مدلساز فرآیند

فرآيندهای کسب و کار از فعالیت های هماهنگ اجرا شده كه برخی از اهدف کسب و کار را مورد توجه قرار مي دهند تشکیل شده است.

فعالیت؛ عمل یا کاری است که از طریق فرآيندهای کسب و کار انجام می شود.

این فعالیت ها که به صورت هماهنگ اجرا می شوند، می توانند فعالیت های سیستم، فعالیت های کاربر تعامل، یا فعالیت های دستي باشند. فعالیت های دستی توسط سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی نمی شود. نمونه ای از یک فعالیت دستي، ارسال بسته به یک شریک تجاری است.

فعالیت های کاربر تعامل که کاركنان دانشي آنها را انجام می دهند از سیستم های اطلاعاتی استفاده مي کنند. در آنجا هیچ فعالیت فیزیکی وجود ندارد. نمونه ای از یک فعالیت تعامل انسانی وارد کردن اطلاعات در مورد ادعای بیمه در یک محیط مرکز تماس است. از آنجا که انسان از سیستم های اطلاعاتی برای انجام این فعالیت ها، استفاده مي كند، بنابراين برنامه های کاربردی بايد رابط کاربر مناسب داشته باشند تا بتوانند مؤثر باشند. این برنامه نیاز به اتصال به back-end سیستم های اطلاعاتي موجود که اطلاعات وارد شده در آن ذخيره شده اند دارد تا آن را برای استفاده های بعدی در دسترس قرار دهد.

بعضي از فعالیت ها که در طول فعال سازی فرآيند کسب و کار منتقل مي شود، از ماهیت فعالیت های دستي هستند، اما تغییرات حالت در سیستم مدیریت فرآيند کسب و کار با استفاده از فعالیت هاي کاربر تعامل، وارد شده است. به عنوان مثال، تحویل بسته را می توان با یک سیستم اطلاعات به تصوير كشيد. به طور معمول، تحویل واقعی بسته توسط گیرنده با امضای او كه شناخته شده است، انجام مي شود.تحویل واقعی اطلاعات مهم در فرآيندهای لجستیک (تداركاتي) کسب و کار است که باید به درستی توسط سیستم های اطلاعاتی ارائه شود.

انواع مختلفی از رويدادها در طول این فرآيندهاي لجستیک وجود دارد. این رويدادها اغلب به عنوان اطلاعات ردیابی در دسترس کاربران است. در حالی که فعالیت هایی که از ماهیت دستي اند، يك سیستم های اطلاعاتی – سیستم ردیابی – اطلاعات را در مورد وضعیت فعلی فرآيند، دريافت مي كند.

فعالیت های سیستم شامل کاربر انسانی نمي شود، یعنی کاربر دخالتی ندارد. آنها توسط سیستم های اطلاعاتی اجرا مي شوند. نمونه ای از فعالیت های یک سیستم در حال بازیابی اطلاعات بورس و سهام از یک برنامه کارگزار سهام و یا چک کردن تعادل یک حساب بانکی است. فرض بر این است که پارامترهای واقعی مورد نیاز برای صورت حساب در دسترس هستند. اگر یک کاربر انسانی این اطلاعات را فراهم کند، سپس اين فعالیت ها از نوع تعامل با کاربر است. در هر دو نوع از فعالیت ها نیاز به دسترسی به سیستم های نرم افزاری مربوطه، می باشد.

بخش های معینی از فرآيند کسب و کار را می توان توسط تکنولوژی گردش کار به اجرا رساند. با سیستم مدیریت گردش کار می توانید مطمئن شويد که فعالیت های فرآيند کسب و کار در جهت مشخص شده انجام مي شوند و اینکه سیستم های اطلاعاتی مورد استفاده عملکرد کسب و کار را به تحقق رسانده اند. این رابطه بین فرآيندهای کسب و کار و گردش کار توسط انجمن (اتحاد) میان کلاسهای مربوطه، نشان داده مي شود.

ما استدلال می کنيم که “گردش کار، یک زیر کلاس از فرآيند کسب و کار نيست،” بلکه “گردش کار بخشی از فرآيند کسب و کار را تحقق می بخشد.”

با توجه به نوع فعالیت های ذکر شده، از زمانی که فعالیت های سیستمی می توانند در هر نوعی از گردش کار، گردش کار سیستم، یا گردش کار تعامل کاربر دخالت کنند، فعالیت های سیستم با گردش کار همراه اند (متحد اند). همچنین فعالیت های کاربر تعامل و فعالیت های دستی، تنها می توانند در گردش کار کاربر تعامل شرکت کنند.

مدلسازی از عملکرد تا فرایند

زنجیره ی ارزش مجموعه ای از عملیاتی است که در یک صنعت بصورت زنجیرگونه انجام می پذیرد تا به خلق ارزش منجر شود.
به این صورت که در هر حلقه، ارزشی به محصول نهایی افزوده می گردد.

مدل زنجیره ی ارزش کمک می کند تا بتوانیم تحلیل دقیق تری از سازمان ها و شرکت هایی که توان ایجاد ارزش و مزیت رقابتی دارند، داشته باشیم. فعالیت های اصلی یک زنجیره ارزش شامل موارد زیر می شود:

۱- تدارکات داخلی:
شامل دریافت، ذخیره سازی، انبار داری، کنترل، حمل و نقل، و برنامه ریزی می باشد.

۲- عملیات:
شامل ماشین کاری، بسته بندی، مونتاژ، نگهداری و تعمیرات تجهیزات، آزمایش محصولات، و تمام کارهایی که ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می کند.

۳- تدارکات خارجی:
شامل تمام فعالیت هایی که به منظور رساندن محصول آماده به مشتری صورت می گیرد مانند: مدیریت توزیع، حمل و نقل، تکمیل سفارش، و انبار کردن.

۴- بازاریابی و فروش:
فعالیت هایی که خریدار را وادار به خرید محصول می کند. مثل: انتخاب کانال توزیع، تبلیغات، ترفیع، قیمت گذاری، و مدیریت خرده فروشی.

۵- خدمات:
خدماتی که ارزش محصول را برای مشتری افزایش می دهد. مانند: خدمات پشتیبانی، پاسخ گویی تلفن، و غیره… .

“زنجيره ي ارزش، يك ترتیب سطح بالا از عملیاتی كه سازمان انجام می دهد را فراهم مي كند.”

به منظور تهیه یک دیدگاه جزئی تر، این عملیات کسب و کار در سطح بالا به عملیات کوچکتر شکسته و در نهایت، به فعالیت های فرآيندهای کسب و کار عملیاتی تبديل مي شود. برای این کار، تجزیه عملكردی Functional decomposition یک انتخاب تکنیکی است.

به عنوان مثال در شکل، فعالیت های چك كردن ساده، تجزيه و تحليل سفارشات و چک كردن پیشرفته توسط محدوديت هاي اجرايي با يكديگر مرتبط هستند. در این مثال فرآيند کسب و کار با تجزيه و تحليل سفارشات شروع می شود و سپس بر اساس تصمیمی که در حین اجرای فرآيند گرفته می شود، بررسی های ساده و یا بررسی های پیشرفته انجام مي شود. اين فرآيند به يك رويداد شروع و يك رويداد پايان اختصاص داده شده است. يعني فرآيند کسب و کار با اين رخدادها آغاز و پايان مي يابند.

هنگامی که یک فرآيند کسب و کار آغاز می شود، عملکردهای کسب و کاری که شاملش می شوند نیاز دارند تا اجرا شوند. بنابراین، هر فعالیتی در یک فرآيند کسب و کار به یک تکامل نیاز دارد. بنابراین تکمیل شدن یک فرآیند می تواند بر پایه ی عملکرد سیستم اطلاعاتی باشد. مثل: ثبت یک مشتری جدید یا رزرو پرواز. همچنین یک فعالیت می تواند توسط کارگر دانشی و بدون استفاده از سیستم های اطلاعاتی تکمیل شود.

مدل هاي فرآيند

در این بخش، متا مدل فرآيند ساده معرفی شده است. تمرکز این بخش بر ارائه متا مدلي است که می توان برای نشان دادن اجزای اصلی هر متا مدل فرآيند مورد استفاده قرارگیرد. هرگونه تلاش براي مدل سازی فرآيند، با شناسایی مفاهیم اصلی که نیاز به بیان آنهاست، شروع می شود. در متامدل سازی، مفاهیمی که ارائه می شوند، مدل ها هستند.

مدل های زیر به عنوان مفاهیم اصلي در متا مدل فرآيند شناخته شده است:

۱- مدل فرآيند: یک مدل فرآيند، مجموعه ای از فرآیندهای با ساختار مشابه ارائه می دهد. مدل های فرآیند سلسله مراتب دو سطحي دارند، بنابراین هر مدل فرآيند شامل مجموعه ای از مدل های فعالیت می شود. هر مدل فرآيند متشکل از گره ها و لبه های بی واسطه (مستقیم) است.

الف- لبه Edge : لبه هاي مستقیم براي بیان روابط بین گره ها در یک مدل فرآيند استفاده می شود.

ب – گره Node : گره در مدل فرآيند می تواند یک مدل فعالیت، یک مدل رویداد، یا مدل دروازه باشد. در ادامه این مفاهیم بیان شده اند.

مدل هاي فعالیت:
مدل فعالیت واحدهاي کار انجام شده در یک فرآيند کسب و کار را توصیف مي كند. هر مدل فعالیت می تواند بيشتر از یک بار در یک مدل فرآيند ظاهر شود. هیچ مدل فعالیتی نمی تواند در مدل های فرآيند گوناگون ظاهر شود. گره مدل فعالیت به عنوان تقسیم و یا پیوستن به گره ها، نقشي ندارند. به عنوان مثال، هر یک از مدل هاي فعالیت دقیقا یک لبه ی دریافتی و دقیقا یک لبه خروجی دارد.

۲- مدل رویداد: مدل های رویداد، وقایع حالتهای مربوط به یک فرآيند کسب و کار است. نمونه های فرآيند Process instances با رويدادها، آغاز و پایان مي يابند، بنابراین مدل های فرآيند نیز با مدل های رویداد آغاز و پایان مي يابند.

مدل های دروازه Gateway Models:
دروازه ها به منظور ساختارهای جریان كنترل استفاده می شود، مانند توالی، تقسیم و پیوستن گره ها.

دروازه ها در جریان توالی فرآيند بکار می رود تا واگرایی و همگرایی جریان فرآيند را از طریق تصمیم گیری نشان دهد.

انواع دروازه

دروازه انحصاري مبتني بر داده (Data-based exclusive gateway): نشان می دهد که یکی از ۲ مسیر باید انجام شوند.

دروازه انحصاري مبتني بر رويداد (Event-based exclusive gateway): مانند مورد اول است با این تفاوت که معمولا خروجی مسیر انتخاب شده یک رويداد است.

دروازه مشمول (Inclusive gateway): یعنی حداقل یک مسیر از چند مسیر باید انجام شود (همه مسیرها هم می تواند انجام شود.)

دروازه موازي (Parallel gateway): همان مفهومِ (و منطقي) را دارد یعنی هر دو مسیر باید انجام شود.

دروازه پيچيده (Complex gateway): برای جریان های پیچیده به کار می رود.

هر مدل فرآيند، حاوی عناصری در سطح مدل است. به عنوان مثال، مدل فعالیت. نمونه هاي فرآيند از نمونه فعالیت Activity instance تشکیل شده است. سطح مدل و سطح نمونه نه تنها برای فعالیت، بلکه برای رويداد و دروازه نگهداري Hold مي شود. در قوانین مدل فرآيند، مدل از يك رویداد شروع می شود. از “آنجا که وقایع توسط اشخاص منحصر به فرد قابل تعریف هستند، نمونه رویداد نیز به نام رويدادها ناميده مي شوند.”

جریان کنترل در مدل های فرآيند توسط مدل دروازه نشان داده مي شود. همانند فعالیت ها و رویدادها، دروازه ها در مدل فرآيند، توسط مدل دروازه نشان داده شده است. این بازنمایی صریح اجازه می دهد تا توجه ما به موارد دروازه برای نمونه روند افزايش يابد. این نكته كه، هر مدل دروازه می تواند چندین بار در يك نمونه فرآيند داده شده استفاده شود، بسيار مفيد است. برای مثال، آن را بخشی از یک حلقه در نظر بگيريد. رويدادهاي مختلف از دروازه داده شده، می توانند خواص مختلف داشته باشد. به عنوان مثال، همانطور كه در شكل مي بينيد دروازه می تواند در یک نمونه، شاخه 1 را انتخاب کند در حالی که در تکرار بعدی، می تواند شاخه 2 استفاده کند. اگر نمونه های دروازه های گوناگون برای یک مدل دروازه داده شده در زمینه مدل فرآیند داده شده، وجود داشته باشد، این وضعیت می تواند به درستی ارائه شود. در مثال بحث شده، نمونه دروازه اولی شاخه 1 و دومی شاخه 2 را انتخاب کرده است.

گام بعدی در مدل سازي، مربوط به شناسایی و رسمی سازي روابط بین این مفاهیم است.

گونه هاي نشانه گذاری مدلسازی فرآيند کسب و کار:

• گره هاي مدل رویداد توسط دایره نشان داده شده است. مدل رویداد پايانی توسط یک دایره ضخیم نشان داده است.
• مدل فعالیت توسط مستطیل با لبه های گرد نشان داده شده است.
• مدل دروازه توسط لوزي نشان داده شده است.
• لبه ها بوسیله یال ها بین گره ها نشان داده شده است.

در اين مثال، يك سفارش دریافت شده است، که در حال حاضر نیاز به بررسی خواهد داشت. هنگامی که این رويداد رخ می دهد، سفارش نیاز به تجزیه و تحلیل دارد، كه توسط مدل فعاليت تجزیه و تحلیل سفارش و لبه اتصال گره رویداد N1 به تجزیه و تحلیل سفارش نشان داده مي شود. پس از تجزیه و تحلیل سفارش، گره دروازه استفاده می شود تا تصمیم بگیرند که آیا بررسي ساده و یا بررسی های پیشرفته مورد نیاز است؟

هنگامی که فعالیت بررسي انتخاب و کامل شود، مدل دروازه ای N6 فعال می شود و فرآيند با مدل رویداد نهایی N7 كامل مي شود.

مدلسازی داده هاي فرآيند

فرآيندهای کسب و کار بر روی داده ها کار می کنند. به صراحت نشان دادن داده ها، انواع داده ها و وابستگی داده ها بین فعالیت های یک فرآيند کسب و کار، یک سیستم مدیریت فرآيند كسب و كار را برای کنترل انتقالات داده هاي مربوط به توليد و پردازش در طول اجرای فرآيندها قرار می دهد.

مدلسازي داده
مدل سازی داده ها در هسته طراحی پایگاه داده می باشد. روش ارتباط موجودیت ها (نهادها) به منظور طبقه بندی و سازماندهی داده ها در دامنه کاربرد داده شده استفاده مي شود. روش مدل سازی ارتباط موجوديت هاي متعلق به سطح متا مدل و همان طور که در شکل زیر نشان داده شده است، بیان مفاهیم مورد نیاز را براي مدل داده اي فراهم مي كند.

مدل سازی داده ها توسط یک دامنه كاربرد نمونه، براي مثال توسط مدیریت سفارش شرح داده خواهد شد. در تلاش مدل سازی، مهم ترین موجوديت ها ، شناسایی و طبقه بندی می شوند. موجودیت ها چیز های قابل شناسایی و یا مفاهیمي در دنیای واقعی اند که براي اهدف مدل سازی مهم هستند. در سناریوی نمونه، سفارشات، مشتریان، و محصولات از جمله موجوديت هاي جهان واقعی است که نیاز دارند در مدل داده ارائه شوند.

در صورتی که موجودیت ها دارای خواص یکسان و یا مشابه باشند به عنوان نوع موجودیت طبقه بندی مي شوند. بنابراین، سفارشات بر اساس نوع موجوديت ها به نام سفارشات دسته بندی شده است. از آنجا که برای هر سفارش تعداد سفارش، تاریخ، كميت، و مقدار، همه موجودیت هاي سفارش را می توان توسط این نوع نهاد، بیان کرد. خواص موجودیت ها توسط ویژگی های انواع نهاد مربوطه نشان داده مي شود.

نهادهای طبقه بندی شده در یک نوع موجودیت نیاز به ساختار مشابه دارند، اما ساختاري یکسان نیست، به دلیل اينكه ویژگی ها می توانند اختیاری باشند. اگر دامنه نرم افزار اجازه دهد، به عنوان مثال، برای يك سفارش به منظور داشتن یا نداشتن یک تخفیف ویژه، ویژگی مقدار اختیاری است. به این معنی است که دو سفارش در نوع نهاد طبقه بندی شده است.

انواع موجوديت در متا مدل ارتباط نهادها باید در یک نماد توسط یک نشانه خاص نشان داده شود. در حالی که انواع دیگری از نمادهای ارتباط نهاد وجود دارد، انواع نهاد اغلب توسط مستطیل ها، با نام نوع موجوديت نشان داده مي شود. شکل زیر نهاد سفارشات انواع موجوديت را در مركز نمودار نشان می دهد.

انواع نهاد های دیگر، در حوزه نرم افزار نمونه مشتریان و محصولات اند. ویژگی ها به عنوان بيضي هاي متصل به انواع نهاد، بیان مي شوند.

موجودیت ها با یکدیگر بر اساس روابط همراه اند. در نمودار ارتباط موجودیت ها، نوع رابطه معمولا توسط نماد لوزي نشان داده شده، متصل مي شود كه توسط لبه ها به نوع نهاد مربوطه متصل است.

مدلسازي سازمان

وظیفه مهم یک سیستم مدیریت فرآيند کسب و کار هماهنگی کار در میان کارکنان یک سازمان يا شركت است. برای تحقق آن، این سیستم، با اطلاعاتي بر روی ساختار سازمانی که در آن فرآیند کسب و کار اجرا خواهد شد، فراهم می شود.

سطح انتزاع در مدل سازی سازمان در شکل زیر نشان داده شده است. همانطور که در فرآیند مدل سازی و مدل سازی داده، سطح متا مدل، وسیله ای برای بیان مدل ها فراهم می کند، که در این مورد منظور مدل های سازمانی است. مفاهیم در این سطح، شامل موقعیت ها، نقش ها، تیم ها، و روابط بین موقعیت ها مانند سرپرست می باشد. در مدل سازی سازمان، چند قوانین رسمی در مورد نحوه ي بیان ساختارهای سازمانی، و همچنین نماد هایی براي بیان آنها وجود دارد.

اصل کلی در پشت مدلسازی سازمان، منابع است.

منابع يك نهاد است که می تواند کار را برای سازمان انجام دهد. مفهوم کلی از منابع انسان ها و منابع دیگر، از قبیل کامیون ها، انبارها، و دیگر تجهیزاتی که یک شرکت برای تحقق اهداف خود نیاز دارد.

افراد، بخشی از یک سازمان کسب و کاراند. افراد در این سازمان برای تحقق اهداف کسب و کار شرکت کار می کنند. هر فرد به طور معمول برخی از موقعیت ها، و وظایف و امتیازات که فرد با موقعیتش (نه با شخصيتش) می آورد، را اشغال مي كند. این اجازه می دهد تا پر کردن موقعيت ها با توجه به طرح کلی سازمانی باشد. علاوه بر این، شرکت بهتر می تواند با تغییرات در پرسنل مقابله كند. واحدهای سازمانی، گروه بندی های دائم افراد را بر اساس موقعیت هایشان انجام مي دهد.

تیم هاي سازماني و یا تیم پروژه از واحدهای سازمانی خاص بدون ماهیت دائمی هستند. همچنین، گروه ها، واحدهای سازمانی با مجموعه ای از موقعیت ها هستند.

ارتباط بین ساختار سازمانی شرکت و فرآیندهای کسب و کار، توسط آیتم های کاری انجام می شود. آیتم های کاری نشان دهنده نمونه فعالیت انجام شده اند، و آیتم های کاری به منظور تسهیل در انتخاب توسط كاركنان دانش با آنها همراه هستند. به طور خاص، هنگامی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تعیین کننده است که، یک نمونه فعالیت خاص به حالت آماده، وارد می شود، در اینجا یک آیتم کاری به مجموعه ای از كاركنان دانش پیشنهاد می شود. هر کدام از اقلام کار با دقیقا یک نمونه فعالیت در ارتباط است.

الگوهای منابع مدلسازی

انتخاب شرکت کنندگان فرآيند براي فعالیت ها در فرآیند کسب و کار می تواند با الگوهای تخصیص فعالیت طبقه بندی شود. مجموعه ای غنی از الگوهای تخصیص به تازگی معرفی شده است، در این قسمت، مناسب ترین الگوهای مورد بحث است.

تخصیص مستقیم (Direct Allocation)
در تخصیص مستقیم، يك فرد خاص، فراتر از یک موقعیت در یک سازمان، به تمام نمونه هاي فعالیت یک مدل فعالیت خاص اختصاص داده شده است. این تخصیص منابع در مواردی مفید است که در آن دقیقا همان یک نفر که برای انجام این فعالیت ها مناسب است، وجود دارد. مانند رئیس یک شرکت، كسي که در نهایت به تصمیم گیری در سرمایه گذاری بیش از یک آستانه خاص است.

تخصیص مستقیم همیشه می تواند بر اساس تخصیص نقش، که در تیتر بعد شرح داده شده، با تعیین نقش با یک عضو، به سادگی شبیه سازی شود. چنانچه، اگر این خاصیت و دارایی سازمان، ثابت در یک دوره زمانی طولانی باقی ماند، معرفی کردن یک نقش جدید نیازی نیست، و بنابراین تخصیص مستقیم میتواند استفاده شود.

تخصیص بر اساس نقش (Role-Based Allocation)
تخصیص مبتنی بر نقش، روش استاندارد تخصیص کار براي اعضای سازمان است. این روش بر اساس درک همه اعضای یک نقش خاص که دارای عملکرد معادل هستند، به طوری که هر عضو از آن نقش می تواند یک واحد از کار را انجام دهد است. برای هر مدل فعاليت در یک مدل فرایند کسب و کار، نقش اختصاص داده شده، نشان می دهد که تمام اعضای این نقش قادر به انجام نمونه های فعالیت هستند. نگاشت از اطلاعات نقش براي كاركنان دانش خاص، وضوح نقش نامیده می شود. اطلاعات رایج و جاری بروی توانایی كاركنان دانش در طول وضوح نقش استفاده می شود.

دو راه برای تحقق تخصیص مبتنی بر نقش وجود دارد. در روش اول، هنگامی که يك نمونه فعالیت وارد حالت آماده مي شود، آیتم كاری بين اعضای گروه ارتباط برقرار مي كند. هنگامی که یکی از اعضای گروه، یک آیتم کار انتخاب مي كند، آن آیتم کار همراه با سایر اعضای گروه حذف مي شود. در روش دوم، تنها یک نفر براي انجام نمونه فعاليت انتخاب می شود. پس، تنها یک آیتم کار ایجاد می شود.

تخصیص مبتنی بر نقش مجموعه ای از مزیت های جالب با در نظر گرفتن تخصیص مستقیم، فراهم می کند، که همه آنها مربوط به افزایش انعطاف پذیری فرآیندهای کسب و کار است. اولاً، مدل فرایند کسب و کار، زمانی که تغییر در پرسنل وجود دارد، به تغيير نياز ندارد به عنوان مثال، کارکنان بازنشسته و کارکنان جدید استخدام می شوند. هنگامی که از تخصیص مستقیم استفاده شود، هرگونه تغییر در پرسنل مربوط به افراد به طور مستقیم اختصاص داده شده که موجب تغییر در مدل فرآيند کسب و کار مي شود.

ثانياً، توسط وضوح نقش در زمان اجراي فرآیند کسب و کار، فقط افراد حاضر برای انجام فعالیت ها، انتخاب شده اند. این رویکرد از شرایطي که در آن انتخاب افراد براي انجام نمونه فعالیت هایي که در حال حاضر در دسترس نیستند، اجتناب مي كند. در تصمیم نقش مستقیم، زمانی که فرد در دسترس نباشد، هیچ راهی برای ادامه فرایند کسب و کار وجود ندارد.

تخصیص مدت دار (Deferred Allocation)
در تخصیص مدت دار (معوق)، تصمیم در مورد كسي که يك نمونه فعالیت را انجام می دهد فقط در زمان اجرای فرآیند کسب و کار ساخته شده است. برای این منظور، هیچ فرقی بین تخصیص مدت دار و تخصیص مبتني بر نقش وجود ندارند. با این حال در تخصیص مدت دار، به جای استفاده از اطلاعات نقش تعریف شده در طول زمان طراحی، تخصیص به عنوان یک گام آشکار در فرایند کسب و کار انجام مي شود، و اطلاعات نقش تحت تأثیر و نفوذ نيست.

اعطاي مجوز (Authorization)
اعطاي مجوز، افراد را به نمونه هاي فعالیت مبتنی بر موقعیت هایشان تخصيص مي دهد. بنابراین، یک لیست از موقعیت های برشمرده شده، که افرادی خاص می توانند انجام دهند را مشخص می كند. این نیز می تواند با اضافه کردن یک نقش جدید كه مجوز مي گيرد به دست آيد. نوع خاصی از اعطاي مجوز که از قابلیت های کارگر دانش برای انجام تخصیص استفاده می کند، ممکن است.

تفکیک وظایف (Separation of Duties)
طرح تخصیص تفکیک وظایف مربوط به گزارشات مختلف در داخل یک فرایند کسب و کار است. به عنوان مثال، یک سند نیاز دارد تا توسط دو کارمند با یک نقش مشترک، امضا و امضاي متقابل شود. در تخصیص مبتنی بر وظیفه، این فعالیت ها می تواند توسط کارکنان یکسان انجام شود. تفکیک وظایف اجازه می دهد هر سند توسط دو کارمند مختلف امضا شود.

جابجایی موردي (Case Handling)
در طرح تخصیص جابجایی موردي، فعالیت های خاصی در فرایند کسب و کار نیاز به درک درستی از حالت کلی دارند. در این محیط، اينکه کارگر دانش به تمام فعالیت های یک نمونه فرآیند کسب و کار مي پردازد، بسیار مفید است. این روش خطاها و زمان پردازش را کاهش می دهد، زيرا کارگر دانش در حال حاضر موارد را می داند، و بنابراین می تواند این مسائل را به طور مؤثرتري حل کند و بازده بیشتری نسبت به یکی از مواردی كه شناخته شده نیست، مي باشد.

تخصیص بر اساس تاریخچ ه(History-Based Allocation)
ایده تخصیص بر اساس تاریخچه اينگونه می باشد که، یک شخص براي يك نمونه فعالیت بر اساس آنچه این فرد تا پيش از اين کار می کرد، در تاریخ نمونه فعالیتی که او به اتمام رسانده بود، اختصاص داده میشود. هدف این است که تخصیص کار براي افراد، با توجه به تجارب شخصی و تخصص شان که در اطلاعات نقش نشان داده نمیشود، باشد. در حالی که این بخشی از ویژگی هاي نقش نیست، این اطلاعات باید در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار نشان داده شود به طوری که آن می تواند در تخصیص بر اساس تاریخ و تجربیات شخصی تصمیم گیرد.

تخصیص سازمانی (Organizational Allocation)
اگر تخصیص سازمانی استفاده می شود، نقشی در کار نیست اما موقعیت در درون سازمان به طور کلی برای تخصیص موارد فعالیت مورد استفاده می باشد. به عنوان مثال، اجازه هزینه، مدیر واحد سازمانی است که نیاز درخواست هزینه را تایید می کند.

استاندارد مدل سازي فرآيندهای كسب و کار

امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرآيندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل سازی فرآيندهای سازمانی می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب و کار سازمان‌ها در نظر گرفته شود.

“به طور كلي به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرآيند ميگویند.”

هدف از مدلسازی فرآيندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.

مدل‌سازی فرآيندها فعالیتی است که توسط تحلیل‌گران فرآيندها و به منظور استخراج فرآيندهای موجود و نمایش فرآيندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.

مدل کردن فرآيندهای کسب و کار (و یا فرآيندهای سازمانی) یکی از ابتدایی ترین گام های حرکت به سمت بهینه سازی آنهاست. هدف از مدل کردن فرآيندها به نوعی مستندسازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدل کردن فرآيندها کمک می کند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند.

زبان نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار (Business Process Modeling Notation (BPMN استانداردی جهت تدوین دیاگرام فرآيندهای کسب و کار است. شامل مجموعه ای از اشکال گرافیکی (هندسی) می باشد که مبتنی بر نمودار گردشی Flowchart توسعه یافته اند. هدف اصلی نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار فراهم نمودن مدلی است قابل فهم برای تمام افرادی که در کسب و کار سازمان دخیل هستند، مانند سهامداران، مدیران عالی، مشتریان و ….

برای مثال در صورتی که ما درک خوبی از روند انجام پیگیری سفارش در سازمان داشته باشيم می توانيم آن را بصورت بهینه و شایسته تر در سیستم مدیریت روابط مشتریان پیاده سازی کنيم. در واقع در این شرایط ما میتوانيم در جهت بهبود کیفیت و افزایش بهره وری، محصول مؤثرتری تولید کنيم که در آن کوتاه کردن مسیر فرآيند، کنترل هزینه، استفاده بهتر از نیروی انسانی و همچنین اطلاع رسانی بهتر به مشتری لحاظ شده باشد.

یکی دیگر از مهمترین مزایای مدل کردن فرآيند های سازمانی حفظ پیوستگی در تصمیم گیری های سازمان است. با وجود مدل مستند کسب و کار، پس از تغییرات احتمالی در تیم مدیریت، سازمان دچار سردرگمی و احیاناً تغییرات عمده نمی شود. بلکه تیم مدیریت جدید جهت بهبود مدل قبلی تلاش خواهند کرد و اینگونه است که پیوستگی موفقیت و ثبات یک سازمان حتی پس از مرگ شخص اول آن ادامه دار می ماند.

مزیت دیگر، عدم سردرگمی نیروهای انسانی جدید است. در صورت تغییر در پست های سازمانی و یا جذب نیروی جدید، به کمک این مدل، آنها از سردرگمی نجات خواهند یافت و دیگر نیازی نیست تا پس از گذشت یک ماه نیروی جدید درک خوبی از وظایفش و فرآيند عملکردش پیدا کند.

سطوح متفاوتی برای مدل سازی فرآيندها وجود دارد:

۱- نقشه فرآيند (فلوچارت های ساده از فعالیتها)

۲- توصیف فرآيند (فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند)

۳- مدل های فرآيند (فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآيند بتواند تجریه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجراشود)

۴- نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.

برخی از مهمترین مزایای استاندارد سازی علائم مورد استفاده در مدل سازی فرآيند به شرح زیر است:
• ایجاد تفکر مشترک و گروهی
• تسهیل ارتباطات
• ایجاد درک متقابل
• راهکار دسترسی به کیفیت
• راهکار بهبود مستمر
• عامل اعتماد مشتری
• عامل رضایت مشتری
• راهکار تشخیص و پیشگیری
• راهکار کنترل
• کاهش هزینه و ضایعات

افراد درگیر در تیم مدلسازی فرآيند:
۱- کارشناس کسب و کار: کسی که دانش زیادی درباره فرآيند دارد.
۲- صاحب فرآيند: فردی که مسئول اجرای کل فرآيند است و اصلاحات فرآيند را تایید می کند.
۳- مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.
4- کارشناس مدل سازی: مسئول طراحی مدل فرآيند است.

چگونه مدل سازی کنیم؟
۱- بالا به پایین (Top-Down):
در این روش با معماری فرآيند شروع می کنیم. نخست فعالیتهای فرآيند اصلی را با جریانشان شناسایی می کنیم. سپس هر فعالیت را با جزئیات بیشتر مدل می کنیم.

۲- پایین به بالا (Bottom-Up):
در این روش با شناسایی فعالیتها شروع می کنیم. زیر فرآيندها و تراکنش های کسب و کار را مدل می کنیم و آنها را در فرآيند تركيب می کنیم.

۳- داخل به خارج (Inside-Out):
در این روش با فرآيندهای اصلی شروع می کنیم و آنها را با افزودن فرآيندهای پشتیبانی توسعه می دهیم.

نکته: رویکرد داخل – خارج معمولاً عملی ترین رویکرد برای مدل سازی فرآيند است.

نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآيندهای کسب و کار می باشد. در واقع می توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی مدیریت فرآيندهای کسب و کار، وجود زبان استانداردی به نام نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار می باشد. ویژگی اصلی نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار، قابلیت تبدیل آن به زبانهایی است که قابل درک توسط سیستمهای نرم افزاری می باشد. نشانه گذاريِ مدل سازي فرآيند های كسب و کار، نموداری تحت عنوان «نمودار فرآيند كسب و كار» Business Process Diagram-BPD فراهم نموده که به منظور استفاده افراد در طراحی و مدیریت فرآيند های کسب و کار طرح ریزی شده است. عملاً نمودار فرآيند كسب و كار شبکه ای از اشیاء گرافیکی است که فعالیت ها، کنترلهای جریان و چگونگی ترتیب اجرای فعالیت ها را نمایش می دهد.

برگرفته

Hits: 0