آنها هستند.
چندین روش برای پیاده‌سازی فرآيندهای کسب و کار وجود دارد؛ از رویه‌ها و سیاست‌های مکتوب سازمان گرفته تا استفاده از سکوهای فعال‌سازی.
در هرحال، فرآيند پیاده‌شده کسب و کار؛ یعنی تعریفی که فعال‌سازی یک فرآيند بر یک سکوی مفروض را ممکن می‌سازد؛ چه سازمانی باشد و چه فنی.
طبقه بندی فرآيندهای کسب و کار از نظر دامنه
هر فرآيند کسب و کار تنها به‌وسیله یک سازمان به اجرا درمی‌آید.
اگر تعاملی بین فرآيندهای کسب و کار انجام‌شده به‌وسیله دیگر سازمان‌ها وجود نداشته باشد، فرآيند مورد نظر درون‌سازمانی خوانده‌می‌شود.
اما اغلب فرآيندهای کسب و کار با فرآيندهای سایر سازمان‌ها تعامل دارند و فرآيندهای بین‌سازمانی را تشکیل می‌دهند:
مانند فرآيند سفارش‌دهی کالا از یک سازمان به سازمان دیگر.
تاکید اولیه فرآيندهای سازمانی کسب و کار بر ساده‌سازی فرآيندهای داخلی ازطریق حذف فعالیت‌های فاقد ارزش است.
کارکنان سازمان در مدل‌های سازمانی نمایش داده می‌شوند. این مدل‌ها برای تخصیص فعالیت‌ها به افراد ماهر و شایسته و انجام آن فعالیت مورد استفاده قرار‌می‌گیرند. می‌توان برای پشتیبانی از فرآيندهای درون‌سازمانی کسب و کار از سیستم‌های سنتی مدیریت گردش کاری استفاده كرد.
هنگام پرداختن به فرآيندهای متعامل کسب و کار باید چندین مساله را مدنظر داشت. این مسائل علاوه بر جنبه‌های ارتباطاتی مرتبط با ساختارهای فرآيندها شامل مسائل قانونی نیز هستند.
تراکنش‌ها بین فرآيندهای کسب و کار باید به‌وسیله قراردادهای لازم الاجرای قانونی بین سازمان‌های درگیر محافظت شود.
همچنین، لایه فنی (مرکز تعالي کسب و کار؛ نقش مرکز هدایتگر در یک فرایند تعالی گرا دارد) در این گونه موارد نیازمند تعمق بیشتر است؛ زیرا در تراکنش بین چند سازمان، تفاوت زیرساخت‌های نرم‌افزاری ممکن است در همکاری نرم‌افزارها خلل ایجاد نماید.
طبقه بندي فرآيندهاي كسب و كار از نظر میزان خودکار بودن
فرآيندهای کسب و کار از نظر سطح خودکاری متفاوتند.
برخی از فرآيندهای کسب و کار کاملا خودکارند؛ به آن معنا که هیچ گونه دخالت انسانی در فعال‌سازی آنها صورت نمی‌گیرد؛ مانند سفارش‌دهی یک بلیت هواپیما با استفاده از اینترنت. با اینکه این فرآيند از جانب شرکت هواپیمایی کاملا خودکار است؛ مشتری با فعالیت‌های دستی از قبیل وارد کردن نشانی مشتری در فرم اینترنتی در انجام آن دخالت دارد.
یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی زمینه دیگری است که می‌توان فرآيندهای خودکار را در آن یافت. هدف این است که خدمات ارائه‌شده به‌وسیله بخش‌های ناهمگن نرم‌افزاری یکپارچه شود. فنون مختلفی برای یکپارچه‌سازی نرم‌افزارهای سازمانی وجود دارد.
فناوری BPMS یکی از مهم‌ترین این فنون است؛
به‌ویژه پس از پیدایش «معماری نرم‌افزاری خدمت‌محور؛ Service-oriented software architectures» که امکان ترکیب خدمات با فرآيندها را فراهم کرده است.
بسیاری از فرآيندهای کسب و کار نیازمند فعالیت‌های دستی هستند؛ اما در عین حال فعالیت‌های خودکار نیز دارند.
پردازش یک ادعای بیمه‌ای نمونه‌ای از چنین فرآيندی است. فعالیت‌های دستی داده‌های مربوط به مشتری را وارد سیستم می‌کنند و در مورد واریز مبلغ خسارت تصمیم می‌گیرند؛ در حالی که فعالیت‌های خودکار ذخیره داده‌های مربوط به خسارت در نرم‌افزارهای سازمان را انجام می‌دهند.
تعامل با کاربر انسانی در این گونه فرآيندها ضروری است.
روش‌های اولیه که برای کاربر تعیین می‌کردند که «سپس چه کاری انجام شود» اغلب شکست می‌خوردند. واسط‌های کاربری اي که کارکنان دانشی را به عنوان منابع مهم بهبود و کنترل فرآيند می‌دانند، پذیرش بیشتری در میان کاربران پیدا کرده‌اند.
طبقه‌بندی فرآيندهای کسب و کار از نظر میزان تکرار
فرآيندهای کسب و کار را می‌توان طبق میزان تکرارشان طبقه‌بندی کرد.
برخی از فرآيندهایی که به تعداد بسیار در سازمان تکرار می‌شوند اغلب آنهایی هستند که بدون دخالت انسان اجرا می‌شوند؛ مانند سفارش‌دهی اینترنتی بلیت هواپیما. اما فرآيندهایی که عامل انسانی در اجرای آنها دخالت می‌کند نیز می‌توانند به‌کرّات اجرا شوند؛ مانند پردازش ادعاهای خسارت در شرکت‌های بیمه. اگر میزان تکرار زیاد باشد، سرمایه‌گذاری بر مدلسازی و پشتیبانی فعال‌سازی خودکار این فرآيندها به‌صرفه خواهد بود؛ زیرا بسیاری از مصادیق فرآيندها خواهند توانست از نتایج این سرمایه‌گذاری بهره‌مند شوند.
از سوی دیگر، برخی فرآيندها تنها به دفعات معدود اتفاق می‌افتند؛ مانند تلاش‌های کلان مهندسی همچون طراحی یک کشتی. برای اینگونه فرآيندها جای تردید است که مدلسازی به‌صرفه باشد؛ زیرا هزینه مدلسازی به‌ازای یک مصداق از فرآيند بسیار زیاد خواهد بود.
از آن رو که در اینگونه فرآيندها “بهبود همکاری بین نقش‌آفرینان” باید کانون توجه باشد، به آنها فرآيندهای کسب و کار مشترک گویند.
در فرآيندهای کسب و کار مشترک، هدف مدلسازی و فعال‌سازی فرآيند فقط کارآیی نیست؛ بلکه اهدافی همچون ردیابی دقیق آنچه انجام گرفته و تبیین روابط علّی و معلولی بین “وظایف پروژه” نیز در مدلسازی دنبال می‌شود.
این جنبه در مدیریت تجربه‌های علمی نیز وجود دارد؛ جایی که سطربندی داده‌ها – Lineage – هدف مهمی برای پشتیبانی فرآيندها است.
از آنجا که هر تجربه از مجموعه‌ای از فعالیت‌ها تشکیل شده است؛ بخش عمده‌ای از تجربیات از طریق تحلیل داده‌ها به‌وسیله نرم‌افزار انجام می‌گیرد.
“داده‌ها در طی گام‌هایی انتقال می‌یابند.”
از آنجا که تجربه‌ها باید تکرارپذیر باشند؛ لازم است که روابط بین مجموعه داده‌ها به‌درستی مستندسازی شود.
فرآيندهایی که کمتر تکرار می‌شوند معمولا تمام‌خودکار نیستند و شخصیت جمعی دارند؛ به‌طوری‌که نیاز به تلاش برای ایجاد راه‌حل‌های خودکار از بین می‌رود و هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
طبقه بندي فرآيندهاي كسب و كار از نظر میزان
اگر مدل‌های فرآيندهای کسب و کار بتوانند فعالیت‌ها و محدودیت‌های اجرایی آنها را به‌طورکامل مشخص کنند؛ آن فرآيند را ساختاریافته گویند.
در فرآيندهای ساختاریافته گزینه‌های مختلف تصمیم‌گیری که در زمان اجراي فرآيندها باید انجام گیرند در زمان طراحی مشخص شده‌اند.
به‌عنوان مثال، یک فرآيند درخواست اعتبار باید تصمیم بگیرد که آیا یک چک اعتباری ساده (مثلا ۵ میلیون) یا با مبلغ بالاتر (مثلا ۵۰ میلیون) موردنیاز است. در ادامه، هر نمونه از این فرآيند میزان درخواست‌شده را برای تصمیم‌گیری در مورد شاخه انتخابی خود استفاده می‌کند.
اگر نقش‌آفرینان فرآيندی که تجربه و شایستگی تصمیم‌گیری در مورد رویه‌های کاری خود را دارند در حال اجرای فعالیت‌های فرآيندهای کسب و کار باشند، ساختاردهی به فرآيندها بیش از آنکه منفعت داشته باشد ضرر خواهد رساند. نادیده گرفتن فعالیت‌های خاصی که کارکنان دانشی به آنها نیاز ندارند یا اجرای هم‌زمان مراحلی که در مدل فرآيند به‌صورت پی در پی مرتب شده‌اند در فرآيندهای ساختارمند امکان ندارد.
برای پشتیبانی بهتر کارکنان دانشی، مدل‌های فرآيند کسب و کار می‌تواند فرآيندها را به شکلی منعطف‌تر تعریف کنند؛ به طوری که بتوان فعالیت‌ها را با هر ترتیب و حتی چندین بار اجرا نمود تا کارکنان دانشی مربوط مطمئن شوند که اهداف این فعالیت‌ها تحقق یافته است.
«اجرای موردی » روشی است برای پشتیبانی از کارکنان دانشی که فرآيندهای کسب‌وکار را با سطح پایینی از ساختارمندی و به تبع آن سطح بالایی از انعطاف به انجام برسانند. به‌جای تعیین محدودیت‌های جریان کنترل بین فعالیت‌ها، از وابستگی‌های خرد داده‌ها برای کنترل فعال‌سازی فرآيندهای کسب و کار استفاده می‌شود.
Hits: 0
