مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)

فرآيند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط به هم بوده که محصول خاصی را به وجود می آورد و برای ایجاد این محصول به درون داده های خاصی (ورودی) نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند.

فرآيند، یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر است که ورودی را به نتایج و خروجی ها تبدیل می کند.

فرآيندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند، تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتریان باید فرآيندهای موجود کارایی و اثر بخشی لازم را داشته باشند. یک فرآيند زمانی کارایی لازم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد. فرآيند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد.
در یک تعریف معادل می توان گفت فرآيند، یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر است که ورودی را به نتایج و خروجی ها تبدیل می کند.

انواع فرآيندها:
سه نوع فرآيند کسب و کار وجود دارد :

• فرآيند های مدیریتی:
این فرآيند ها فعالیتهای نظام مند مثل مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند.

• فرآيند های عملیاتی (اصلی):
این فرآيند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند. مثل خرید، تولید، بازاریابی و فروش.

• فرآيند های پشتیبانی:
این فرآيندها فرآيند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند. مثل حسابداری، استخدام و فناوری اطلاعات.

تئوری BPMS

مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه فرآیندهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارآیی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرآیندها، کارآیی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرآیند کسب و کار آن سازمان بهینه می‌سازند.

شناسایی فرآیندهای کسب و کار نسبتاً ساده است. اما مشخص نمودن بخش‌های مختلف کسب و کار و یافتن صاحبان فرآیندها، دشوار می‌باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار علاوه بر مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان، یکپارچه‌سازی بی درنگ فرآیندها را با تامین کنندگان، شرکای تجاری و مشتریان بر عهده دارد.

اصولاً با توجه به روند تغییرات محیط های کسب و کار، تمرکز اکوسیستم های کسب و کار را می توان به صورت زیر تقسیم نمود:

• تولید بیشتر (تعداد)، دهه 1960 میلادی
• تولید ارزان (هزینه)، دهه 1970 میلادی
• تولید بهتر (کیفیت) ، دهه 1980 میلادی
• تولید سریعتر (زمان)، دهه 1990 میلادی
• تنوع تولید بیشتر (سرویس)، قرن 21 میلادی

بزرگترین چالش کسب و کار عبارت است از تغییر بازار و مشتریان، ظهور رقبای جدید و تغییر قوانین کسب و کار سازمان ها. در نتیجه به مرور زمان نیاز به یک روش و سیستمی برای تعریف، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی فعالیت های کسب و کار احساس شد.

در گذشته مرسوم بود که برای هر یک از این فرآیندها، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می‌شد که به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند.

به مرور زمان مشکلات اساسی این نوع نگرش پدیدار می‌شد که یکی از بزرگ‌ترین آن‌ها این بود که چون هر یک از سیستم‌ها برای یک فرآیند خاص تهیه می‌شد، اتصال سیستم‌ها به یکدیگر مشکل یا حتی غیرممکن بود و از طرفی چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه کل آن بود، این سیستم‌ها اهداف کلی سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمی‌کردند.

بدین ‌صورت ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی به وجود آمد. در این دیدگاه برای سازمان یک سیستم متشکل از تعدادی زیرسیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شد که مشکلات مذکور را مرتفع می‌ساخت. با این حال یک مشکل اساسی که هنوز هم خودنمایی می کرد، حجم زیاد کار برای طراحی و پیاده سازی این سیستم‌ها بود.

به این‌صورت مدیریت فرآیند کسب و کار مطرح شد؛ مجموعه فرآیندهایی که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان‌ها را ارائه می‌کرد و با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم کار توسعه راه‌حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند.

در زمینه تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار و مفهوم آن، بین شرکت‌های مختلف و صاحب‌نظران این رشته اختلافاتی وجود دارد، ولی آنچه عموماً در بین این نظرات مشترک است این است که: مدیریت فرآیند کسب و کار روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است که ممکن است در هر یک از آن‌‌ها افراد یا نرم‌افزارها در سازمان درگیر باشند.

فناوری BPM

ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار می توانند به منظور پیاده سازی فرآیندهای کاری از طریق ایجاد هماهنگی از فعالیت های بین افراد و سیستم ها به کار گرفته شود.

در بسته های BPM پنج عنصر حیاتی وجود دارد که عبارت اند از:

1. موتور فرآیند: چهارچوبی برای مدلسازی و اجرای نرم افزاری فرآیند محور و ابزارهای مانیتورینگ و نظارت بر روی فرآیندهای موجود
2. سیستم گزارش ساز: توانمند سازی مدیران در جهت شناسایی مسائل، روند و فرصت های کسب و کار از طریق گزارش ها، داشبوردها و عکس العمل‌های مربوطه.
3. موتور اجرای قوانین (Rule Engine): امکان مدیریت قوانین بر روی فرآیندها بر اساس قوانین و بخشنامه‌های سازمان.
4. ابزارهای تعاملی: حذف مرز های ارتباطی بین بخش های سازمانی و درون آنها، از طریق اتاق های گفتگو، محیط های کاری پویا و محل های تبادل پیام ها.
5. ابزارهای یکپارچه سازی: چهارچوبی سرویس گرا به منظور اتصال و ارتباط و یکپارچه سازی کلیه سیستم های موجود در سازمان

و بطورکلی مدیریت فرآيند عبارت است از شناخت فرآيندهای کسب و کاری که هدفشان، برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. سیستم مدیریت فرآيندمحور بر جریان کار در طول سازمان تمرکز می کند.

این جریان کار با خواسته های مشتریان شروع می شود و با تامین رضایت مشتری که کالاها یا خدمات با کیفیتی را با قیمت مناسب و به موقع دریافت کرده است، به پایان می رسد. در واقع فرآيند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظیفه ای داخلی سازمان انجام می شود. مدیریت فرآيند محور، روابط تامین کنندگان و مشتریان را با فرآيندهای کسب و کار نشان می دهد.

در واقع، نظام مدیریت فرآيند عبارت است از: ترکیبی از فعالیتها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی (کامل) محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآيند است و اطمینان می دهد که همه محصولات ساخته شده و خدمات ارائه شده یکسان و مشابه اند.

مدیریت فرآيند با در نظر گرفتن گام های مورد نیاز برای انجام کار و ایجاد ارتباط زنجیره ای بین این گام ها، سعی در یکنواخت کردن، ایجاد ثبات رویه، افزایش ارزش افزوده و مستندسازی می کند. از طریق نظام مدیریت فرآيند می توان کارایی، سودآوری و کیفیت فرآيند تولید را افزایش داد.

نتایج حاصل از اجرای مدیریت فرآيند
۱- اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و کارکنان
۲- کاهش زمان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی
۳- تاثیرگذاری بر کالاها و خدمات
۴- کاهش نرخ اشتباهات
۵- کاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت
۶- برنامه ریزی به موقع
۷- بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگوبودن
۸- جذب و نگهداری کارکنان شایسته
۹- مستند سازی انجام کارها
۱۰- افزایش کیفیت کالاها و خدمات

عوامل حیاتی موفقیت برای گذار از مدیریت وظیفه ای به مدیریت فرآيندمحور عبارتند از:

۱- تغییر فضای ذهنی:
یکی از مشکلات فراگیر در سازمانها، بخشی نگری است. به این معنا که مدیران و کارکنان هر بخش به جای توجه به منافع کل سازمان، تنها منافع واحد خود را درنظر می گیرند. مثلاً بخش تولید برای پایین آوردن هزینه تولید هرواحد اقدام به تولید حداکثر می کند، بدون درنظر گرفتن این مسئله که این اقدام ممکن است موجب انباشت موجودی کالا شود و سازمان در فروش آن مشکل پیدا کند .سازمان باید این طرز فکر را ترویج کند که تمامی مدیران و کارکنان اثر کار و تصمیم خود را بر کل سازمان درنظر بگیرند.

۲- طراحی نقشه فرآيند:
فهم فرآيند ازطریق طراحی نقشه فرآيند (مدل سازی فرآيند) تسهیل می شود. طراحی دقیق نقشه فرآيند، فرآيندها را به فعالیتهای قابل اندازه گیری تبدیل می کند و براساس آنها مسئولیتها تعیین و عملکرد طبق آنها سنجیده می شود.

۳- اندازه گیری فرآيند:
اندازه گیری فرآيند، زبانی مشترک ایجاد می کند که سازمان را قادر می سازد اهداف استراتژیک را به کارهایی موثر در سطح عملیاتی ترجمه کند.

برای اتخاذ BPM چه مهارت هایی مورد نیاز است؟

مهارت های مورد نیاز برای اتخاذ BPM به محدوده کار انجام شده بستگی دارد. برای برخی پروژه های پایین به بالا، امکان پیشرفت خوب با دانش محدودی از مدلسازی فرآیند کسب و کار و اجزای مورد نیاز برای خودکارسازی، وجود دارد. برای مدت طولانی تر تطبیق گسترده شرکت، طیف گسترده ای از مهارت ها در زمینه های زیر نیاز دارد:

• تعریف فرآیند انتها به انتها
• دانش فرآیندی آن صنعت خاص
• طراحی و پیاده سازی فرآیند با استفاده از مجموعه کسب و کار نسل سوم
• فناوری BPM
• روش BPM
• حاکمیت BPM
• مهارت های ارتباط کسب و کار و IT
• مهارت های همکاری

برنامه ریزی برای کسب و ارتقای چنین مهارت هایی بخشی از یک فرآیند تطبیق بزرگ تر است و معمولاً در طول فرآیند حاکمیت BPM توسعه می یابد.

استفاده از فناوری مدیریت فرآیند کسب و کار

هر چند که درک روشنی از تئوری اصلی چگونگی کمک BPM به مدیریت پیچیدگی ­ها، یکسویی با استراتژی شرکت، توانمندسازی کارکنان برای عمل به روش های هوشمند و بهبود کارایی و انعطاف پذیری عملیات یک شرکت برای رسیدن به موفقیت حیاتی است، اما همه ی راه ها به BPM باید در نهایت فناوری را به کار گیرند. یکی از چالش های دلهره آور برای مدیران اجرایی، کارشناسان فناوری و سایر کارکنان در هر برنامه اجرایی BPM، درک آن چیزی است که تکنولوژی به آن ها ارائه می کند.

هنگام مواجهه با یک تکنولوژی جدید در فضای BPM، درک این که چیست، چگونه کار می کند و چگونه در جنبه ها و سطوح بسیاری به توصیف و خودکارسازی فرآیندها مرتبط می شود، می تواند بسیار دشوار باشد. برای استفاده موثر از فناوری باید اهداف فناوری را درک کنیم. قلمرو آن چیست؟ در چه صورت برای برنامه های بزرگ تر تطبیق BPM مناسب است؟ چه کسی به عنوان کاربر در نظر گرفته شده است؟ چگونه کمک خواهد کرد؟ متاسفانه، در دنیای BPM بسیاری از فناوری ها در سطوح مختلف عمل می کنند و عملکردهای بسیاری را ترکیب می کنند که می تواند تعیین این که یک تکنولوژی چه کاری و برای چه کسی انجام می دهد را بسیار دشوار سازد.

این بخش یک روش جدید برای دسته بندی فناوری BPM بر مبنای هدف، دامنه و سطح جزییات مدلسازی فرآیند کسب و کار به کار گرفته شده، ارائه می کند. این چارچوب امکان درک سریع این که هر فناوری مرتبط با BPM چه کاری انجام می دهد، که باعث حذف یک مانع عمده پیشرفت می شود، را فراهم می کند.

هدف از فناوری BPM چیست؟

هدف فناوری BPM، خودکارسازی، مدیریت و بهبود بهره ­وری برای وظایف درگیر در توصیف و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار است. از طریق فناوری BPM شرکت ها می توانند فرآیندهای کسب و کار خود را با استفاده از ابزارهای ساخته شده به روشنی مدیریت کنند.

چالش اصلی در درک فناوری BPM از این واقعیت ناشی می شود که می تواند در طیف وسیعی در بسیاری از مراحل مختلف تطبیق BPM استفاده شود، در حالی که چشم انداز می تواند محدوده ای از کل سازمان یا یک وظیفه واحد باشد.

هدف اول فناوری BPM کمک به توصیف ساختار فرآیندهای کسب و کار است. تقریباً تمام فناوری های BPM با درخواست از شخص استفاده کننده برای ایجاد یک مدل فرآیند کسب و کار شروع می شوند. گاهی اوقات این مدل خود نتیجه­ ی نهایی است. فناوری BPM اجازه می دهد که مدل مشروح شود، خلاصه شود یا گسترش یابد، به اشتراک گذاشته شود و غیره. فناوری BPM همکاری هایی که بر ایجاد، بحث، بهبود تکامل یک مدل فرآیند کسب و کار تمرکز کرده اند را توانمند می سازد. اشاره به این نکته حائز اهمیت است که فرآیندهای توصیف شده ممکن است به زودی تجزیه و تحلیل، شبیه سازی یا حتی پیاده سازی شوند و شاید در حال حاضر توسط مجموعه BPM یا برخی از فناوری های پشتیبانی نظارت می شوند، بنابراین شانس زیادی برای طراحی بهینه وجود خواهد داشت.

دومین هدف فناوری BPM تدوین یک مدل فرآیند کسب و کار برای استفاده در خودکارسازی و پشتیبانی اجرایی فرآیندهای کسب و کار توصیف شده می باشد. مجموعه BPM گروهی از فناوری ها را برای پیاده سازی و ایجاد برنامه های مبتنی بر فرآیند کسب و کار بر مبنای توصیف اولیه مدل ­های فرآیند کسب و کار، یکپارچه کرده است. گاهی اوقات برنامه نرم افزاری ایجاد شده با کاربران تعامل دارد و گاهی اوقات در حال اجرای فرآیندهای طولانی پشتیبان بدون دخالت کاربران است. هر مرحله از مدل می تواند با یک صفحه نمایش رابط کاربر یا وب سرویس همراه شود. جریان کنترلی برنامه توسط جریان مدل فرآیند کسب و کار تعریف شده است. برای تغییر برنامه فرآیند کسب و کار، تنها باید جنبه هایی از مدل را تغییر دهید.

سومین هدف فناوری BPM ارائه برخی عملکردهای پشتیبانی برای 2 هدف اول است. در هنگام توصیف یا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار طیف گسترده ای از اجزا شامل موارد زیر می تواند مورد استفاده قرار بگیرد:

• مخازن فرآیند. مجموعه ای از قطعات استاندارد فرآیندها که مورد استفاده مجدد قرار می گیرد.
• قوانین کسب و کار. مجموعه ای از قوانین که برخی از تصمیم گیری های مفید یا پردازش منطقی را ارائه می کند.
• مخازن وب سرویس. مجموعه ای از توصیفات وب سرویس ­ها یا سرویس های سازمان، که خدمات مورد نیاز برای پشتیبانی از فرآیند کسب و کار طراحی شده می باشند و ممکن است توسط برنامه های کاربردی که به طور خودکار از مدل های فرآیند کسب و کار ایجاد شده اند، مورد استفاده قرار گیرند.
• ویجت رابط کاربر. مولفه هایی که بخشی از صفحات رابط کاربر هستند، برای ایجاد رابط کاربری از مدل های فرآیند کسب و کار ، مورد استفاده قرار می­گیرند.
• نظارت بر فعالیت های فرآیند کسب و کار. زیرساختی را برای پیگیری عملکرد فرآیندها در زمان واقعی ارائه می دهند
• شبیه سازی. امکانی را برای ایجاد فرضیات در مورد جریان کار و بررسی رفتار فرآیندها در چنین شرایطی فراهم می سازد

فناوری BPM منجر به ایجاد برنامه های کاربردی مبتنی بر فرآیند کسب و کار به صورت ساده تر از روش های قبلی می شود. این سادگی در بخشی که متخصصان تکنولوژی و افراد کسب و کار درگیر ایجاد نرم افزارهای کاربردی هستند، می تواند به بهره وری بیشتر منجر شود. هم چنین ابزارهای ساده تر به این معنی است که افراد در برخی شرایط می توانند راه حل هایی برای خود ایجاد کنند. هم چنین تغییر فرآیندهایی که پیاده سازی شده اند نیز آسان تر می شود. هدف نهایی فناوری BPM این است که به فرآیندها اجازه دهد توصیف شوند، خودکار شوند، نظارت شوند و به عنوان بخشی از یک چرخه نوآوری مستمر بهبود یابند.

SOA و برنامه های سازمانی

فناوری BPM بدون مشارکت نسل قبلی IT نمی تواند به درستی کار کند. عملکردهای مشترکی که هم درفرآیندهای بدون ساختار و اطلاعات استفاده می شوند و هم در قابلیت هایی که در نگه داری سیستم ها استفاده می شوند، هر دو توسط فناوری BPM به کار گرفته شده اند.

SOA برای درک چگونگی تعامل سازمان با فناوری BPM ضروری است. SOA فرض می کند که نرم افزارها باید به روش های مختلف ساخته شوند. در اغلب نرم افزارها رابط کاربری وسیله ای برای تعامل افراد با یک برنامه کامپیوتری که برخی از عمل ها را انجام می دهد، و ممکن است داده ها در یک پایگاه داده ذخیره کند و یا از طریق شبکه با برنامه های دیگر ارتباط برقرار کند، فراهم می کند. SOA برنامه ها را به عنوان استفاده کنندگان از سایر سرویس های موجود در نظر می گیرد. سرویس ها واحدهایی از عملکرد(کار) هستند که می توانند برای انجام برخی اعمال مفید بر روی شبکه در دسترس باشند. نقشه های گوگل خدماتی را فراهم می کنند که به شما اجازه می دهد به قابلیت های موقعیت یابی بر روی نقشه دسترسی داشته باشید. فروشندگان نرم افزارهای سازمانی مانند SAP، برنامه های سازمانی خود را به گونه ای عرضه کرده اند که علاوه بر واسط کاربری می توانید از طریق سرویس ­ها نیز به قابلیت­ های سیستم ها دسترسی داشته باشید.

استفاده از SOA در برنامه های سازمانی دنیای جدیدی از امکانات برای گسترش خودکارسازی را برای شرکت ها عرضه می کند. سرویس ­ها از قابلیت های رابط کاربری فراتر می روند و کانال های ارتباطی دو طرفه ­ای را بین برنامه­ های سازمانی و جهان خارج فراهم می کنند. سرویس ­ها بر پایه­ ی برنامه های سازمانی درپوش این برنامه ها را بلند می کنند و در واقع، دروازه های منطقی ارائه می کنند که اطلاعات بتوانند میان برنامه های دیگر که از این سرویس­ های ارائه شده استفاده می کنند جریان یابد. علاوه بر این، سرویس ها به عملکردهای مختلف از برنامه های سازمانی اجازه می دهند که توسط سایرین (سایر نرم افزارهای درون و برون سازمانی) به کار گرفته شوند.

SOA بر بسیاری از محدودیت هایی که باعث عقب افتادن شرکت هایی که به دنبال گسترش خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار هستند، غلبه می کند. سرویس­ ها، دسترسی به داده ها از هر دستگاهی، در هر قالبی، از هر مکانی، به هر شکلی و در هر زمانی را فراهم می کنند. دسترسی که این سرویس ها فراهم می کنند دامنه اطلاعات موجود و بالقوه و همچنین توسعه با بینشی عمیق ­تر را گسترش می دهد. هم چنین سرویس ­ها با فراهم کردن استفاده مجدد از اجزای نرم افزاری استاندارد، آسان تر کردن یکپارچگی و فراهم کردن یک مسیر مشخص برای قابلیت های پیشرفته بهبود و ارتقای سیستم ها، کارایی را افزایش می بخشد. اما بیشتر از همه، سرویس ­ها انعطاف پذیری را فراهم می کنند، یعنی امکان ایجاد برنامه های جدید که می تواند 20 درصد از فعالیت های مختلف را خودکارسازی کنند یا مزایای دیگری مانند افزایش کارایی فرآیندهای عملیاتی یا بهبود یکپارچه سازی با شرکا را فراهم می کند.

SOA و BPM

این امکان وجود دارد که خدمات را از راه های مختلفی به کار گیریم. شما می توانید برنامه هایی به زبان هایی مانندABAP(Advanced Business Application Programming) ، جاوا، C# یا روبی بنویسید. و یا می توانید سرویس ­ها را در چارچوب های برنامه نویسی مختلف که برای استفاده توسط کارشناسان در نظر گرفته شده، فراخوانی کنید و یا می توانید برای طراحی فرآیندها از فناوری BPM استفاده کنید و سپس برای استفاده از قابلیت ها و اطلاعات از سرویس­ ها استفاده کنید. برای بیشتر شرکت هایی که مشغول تطبیق رویکرد BPM هستند، فرآیندهای تعریف شده از سرویس­های ارائه شده توسط برنامه های سازمانی برای دسترسی به داده ها و عملیات های مورد نیاز استفاده خواهند کرد. اگر چه سرویس ­های مهمی مانند موقعیت یابی، تجارت الکترونیک، تدارکات و سایر عملکردها برای گروه متنوعی از ذی­نفعان در اینترنت در دسترس خواهد بود.

فناوری BPM در ساخت بخش زیادی از SOA نقش مهمی ایفا می کند. از طریق فناوری BPM، سرعت بخشیدن به ایجاد راه حل های جدید که می تواند از نوآوری در فرآیندهای مختلف پشتیبانی کند، فرآیندهای برنامه های کاربردی موجود را گسترش دهد، یا یکپارچه سازی شبکه کسب و کار را گسترش دهد، ممکن می شود.

استفاده از راه کار سنتی 3 مشکل عمده دارد:

• ظرفیت کارکنان فنی که چگونگی نوشتن برنامه ها در جاوا، C# و ABAP را می دانند، به تنگنایی در توسعه تبدیل می شود.
• روند انتقال ملزومات مورد نیاز برای راه حل ها از کارکنان کسب و کار به کارکنان فناوری دشوار و مستعد خطاست.
• فرآیند توسعه راه حل ها در این روش آهسته تر است.

اغلب فناوری های BPM برای استفاده توسط متخصصان و هم چنین کارکنان کسب و کار طراحی شده اند. فناوری BPM برای ایجاد راه حل ها از طریق مدلسازی، یعنی استفاده از یکی از مدل هایی که قابل اجرا هستند یا آن هایی که به طریقی می توانند به راه حل های کاری ترجمه شوند، مورد استفاده قرار می گیرد. به طور کلی، مدلسازی نسبت به برنامه نویسی در زبانی مثل ABAP، جاوا و C# ساده تر و سریع تر است. بنابراین، بدون توجه به این که چه کسی از فناوری BPM استفاده می­کند، ایجاد راه حل شتاب می­گیرد. زیرا اکنون کارکنان کسب و کار می توانند به کارکنان فناوری اضافه شوند و نقش فعال تری ایفا کنند، تعداد کسانی که میتوانند تولید راه حل کنند گسترش یافته و تنگنای توسعه کاهش می­یابد. این زبان مشترک مدلسازی همترازی را افزایش می­دهد. با گذشت زمان، ایجاد راه حل­ ها مستقیما توسط کارکنان کسب و کار می­تواند نیاز به ترجمه نیازها و خواسته ها از ذهن کارکنان کسب و کار به اسنادی که برای ایجاد راه حل ها توسط IT مورد استفاده قرار می­گیرند را، کاهش دهد. بخش عمده ای از محبوبیت روش هایی مانند Mash up از کارایی این قبیل روش های موسوم به خودت آن را انجام بده، ناشی می شود.

به عبارت دیگر، BPM و SOA شدیداً مرتبط هستند. استفاده از SOA بدون BPM به منظور سرعت بخشیدن به توسعه ممکن است. استفاده از BPM بدون SOA به معنی مدلسازی و خودکارسازی فرآیندها بدون اتصال به سیستم های تراکنشی موجود و ارائه قابلیت های عملیاتی در سطح اینترنت می باشد. در شکل زیر نشان داده می شود که چطور یک مدل فرایند سطح بالا به مدل های سطح پایین که با سرویس ها و مولفه های ارائه شده از برنامه های کاربردی ارتباط برقرار می کند، نگاشت می شود.

BPM و فناوری تعاملی

فناوری BPM، هم چنین مزایای فناوری تعاملی را از هر دو راه مستقیم و غیر مستقیم در نظر می گیرد. ارسال هشدارها از طریق ایمیل درباره رویدادها یا اقدامات متنوع در برنامه­ هایی که از طریق فناوری BPM ایجاد شده اند، اصلاً غیر معمول نیست. این نوع هشدارها افراد را به برنامه های کاربردی باز می گردانند و بنابراین کاری می تواند ادامه یابد.

اما در یک مفهوم گسترده، بسیاری از مراحل در یک مدل فرآیند کسب و کار نمی تواند خودکار باشد. این فرآیند تا زمانی که با این مراحل مواجه شود ادامه می یابد و سپس افراد درگیر در فرآیند باید کاری را که این مراحل نیاز است (مانند تائید مرخصی یکی از کارکنان و یا تعیین قیمت یک کالا) را انجام دهند. غالباً، آن ها این کار را بر اساس اطلاعاتی که برنامه خودکارسازی فرآیند فراهم می کند، انجام می دهند، و سپس نتایج حاصل از آن کار برای راه اندازی مجدد جریان خودکارسازی به کار گرفته می شود. در این بین، افراد از تمام فناوری ها و ابزارهایی که در اختیار داشته باشند که شامل فناوری تعاملی نیز هست، استفاده می کنند.

نقش قوانین کسب و کار

در هنگام خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار پیچیده، طراحان فرآیند، با تصمیم های دشواری که باید اتخاذ شوند رو به رو می شوند. به عنوان مثال شرکتی را در نظر بگیرید که سفارشات خود را به یکی از شرکت های وابسته ارسال می کند. سایر مشکلات مشابه می توانند شامل محاسبه امتیاز اعتبار، ارزیابی درست مکانیزم توزیع، یا انتخاب نرخ مالیات مناسب باشد. فناوری که به عنوان قوانین کسب و کار شناخته می شود برای مدیریت این گونه پیچیدگی ها و افزایش قابلیت شکل پذیری خودکارسازی در این موارد ایجاد شده است. سیستم های قوانین کسب و کار اجازه اضافه شدن قوانین پیچیده به انواع ورودی ها و ارائه نوعی از خروجی یا پشتیبانی برای یک تصمیم را می دهند.

علم تجزیه و تحلیل و فناوری مانیتورینگ

یک مدل فرآیند کسب و کار مراحل اجرای یک وظیفه یا فعالیت را به روشنی تعریف می کند، که نظارت بر جریان کار در گذشته، و در حال و تلاش برای پیش بینی آینده را آسان می کند. تکنیک های هوش تجاری و مدیریت عملکرد در فعالیت های فرآیند کسب و کار نگاهی رو به عقب دارند و یک دیدگاه تاریخی در قالب گزارش ها و داشبوردها ارائه می کنند. نظارت بر فعالیت های کسب و کار و پردازش رویدادهای پیچیده برای تجزیه و تحلیل کاری که در زمان واقعی در فرآیند کسب و کار انجام می شود، استفاده می شوند به طوری که الگوها را آشکار می کنند و مشکلات و فرصت ها را در زمان مناسب شناسایی می کند. تجزیه و تحلیل پیش بینی شده و شبیه سازی برای پیش بینی نتایج آینده یک کسب و کار یا مقایسه سناریوها از مدل فرآیند کسب و کار و داده های جمع آوری شده استفاده می کنند. هر کدام از انواع این فناوری ها ممکن است با اجزایی از BPMS یکپارچه شده باشند.

چه شاخه هایی از فناوری BPM وجود دارد؟

در حال حاضر امکان ایجاد یک طبقه بندی ساده که دسته بندی و درک فناوری BPM را تسهیل کند، وجود دارد. هدف از تعریف و توضیح این طبقه بندی ها کاهش سردرگمی و درک سریع است. اگر موفق شویم، پس از آن، با استفاده از طبقه بندی ها به عنوان یک راهنما، هر کسی قادر خواهد بود سوالاتی را که هدف هر فناوری BPM در حال ارزیابی را روشن می کند مطرح کند و پاسخ دهد. برای اشکال بسیاری از فناوری ها، این یک کار ساده است. در دنیای BPM، هم هدف و هم عملکرد فناوری به روش آزاردهنده ای با هم تداخل دارند.

اغلب فناوری های BPM با اجازه دادن به افرد برای استفاده از آن در توصیف یک مدل فرآیند کسب و کار شروع می شوند. همان طور که از تجزیه و تحلیل قبلی خود می­دانیم، این مدل فرآیند کسب و کار ممکن است چگونگی تعامل دپارتمان های یک شرکت را توصیف کند یا می تواند توضیح دهد یک گروه چگونه سفارش خرید ایجاد می کند. استفاده از فناوری های مختلف برای حوزه های مختلف مدلسازی غیر معمول نیست.

هنگامی که یک مدل کسب و کار ایجاد شد، می تواند برای مونتاژ اتوماتیک یا ایجاد برنامه های کاربردی که می تواند به اجرای فرآیندهای کسب و کار کمک کند، مورد استفاده قرار بگیرد.

تفاوت بین دو روش استفاده از فناوری BPM است که دو دسته اصلی زیر را مشخص می کند:

• فناوری برای توصیف فرآیند کسب و کار برای بیان ساختار فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد.
• فناوری برای خودکارسازی فرآیند کسب و کار به برنامه های مبتنی بر فرآیند کسب و کار اجازه می دهد تا بر پایه توصیف فرآیندها توسعه یابند.

در حالی که جداسازی فناوری BPM به این دو دسته شروع خوبی است، 4 بعد دیگر که می تواند به روشن شدن هدف یک فناوری خاص کمک کند، وجود دارد.

مدل ها: کلیدی برای فهم

با تمرکز روی هدف، سطح جزییات و نوع ارکستراسیون مدل هایی که در فناوری BPM استفاده می شوند، می توانیم آن چه که آن فناوری برای آن استفاده می شود را به سادگی دسته بندی کنیم. این روش حتی وقتی یک راه حل فناوری BPM شامل مجموعه پیچیده ای از فناوری ها برای نیازهای مختلف در نظر گرفته شده اند نیز کار می کند.

در این جا اصطلاحات بنیادی فناوری توصیف شده اند. دو بعد اول پیش تر در بخش “مدلسازی فرآیند کسب و کار چیست؟ ” پوشش داده شده اند.

هدف. منظور از هدفِ مدل نوع دانش تحت نظر گرفته شده و راهی است که مدل به استفاده از آن اشاره می کند. 2 دسته هدف اغلب مدل ها را شرح می دهند:

• مدل های توصیفی که برای شرح دادن هدف و ماهیت فرآیندها به عنوان راهی برای برقراری ارتباط ایده ها بین افراد مورد استفاده قرار می گیرند.
• مدل های اجرایی که برای توصیف فرآیند و جمع آوری خودکار راه حل ها مورد استفاده قرار می گیرند.

مدل های توصیفی لزوماً اجرایی نیستند. تمام مدل های اجرایی، توصیفی هستند، اگرچه برخی از انواع مدل های اجرایی بیشتر بر جزییات تمرکز دارند تا ساده سازی ارتباطات.

سطح تمرکز. سطح تمرکز مدل که قبلاً توضیح داده شد، نشان می دهد چه فعالیت ها و اشیائی در مدل شرح داده شده است. تمرکز مدلسازی در فناوری های مربوط به BPM به طور گسترده ای متفاوت است و به دسته های زیر تقسیم می شود:

• مدل ها با تمرکز سازمانی برای مدلسازی ساختار سطح بالای شرکت توسط معماران سازمانی مورد استفاده قرار می­گیرد. موارد موجود در مدل سازمانی ممکن است شامل مفاهیمی در مقیاس بزرگ مانند پردازش حقوق دستمزد، تامین مالی، استخدام یا ساختار مفصل تری مانند چارت سازمانی برای بخش ها باشد.
• مدل با تمرکز فرآیند بر وظایف یا مراحل فرآیند که برای برخی فعالیت های کسب و کار باید انجام شوند متمرکز شده است.
• مدل با تمرکز کار مدل هایی هستند که بر توصیف ساختار، جریان منطقی و الگوریتم ها متمرکز شده اند و به وظایف خاصی مرتبط هستند.

ارکستراسیون. بعد سوم مربوط به نوع ارکستراسیون توصیف شده توسط مدل است. مدل های فرآیند کسب و کار، به ویژه مدل های اجرایی، تمایل به توصیف ارکستراسیون اجزای مختلف در سطوح مختلف برنامه ریزی فرآیند کسب و کار دارند. این امکان وجود دارد که یک تکنولوژی خاص ارکستراسیون را در بیش از یک سطح انجام دهد. با نگه داشتن این سطوح در ذهن، امکان جلوگیری از سردرگمی درباره کار یک تکنولوژی خاص وجود دارد.

• جریان های نمایش شامل تعامل بین کاربر و اجزای مختلف رابط کاربری و دیگر اجزای برنامه های کاربردی است.
• ارکستراسیون سرویس ­ها در لایه میان افزار برنامه های کاربردی مشغول نوعی هماهنگی هایی است که در زمانی که یک فرآیند فعالیت های یک مجموعه از وب سرویس­ها را هماهنگ می کند اتفاق می افتد، است. بسیاری از راه حل های فناوری BPM در این لایه جای می گیرند.
• جریان کار بشری درگیر ارکستراسیون فرآیندی که شما در داخل یک وب سرویس یا داخل یک برنامه سازمانی مشاهده می کنید، است.
• جریان داده انواع ارکستراسیون های اتفاق افتاده در لایه ی پایگاه داده از طریق مکانیسم هایی مانند محرک پایگاه داده را در بر می گیرد. این امر به طور معمول مورد تمرکز فناوری BPM قرار نگرفته است.

این سه بعد یعنی هدف، سطح تمرکز و ارکستراسیون، یک ماتریس پراکنده که می تواند برای توصیف مورد استفاده قرار گیرد، ایجاد می کند و هر فناوری BPM را به شیوه ای مفید به سرعت مقایسه می کند. ماتریس پراکنده است، زیرا ترکیب های خاصی هستند که معنی را ایجاد نمی کنند(مانند مدل های توصیفی و سطح 4 یا بالاتر از دامنه فناوری)، یا هنوز مورد توجه توسعه دهنده قرار نگرفته اند.

هنگام مواجهه با یک فناوری BPM جدید، اگر شما سوالات زیر درباره مدل و تمرکز را بپرسید، می تواند از سردرگمی شما جلوگیری کند و درک سریع چیزی که فناوری برای آن در نظر گرفته شده را ممکن سازد.

• این فناوری برای توصیف فرآیند استفاده می شود یا برای خودکارسازی فرآیند؟
• سطح تمرکز مدل ها چیست: سازمانی، فرآیند یا وظایف؟
• چه سطحی از ارکستراسیون توسط این فناوری قابل انجام است؟

توجه داشته باشید که سوال در مورد سطح تمرکز می تواند هم برای توصیف فرآیند و هم برای خودکارسازی فرآیند پرسیده شود. سوال در مورد ارکستراسیون فقط به تکنولوژی خودکارسازی فرآیند مربوط می باشد.

با این ابعاد موجود، امکان تشریح انواع مختلف فناوری های BPM موجود با درجه بالاتری از دقت و وضوح وجود دارد. جدول 1 نشان می دهد چگونه فناوری های خاص که توصیف خواهیم کرد، با ابعاد استفاده شده در توصیف مدل های فرآیند کسب و کار متناسب است.

چگونگی دسته بندی فناوری های BPM توسط استفاده از مدل های آن ها

چه عملکرد و اجزایی تشکیل یک مجموعه BPM کامل را می دهد؟

به کل مجموعه و فناوری های پیاده سازی BPM گاهی اوقات با عنوان جعبه ابزار BPM یا BPMS اشاره می شود. در هنگام انتخاب تکنولوژی به عنوان بخشی از تطبیق BPM، گاهی اوقات این اجزا به طور جداگانه و گاهی اوقات همه با هم به عنوان یک محیط یکپارچه در می آیند. در هر صورت، درک تفاوت فهرست اجزا و عملکردها با ارزش است.

فناوری BPM برای اتوماسیون فرآیند به مونتاژ اجزا برای برنامه های کاربردی بر اساس جریان تعریف شده توسط یک مدل کسب و کار کمک می کند. باید کارکردهایی برای ایجاد و مدیریت مدل فرآیند کسب و کار وجود داشته باشد. کنترل مجموعه ای از اجزا با استفاده از مدل گاهی اوقات ارکستراسیون نامیده می شود.

مونتاژ یک برنامه فرآیند کسب و کار بدون اجزایی از انواع مختلف از جمله: رابط کاربر و وب سرویس نمی تواند اتفاق بیفتد. قوانین کسب و کار باید برای پشتیبانی از برنامه ی مونتاژ شده ایجاد شوند. علاوه بر این، اجزایی که یکبار ایجاد شده اند باید در مخازن ساخته شده برای این هدف ذخیره و مدیریت شوند. در این زمان، اجزا باید به روش هایی که توسط BPM کنترل نمی شوند با هم یکپارچه شوند.

هنگامی که یک برنامه ایجاد شده است، فعالیت های در حال انجام ممکن است نیاز به پیگیری و نظارت داشته باشند.

در این جا لیستی از رایج ترین اجزا و مکانیسم های مدیریت که در مونتاژ برنامه های کاربردی درگیر هستند آورده شده است.

خدمات وب. BPM به SOA نیاز دارد. عمل ایجاد مدل های فرآیند کسب و کار اجرایی شروعی برای ایجاد برنامه های کاربردی است که به خودکارسازی و پشتیبانی فرآیندهای کسب و کار کمک می کند. برای این که هر مرحله فرآیند کسب و کار بتواند با جهان تعامل داشته باشد، وب سرویس برای ایجاد ارتباطات دو طرفه با برنامه های سازمانی و دسترسی به منابع دیگر اطلاعات و قابلیت ها در اینترنت، مورد نیاز هستند.

قوانین کسب و کار. مراحل فرآیند می تواند برنامه های کاربردی مجموعه ای از قوانین کسب و کار، شامل تعیین برخی از نتایج، بر پایه ورودی های مشخص و قوانین اثر گذار هستند را، استفاده کند. قوانین می توانند برای تعیین مسیریابی یک سند، ارزش اعتبار یک فرد یا پیشنهادی برای تشویق برای خرید بیشتر یک محصول مورد استفاده قرار بگیرند.

رابط کاربر. هنگامی که مراحل فرآیند نیاز به تعامل با افراد برای جمع آوری اطلاعات یا برای تعریف یک وظیفه که باید به صورت دستی انجام شود، دارند، یک رابط کاربری مورد نیاز است. به این ترتیب، یک رابط کاربری جزئی است که در مجموعه ای شامل قطعات مونتاژ شده برای کار در یک برنامه توسط فناوری اتوماسیون فرآیند BPM قرار می گیرد. اجزای رابط کاربری می تواند بر پایه تعامل ضمنی توسط وب سرویس ها، قوانین کسب و کار و یا داده های مورد نیاز برای مراحل یک فرآیند، به طور خودکار تولید شوند. هم چنین اجزای رابط کاربری می تواند توسط کاربران و توسعه دهندگان با استفاده از انواع ابزارها ایجاد شود.

ابزارهای مدلسازی وارکستراسیون. ابزارهای مدلسازی و ارکستراسیون در سطوح مختلفی از BPMS مورد استفاده قرار می گیرند. مرکز یک BPMS معمولاً محیطی برای مدلسازی مورد استفاده در تعریف مدل های فرآیند کسب و کار یا خدمات تنظیم و ارکستراسیون است. مدلسازی می تواند برای ایجاد خدمات و رابط کاربری مورد استفاده قرار بگیرد. هم چنین مدلسازی می تواند برای تعریف و یکپارچه سازی و نقشه برداری اطلاعات از یک منبع به منبع دیگر مورد استفاده قرار بگیرد.

ابزارهای شبیه سازی. به منظور درک جریان کار از طریق یک فرآیند کسب و کار پیشنهاد شده، ابزارهای شبیه سازی می توانند استفاده شوند. فرضیاتی در مورد مقدار ورودی های هر فرآیند و مدت زمانی که هر مرحله فرآیند به طول می انجامد ساخته می شود. به این طریق می توان تنگناها یا حوزه های کلیدی برای بهینه سازی را یافت. این حوزه های کلیدی می تواند برای پیدا کردن مشکلات در اوایل پیاده سازی یا تایید اعتبار فرضیات، از نزدیک تحت نظارت قرار بگیرد.

مخازن فرآیند و مدل. هنگامی که مدل ها ایجاد شدند باید در مخازنی که به آن ها اجازه می دهد توسط گروه بزرگی از افراد دیده و به اشتراک گذاشته شوند، ذخیره شوند. در هر برنامه بزرگ تطبیق BPM، برخی فرآیندها بارها و بارها استفاده می شوند. اجزای این فرآیندها باید در یک محل مرکزی ذخیره شوند و در مدل های فرآیند کسب و کار دیگر مورد استفاده مجدد قرار بگیرند.

مخازن وب سرویس ها. برای اتصال مراحل فرآیند کسب و کار و واسط کاربری برای درخواست خدمات، توانایی یافتن خدمات، درک آن چه انجام می دهند و شناسایی داده هایی که از طریق آن ها ارسال و بازیابی می شوند، حائز اهمیت است. مخازن وب سرویس حاوی اطلاعاتی در مورد واسط و قابلیت های خدمات و برنامه های کاربردی اساسی که سرویس ها در زمان اجرا به آن ها متصل می شوند، است.

ابزارهای یکپارچه سازی. برای یک فرآیند کسب و کار وجود دو سیستم که به روشی خاص با هم کار کنند غیر معمول نیست. شاید یک سفارش خرید باید از برنامه CRM به ERP انتقال یابد. غالباً، BPMS شامل توانایی انجام چنین یکپارچه سازی نیست و بنابراین ابزارهای یکپارچه سازی دیگر برای ایجاد قابلیت مورد نیاز باید استفاده شوند. پس ابزارهای BPM سرویس­هایی که یکپارچه سازی تعریف شده توسط ابزارهای یکپارچه سازی را انجام می دهند را استفاده می کنند. به این ترتیب، یکپارچه سازی های خاص به اجزای مورد استفاده توسط تکنولوژی BPM تبدیل می شوند.

مدیریت وظیفه متمرکز. یکی از تحولات مهم در مدل فرآیند کسب و کار زمانی رخ می دهد که یک برنامه نرم افزاری از شخص می خواهد وظیفه ای را انجام دهد. این که کاری که باید انجام شود به اندازه کافی توصیف شود و نتایج انجام کار ثبت شود، حیاتی است. یک کاربر ممکن است از برنامه های کاربردی فرآیند کسب و کار مختلفی درخواست انجام کار دریافت کند. اجرای مدیریت وظیفه متمرکز یک صندوق ورودی واحد که تمام درخواست های برنامه فرآیند کسب و کار به آن فرستاده می شود ایجاد می کند، که نظارت و اجرای آن وظایف را آسان می کند.

ابزارهای نظارت بر فعالیت و فرآیند. هنگامی که یک برنامه کاربردی با استفاده از BPMS ایجاد شد، نظارت بر مدل فرآیند کسب و کار در طول اجرا حائز اهمیت است. توسط نظارت بر فعالیت ها در مراحل خاص، نه تنها می توان فعالیت های تکنولوژیکی سیستم مانند خواندن یا نوشتن پایگاه داده یا ترافیک شبکه را نظارت کرد، بلکه می توان پیشرفت فرآیند کسب و کار مثل تعداد سفارشات خرید ایجاد شده یا درخواست های خدمات مشتری گرفته شده را نیز نظارت کرد. سیستم های ایجاد شده بر اساس مدل های فرآیند کسب و کار گام بزرگی در راه رسیدن به وعده نظارت بر فعالیت های کسب و کار، پردازش رویدادهای پیچیده، تجزیه و تحلیل پیش بینی شده و شبیه سازی بر می دارند.

نقش BPM در سازمان ها

همان گونه که سازمان های مدرن در پیچیدگی و دامنه رشد می کنند، مدیران برای حفظ رقابت تلاش می کنند. فرآیندهای ارزش آفرین در شرکت ها پیچیده تر می شود و فعالیت های بیشتر و بیشتری برای گسترش شبکه کسب و کار خارج از شرکت ها اتفاق می افتند. به نظر می رسد تقاضا برای افزایش انطباق و بازده مالی بهتر روبه افزایش است. سرعت تغییر سریعتر از همیشه است.

مدیریت فرآیند کسب و کار به طور فزاینده ای به عنوان یک راه برای مدیریت پیچیدگی های موجود در شرکت های مدرن دیده می شود و هزاران نفر را به طور هماهنگ روی فرآیندهایی که به خوبی تعریف شده اند متمرکز می کند. شرکت های پیشرو نشان داده اند که استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می­تواند به وعده IT برای خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار و استراتژی حمایت مستقیم تحقق بخشد.

چیزی که در بحث از BPM به ندرت شرح داده شده، تصویر انتها به انتها است. دقیقاً باید چگونه از جعبه ها، خطوط و لوزی ها برای توصیف فرآیندها استفاده شود تا در نهایت به هدف اجرای بهتر فرآیندها نائل شویم؟ مراحل رسیدن به این هدف از آغاز تا پایان چیست؟ تمرکز بر روی فرآیندهای کسب و کار چه ارزش هایی را افزایش می دهد؟ سازمان ها در پی این تمرکز چگونه تغییر می کنند؟ BPM چگونه ERP و چشم انداز برنامه شرکت های موجود را ترکیب می کند؟ نسل بعدی راه حل ها که اصطلاحاً نسل سوم خوانده می شوند، برای استفاده از مدلسازی، قوانین کسب و کار و معماری سرویس گرا(SOA) برای تحقق بخشیدن به وعده BPM چگونه اند؟

قصد داریم شما را به درک کاملتری از آن چه که معنی BPM است یعنی چگونگی کارکرد آن در سطوح مختلف و این که چگونه آغاز می شود، برسانیم. قصد داریم نشان دهیم که مدیریت فرآیند کسب و کار به طور ساده یک مدیریت خوب است که بر نقش محوری فرآیند کسب و کار تاکید دارد. مدیریت فرآیند کسب و کار نخست نظم فکری در مورد چگونگی اجرای بهینه ی کسب و کار شما از طریق فرآیندهای تعریف شده است و سپس پیدا کردن راهی برای استفاده از آخرین تحولات در تکنولوژی به منظور گسترش اتوماسیون برای دستیابی به اثربخشی و بهره وری می باشد.

سه سوال که مدیران در تمام سطوح باید از خود بپرسند عبارتند از:

• آیا کسب و کار خود را از نقطه نظر یک مدیریت فرآیند محور اجرا می کنیم؟
• آیا فرآیندها را با ابزارهای ساخته شده برای این منظور تعریف و خودکار می کنیم؟
• آیا برنامه ها، زیرساخت ها، ابزارها و برنامه های مدیریت فرآیند را برای ایجاد نسل سوم پلتفرم کسب و کار برای حمایت از انطباق با BPM مهاجرت می دهیم؟

آشنایی با مدیریت فرآیند کسب و کار

اصطلاحات فرآیند، فرآیند کسب و کار، مدلسازی فرآیند کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار در ظاهر به اندازه ی کافی گویا به نظر می رسند که در اغلب موارد بدون تعریف صریحی از آن ها استفاده می شود. متاسفانه همه­ ی افراد وقتی از این اصطلاحات استفاده می کنند منظور یکسانی ندارند.

تعریف زیر قصد دارد از پیچیدگی های علمی دور بماند و به اصل موضوع بپردازد.

فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند برای اکثر مردم توصیفی از راه انجام کارها یا روشی است که چیزی اتفاق می افتد. فرآیند تحولی است که در آن ورودی به خروجی تبدیل می شود، فرآیند راهی برای رسیدن به یک هدف مشخص است که با ایجاد ارزش برای مشتری نهایی مرتبط است. همان طور که در شکل زیر نشان داده شده است.

ساختار اصلی فرآیند

فرآیندهای کسب و کار در زمینه ی محدودیت ها، مقررات و نقش های تعریف شده و روابط عمل می کنند. نمونه های روزمره از فرآیندهای کسب و کار عبارتند از: ثبت نام برای آزمون، خرید کتاب از یک وب سایت، یا درخواست تغییر آدرس خود. فرآیندهای سطح فعالیت ممکن است شامل آماده سازی اظهارنامه مالیات و یا درخواست وام مسکن باشد. فرآیندهای سطح پردازش مراحل بسیاری دارند، برای مثال خرید یک خانه یا انتخاب و ثبت نام در دانشگاه. فرآیندهای سطح بالاتری نیز در حال انجام است، فعالیت های پیچیده ای مثل بازاریابی یک کسب و کار کوچک و یا ساخت یک مرکز خرید.

گاهی اوقات ارزش های ایجاد شده توسط یک فرآیند به راحتی قابل دیدن است و در برخی مواقع نیز فرآیندها به طور غیر مستقیم با انجام یک کار مربوط به حسابداری، مدیریت و سایر عملکردهای مدیریت ایجاد ارزش می کنند. تعاریف پر آب و تاب بیشتری نیز از فرآیند کسب و کار وجود دارد اما همه آن ها همین قدر ساده هستند.

چالش بعدی مربوط به توضیح این است که چگونه ورودی به خروجی تبدیل می شود. اینجاست که همه چیز شروع به پیچیده تر شدن می شود!

چرخه حیات فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیندهای کسب و کار از تجربه بوجود می آیند. همان طور که یک شرکت کار می کند الگوها پدیدار می شوند. در نهایت، مراحل برای انجام کارهای قابل اعتماد، تکمیل مجموعه اطلاعات مورد نیاز، نقشی که هرکس باید ایفا کند روشن می شود. زمانی که همه این ها درک شد، توصیف و مستندسازی فرآیند در یکی از اشکال مختلف ممکن می شود. سپس با اجرای فرآیند، پیگیری عملکرد و نتایج، درک راه های بهبود فرآیند ممکن می شود. این مراحل در نمودار زیر چرخه حیات اصلی یک فرآیند کسب و کار را نشان می دهد.

چرخه حیات فرآیند کسب و کار

چرخه با گام تجزیه و تحلیل که در آن همه فرآیندهای جدید یا موجود مورد مطالعه قرار گرفته اند شروع می شود به طوری که الزامات مورد نیاز برای فرآیند درک می شود. گام بعدی طراحی است که در آن فرآیند با جزییات تعریف شده است و پس از پیاده سازی برای بیشترین گسترش ممکن پشتیبانی یا خودکارسازی می شود. در این مراحل، فرآیند از حالت شکل درآمده و واقعی می شود، ابتدا به عنوان یک مدل فرآیند کسب و کار و سپس به عنوان نوعی از تکنولوژی که به پیاده سازی کمک می کند. در نهایت فرآیند اجرا و نظارت می شود و اگر جایی برای بهبود وجود داشته باشد چرخه دوباره از ابتدا شروع می شود. برای یک فرآیند این که در طراحی و شبیه سازی به کار گرفته شود و نیز انجام اقداماتی در جهت بهبود درک چگونگی کارکرد فرآیند غیرمعمول نیست. این چرخه نشان دهنده یک رویکرد مبتنی بر عقل سلیم برای مشاهده ی فرآیندها می باشد.

مدل چیست؟

مدل توصیفی از یک شئ، نماینده ای از واقعیت است. اغلب مدل ها فعالیت پیچیده ای را در یک فرم ساده خلاصه می کنند. مدل ها میتوانند بسیار ساده باشند ولی نشان دهنده فرآیندهای پیچیده باشند. مدل ها ارتباطی هستند برای به تصویر کشیدن ماهیت چیزی، برای انتقال یک درک بهتر مدل ها میتوانند هم از لحاظ متریک، معادلات و هم از نظر گام به گام بیان شوند. هر دو نوع مدل به BPM مربوط می باشد.

به عنوان مثال، گزارش های مالی یک شرکت نشان دهنده یک مدل از عملکرد مالی شرکت است. تمام سرمایه و منابع دیگر ورودی و درآمد حاصل از تولید یکی از خروجی های کلیدی است.

مدل هایی که یک فرآیند را توصیف می کنند میتوانند شکل های مختلفی داشته باشند. اغلب موارد در دنیای BPM نمایش تصویری از یک فرآیند چیزی است که به عنوان مدل اشاره دارد. شرح طولانی از هر مرحله در یک مدل بصری ارائه شده در اسناد نوع دیگر غیر معمول نیست.

مدلسازی فرآیند کسب و کار چیست؟

مدلسازی فرآیند کسب و کار هنر توصیف چگونگی انجام کار در سطوح مناسب در شرکت برای دستیابی به ارتباطات مورد نظر است. اهداف معمولی مدلسازی فرآیند کسب و کار شامل نظارت یک فرآیند برای درک بهتر و بهتر کردن آن یا توصیف یک فرآیند با جزییات و ارتباط آن با تکنولوژی به طوری که بتواند خودکار باشد، است.

یک مدل فرآیند کسب و کار به طور کلی عبارتست از شرح فرآیند کسب و کار. مدل های کسب و کار ویژوال توصیفی از مراحلی است که دریک فرآیند اتفاق می افتد و غالباً در فلوچارت مانند نمونه ی نشان داده شده در شکل زیر است، اگرچه انواع دیگری از مدل ها مانند معادلات عددی یا روش گام به گام نیز گاهی اوقات استفاده می شوند.

یک فرآیند کسب و کار

اکثر مدل های فرآیند کسب و کار مدرن، مانند نمونه بالا با استفاده از نماد گذاری مدلسازی فرآیند کسب و کار (BPMN) بیان می شوند، یک زبان بصری با استفاده از مستطیل برای مراحل فرآیند، خطوط نشان دهنده جریان فعالیت، دایره برای نقاط شروع و پایان، لوزی برای نقاط تصمیم و شاخه ها، و اشکال مختلف حاشیه نویسی. گاهی اوقات فعالیت های یک فرآیند توسط سطرها و ستون هایی که خطوط شناور (swimlane)، که گروهی از مراحلی هستند که نقطه مشترکی دارند، از هم جدا می شوند.

سطوح خلاصه فرآیند

یکی از چالش های عمده در درک مدلسازی فرآیند کسب و کار این است که آن را در سطوح با جزئیات و اهداف بسیار متفاوتی استفاده می کنند. هنگامی که به دنبال یک فرآیند کسب و کار هستید، این که ابتدا از خود بپرسید چه سطحی از جزییات بیان می شود حیاتی است. تا زمانی که هیچ استاندارد تعریف شده ای برای سطوح مدلسازی فرآیند کسب و کار وجود ندارد، سطوح معمولاً از سطح بالا (جزییات کم) به سطح خاص (جزییات زیاد) ادامه پیدا می کند.

برای مثال، مدلسازی فرآیند کسب و کار ممکن است برای توصیف سطح بالای ساختار یک شرکت بزرگ مورد استفاده قرار بگیرد. مستطیل ها در این مورد ممکن است نشان دهنده ی کل گروه ها مانند R&D، تولید یا زنجیره ی تامین باشد. این گونه مدل ها اغلب توسط معماران سازمانی، یعنی کسانی که فرآیندها و تکنولوژی سازمان را در سطح وسیع طراحی می کنند، انجام می شود. این گونه مدل ها باید تمرکز سازمانی داشته باشند و به سطح خلاصه فرآیند مربوط باشند. همان طور که در شکل زیر نشان داده شده است. سطح 1 بالاترین سطح سناریوهای کسب و کار را توصیف می کند. این مدل ها شامل مجموعه گسترده ای از فرآیندهایی است که عملکرد اصلی شرکت مانند بازاریابی، مدیریت تقاضا یا طراحی محصول را توصیف می کنند. این سطح از مدلسازی معمولاً توصیفی است.

مدلسازی فرآیند کسب و کار هم چنین ممکن است برای توصیف جزییات یک فرآیند کسب و کار مورد استفاده قرار بگیرد. این مدل ها می تواند در سطح بالا مانند توصیف تمام مراحل پردازش پول نقد و یا در سطح بسیار دقیق، مثل همه مراحل مورد نیاز برای ارزیابی اعتبار یک خریدار بالقوه باشد. می گوییم این مدل ها تمرکز فرآیند دارند و به سطوح 2 و 3 خلاصه فرآیند ارتباط دارند.

سطح 2 سطحی از فرآیند است که مراحل انجام برخی از فعالیت های پیچیده را توصیف می کند. یک فرآیند دامنه نسبتاً بزرگی دارد که فعالیت های بسیاری را شامل می شود. برآورد تقاضا که اطمینان می دهد محصولات موجود خریداری می شوند، مثال خوبی از فرآیند در سطح 2 است، که ممکن است بخشی از سناریوی مدیریت تقاضا باشد. این سطح از فرآیند و تمام سطوحی که زیر آن قرار می گیرند می­توانند توصیفی یا اجرایی باشند.

سطح 3 سطح فعالیتی است که در آن مراحل انجام فعالیت های سطح 2 با جزییات شرح داده شده است. یک فعالیت مجموعه ای از واحدهای مجزا از کار است که توسط چند نفر انجام می شود. مدیریت ارتباط با تامین کنندگان ممکن است یکی از فعالیت ها در فرآیند مدیریت تقاضا باشد.

مدلسازی ممکن است برای توصیف وظایف در سطوح مختلفی از جزییات برای خودکارسازی فرآیندها مورد استفاده قرار گیرد. مدل با تمرکز وظایف می­تواند بسته به پیچیدگی وظایف سطوح بسیاری از جزییات را داشته باشد. مدل های سطح 4 اقدامات خاصی که برای انجام وظیفه باید صورت گیرد را توصیف می کند. وظایف فعالیت های مستقلی هستند که میتوانند به عنوان یک واحد از کار توسط یک فرد انجام شوند. ایجاد یک قرارداد فروش می­تواند یک وظیفه خاص در فعالیت مدیریت ارتباط با تامین کنندگان باشد.

سطوح خلاصه سازی فرآیند کسب و کار

این سطوح تا حدی دلخواه هستند و مناطق خاکستری بسیاری بین آن ها وجود دارد. هر سطح می­تواند شامل سطوح مختلفی از جزییات باشد. اما این سطوح برای توصیف مدلسازی وظایف هنگام ایجاد مدل فرآیند کسب و کار مفید هستند. روشی که مدلسازی فرآیند کسب و کار زیر مجموعه های حساس را از هم جدا می کند برای مدیریت فعالیت های طراحی در مقیاس بزرگ مفید است زیرا می توان به روشنی حجم کار را به گروهی از کارشناسان خبره در یک موضوع اختصاص داد.

مثالی از BPM در عمل

ادغام دو شرکت با پرتفوی محصول متفاوت یک نمونه معمولی از ارزش فناوری BPM است. فرض کنید این دو شرکت زیرساخت های متفاوتی دارند و برنامه ای برای یکی کردن آن در کوتاه مدت ندارند. با این حال، شرکت ها تصمیم دارند از طریق وب سایت ها، مراکز تماس، و سایر کانال ها به صورت مشترک برای سفارش گیری از مصرف کننده عمل کنند. این یک سناریوی عالی برای استفاده از فناوری BPM است.

گام اول، طراحی یک فرآیند از سفارش به نقدینگی: ایده آل است که تمام فعالیت های مورد نیاز از سفارش گیری تا تحقق و جمع آوری پول نقد، که در مدل فرآیند کسب و کار شرح داده شده است را شامل شود. هر مرحله باید اجزایی مانند رابط کاربری برای ارائه فهرست محصولات یا جمع آوری اطلاعات مربوط به سفارش را دربرگیرد. خدمات موجود که با برنامه های کاربردی ارتباط دارند مورد استفاده مجدد قرار می گیرند و خدماتی که موجود نیست باید تعریف و پیاده سازی شوند.

مرکز تماس و کارکنان فروش از یک برنامه کاربردی برای گرفتن سفارش استفاده خواهند کرد که از مدل کسب و کار تولید خواهد شد. یکی از مراحل در این مدل اجرای قوانین کسب و کار است که به نظر می رسد شامل محصولات موجود در هر سفارش است. اجزای قوانین به منظور تشخیص شرکت و کارخانه درست تجزیه و تحلیل می شود که سفارش باید با استفاده از تمام داده های موجود از قبیل اندازه سفارش، جغرافیای خاص مشتری، و غیره به آنجا ارسال شود. بر اساس توصیه ارائه شده توسط قوانین کسب و کار بخش های خاصی از سفارش از طریق پیام به شرکتی که محصولات را تولید می کند ارسال می شود. مجموعه دیگری از قوانین کسب و کار برای شناسایی وب سرویس صحیح برای بدست اوردن اطلاعات وضعیت استفاده می شود.

به این ترتیب، فناوری BPM به فرآیندهای کسب و کار اجازه می دهد به عنوان نیروی محرکه ای برای تعیین چگونگی انجام کسب و کار عمل کنند. پیچیدگی های زیرساخت IT در حوزه های مختلف را پنهان می کند و نگرانی برای کسانی که در حال اجرای کسب و کار هستند ایجاد نمی کند.

برگرفته

Hits: 0