اشاره: چگونگي طراحي محيط کار رابطه مستقيمي با افزايش يا کاهش عملکرد سازماني دارد؛ عواملي وجود دارد که اگر در طراحي محيط کار مورد توجه قرار نگيرد، کارهاي سازماني به درستي انجام نمي گيرد و با کاهش بازده مواجه خواهيم شد. بنابراين در ابتدا با پرداختن به عوامل زير، به الگوهايي مناسب جهت طراحي محيط کار خواهيم رسيد.
عواملي که در طراحي محيط کار بايد مورد توجه قرار گيرد
1-اولين عاملي که در طراحي محيط کار بايد مورد توجه قرار گيرد، عامل «سرو صدا» است. عامل «سرو صدا»رابطه آشکار و قابل پيش بيني با عملکرد افراد در محيط کار دارد؛ سر و صدا باعث کاهش عملکرد افراد و ناخشنودي آنها مي شود.
براي کاهش سرو صدا، خذف يا به حداقل رسانيدن ميزان سرو صداهاي ناخواسته در محيط کار، مي توانيد از گوشي هاي ضد صدا استفاده کنيد، و يا در محيط هايي به کار مشغول شويد که با وسايل ضد صدا مجهز شده باشند.
توصيه مي شود براي طراحي بهتر محيط کار و براي کاهش ميزان سر و صداي ماشين ها در محيط کار، از «فن آوري مهندسي» استفاده شود؛ به عنوان مثال استفاده از عايق لاستيکي در ماشين تحرير باعث مي شود حرکات ارتعاشي آن کاهش پيدا کند يا بهره گيري از فن آوري اشعه ليزر باعث مي گردد سرو صداي دستگاه هاي چاپگر رايانه ها، کاهش يابد.
2- دومين عاملي که در طراحي محيط کار بايد مورد توجه قرار گيرد، «موسيقي» است. پخش موسيقي در محيط کار باعث مي شود شرايط کار براي افراد، مطبوعتر شود. موسيقي باعث مي شود دوره هاي ملالت و خستگي کاهش پيدا کند و کارکنان هشيار باقي بمانند.
موسيقي موزاک نوع خاصي از موسيقي تلقي مي شود که در بسياري از کشورهاي جهان، مورد توجه سازمان قرار گرفته است. اين نوع موسيقي ترکيب معيني از انواع آهنگ هاي ويژه است. در اين برنامه : الف) هر روز 486 آهنگ پخش مي شود. ب- هر آهنگ به نحوي انتخاب شده است که شنيده آن باعث حواس پرتي کارکنان نمي شود. ج- هر 15 دقيقه يک آهنگ پخش مي شود. د- آهنگ هايي که در آغاز پخش مي شوند- در مقايسه با آهنگ هايي که در پايان شنيده مي شود- کمتر محرک هستند.
هر چند به طور کلي، نتايج تحقيقات در تاييد اين نکته است که کارکنان از شنيدن موسيقي در محل کار خود لذت مي برند و معتقدند با شنيدن موسيقي در هنگام کار، بر ميزان توليد آنان افزوده مي شود، اما بايد توجه داشت که ممکن است موسيقي باعث افزايش عملکرد شغلي افرادي شود که به کار دستي مشغول هستند، اما اثربخش بودن آن براي کارهاي پيچيده اي که نياز به تمرکز فکري دارد، مورد ترديد است. نتايج يک تحقيق نيز نشان داده است که موسيقي بر توليد کارگران کم هوش، اثر ندارد.
3- «درجه حرارت» سومين عاملي است که در طراحي محيط کار بايد در نظر بگيريم. درجه حرارت عاملي است که بر عملکرد شغلي و سلامت کارکنان اثر مستقيم دارد. بسياري از مشاغل نيازمند آن است که کارکنان در درجه حرارت شديد کار کنند ( صنعت فولاد ، ريخته گري) و برخي مشاغل ديگر نيز وجود دارد که کارکنان بايد وظايف شغلي خود در درجات حرارت بسيار پايين انجام دهند (صنايع بسته بندي).
نتايج تحقيقات نشان مي دهد که درجه حرارات موثر و زياد، بر عملکرد شناختي، جسمي و ادراکي افراد اثر مي گذارد. عواملي از جمله الف) نوع کار، ب) مقدار فعاليتي که يک فرد در زمان معيني انجام مي دهد و ج) تعداد و فراواني دوره هاي استراحت «مجاز» متصدي شغل، باعث کاهش تاثيرات منفي درجه حرارت بر عملکرد شغلي و سلامت کارکنان مي شود. بنابراين در طراحي محيط کار بايد به اين سه عامل مهم نيز توجه داشت؛ يعني با توجه به نوع و ظرفيت کار ، «دوره هاي استراحت» را پيش بيني نمود.
4- چهارمين عامل که در طراحي محيط کار، مورد بحث قرار مي گيرد، «بهره گيري مناسب از رايانه ها» ست. استفاده از رايانه ها در طي دو دهه گذشته و بهره گيري فزاينده از آن باعث شده است طراحي محيط کار نيز دچار تحول و دگرگوني شود.
بايد توجه داشت که با وجود پيشرفت هايي که در زمينه کارآيي و کيفيت کار رايانه ها حاصل شده است، مشکلات ويژه اي نيز در پيش روي مديران سازمان ها، قرار گرفته است. شايد يکي از شناخته ترين اين مشکلات، استفاده از پايانه هاي رايانه، صفحات کليد رايانه و ترس از «رايانه ها» باشد.
افرادي که با رايانه ها کار مي کنند، در رابطه با سلامت خود شکاياتي دارند. برخي از افراد نيز از ناراحتي و صدمه دست و مچ خود شکايت مي کنند.
برخي از افراد که با رايانه کار مي کنند، اعتقاد دارند که «نمايشگرها» خطرناک هستند و از بعضي نشانه هاي مرضي شکايت دارند، اما نتايج تحقيقات نشان داده است که فشار رواني حاصل از احساس فقدان کنترل شخصي در موقع کار با رايانه و نيز کار فزاينده اي که با رايانه مي توان انجام داد، باعث چنين اعتقادي مي شود.
همچنين نتايج تحقيق ديگري نشان مي دهد هر چند کار کردن با رايانه ها، ممکن است باعث فشار چشم شود، اما باعث صدمه دايمي چشم نمي گردد. اما براي اين مشکل نيز راه حلهاي ساده اي وجود دارد؛ به عنوان مثال مي توانيم انعکاس نور صفحه رايانه را با تغيير زاويه آن کاهش دهيم، از صفحات ويژه براي کاهش انعکاس نور استفاده کنيم يا شدت نور اتاق کار را چنان تغيير دهيم که از شدت انعکاس نور صفحه رايانه، کاسته شود.
راه ديگر کاهش فشار وارد بر چشم، در هنگام کار با رايانه، استفاده از رايانه هايي است که صفحات نمايش آن بزرگ است و تبديل نيرو در آن به خوبي انجام مي گيرد.
دليل بسياري از نشانه هاي مرضي گزارش شده به وسيله متصديان رايانه ها، طراحي ضعيف يا نادرست محيط کار اين نوع کارکنان است. نتايح تحقيقاتي که در زمينه طراحي بهينه ميزکار رايانه و نحوه نشستن افراد در پشت آن، انجام شده است، نشان مي دهد که زاويه بهينه آرنج در هنگام کار با رايانه، «99» درجه و درجه تمايل تنه بدن، «104» درجه است. بنابراين بايد متصدي شغل و فردي که محيط کار را طراحي مي کند آموزش لازم در اين خصوص به کارکنان بدهد تا به شيوه خاصي بنشينند و براي آنان نيز صفحات کليد قابل جدا شدن و ميزهاي قابل تغيير، تدارک ببيند.
«نشانگان مجراي مچ دستي» (CTS) و «نشانگان تاندوني» از جمله صدمات ناشي از فشار تکرار شونده (RSI) هستند که به دليل حجم زياد کار کارکنان سازمانها با رايانه ديده مي شود.
براي اجتناب از مبتلا شدن به عارضه نشانگان مجراي مچ دستي، استفاده کنندگان از رايانه ها مي توانند از طريق آشنايي با شيوه هاي درست کار کردن با صفحات کليد، انجام تمرينات براي گرم کردن مچ دست و انگلشتان، استراحت دادن به مچ دست، استفاده از صفحات کليد ويژه، استراحت هاي کوتاه مدت در طي ساعات طولاني کار با صفحات کليد و بالاخره کنار گذاشتن کار در موقي که احساس بي حسي و درد آغاز مي شود، به ميزان قابل توجهي خود را از ابتلاي به اين عارضه حفظ کنند و در محيط کار سالم، شاداب و دقيق باشند.
توصيه مي شود که در طراحي محيط کار، صفحات کليد بين 23 و 29 اينچ از کف اتاق (با توجه به قد استفاده از رايانه ) فاصله داشته باشد و نوک کليدها نيز بلندتر از 2 تا 5/2 اينچ از سطحي باشد که کار در آن انجام مي گيرد.
چنان که گفتيم يکي از مشکلات خاص استفاده کنندگان از رايانه ها در محل کار، «ترس از رايانه ها» ست. ترس از رايانه ، در واقع همان ترس از فن آوري است و رايانه ها به خودي خود باعث ترس يا اضطراب نمي شوند، بدين طريق، بهترين راه براي معرفي رايانه ها يا فن آوري جديد به کارکنان، شرکت دادن آنان در دوره هاي آموزشي اثربخش است.
طراحي محيط کار
در طراحي محيط کار، مي توانيم از نوع خاصي از طراحي محل کار که اصطلاحاً به آن «فضاي باز» گفته مي شود، استفاده کنيم؛ در اين نوع طراحي محيط کار، ديوارهاي اتاق ها برداشته شده و فضاي کار وسعت پيدا مي کند. واحدهاي مختلف کار با توجه به ماهيت آن تقسيم بندي مي شود و هر واحد کار نيز نزديک واحد کار مرتبط ديگر، قرار مي گيرد. هدف اصلي ابداع کنندگان اين طرح آن بوده است که با خذف ديوارهاي اتاق کار، کارکنان بتوانند با يکديگر بهتر ارتباط برقرار سازند، کمک رساني به آنان ساده تر انجام گيرد و سرپرست واحد نيز بهتر بتواند فعاليت هاي افراد تحت نظارت خود را جهت دستيابي به هدفهاي از پيش تعيين شده سازمان، هماهنگ سازد.
در طراحي فضاي باز، از سه روش مي توانيم استفاده کنيم؛ در طراحي از نوع «ساده يا بي آلايش» که ضمناً به آن «طرح اتاق کارکنان» نيز گفته مي شود، ميزهاي کار همه کارکنان در سالن بزرگي که کاملاً باز است و بين بخشهاي مختلف آن نيز ديواري وجود ندارد، گذاشته مي شود. در طرح با «برنامه يک ريخت» ميزهاي کار افراد در فاصله هاي يکسان از هم قرار مي گيرند و اين ميزها به وسيله اتاقک هاي مستطيلي شکل، از هم جدا مي شود. در طرح معروف به «جايگاه کار با شکل اختياري» از طرح هاي مختلف به گونه اي استفاده مي شود که نيازهاي مختلف هر يک از کارکنان در محيط برآورده يا تامين شود.
هر چند اجراي طرح فضاي باز محل کار مي تواند باعث افزايش تماس و ارتباط افراد با يکديگر شود (بر ميزان اجتماعي شدن کارکنان، افزوده مي شود) و هزينه هاي آن نيز در مقايسه با روشهاي سنتي کمتر است (شبکه هاي ارتباطي افزايش مي يابد و هزينه هاي ساخت محل کار، هزينه هاي مربوط به تغيير محل کار افراد، هزينه هاي مربوط به روشنايي و مصرف برق کاهش پيدا مي کند)، اما غالباً باعث کاهش بهره وري و رضايت شغلي کارکنان مي شود (حريم افراد تنزل پيدا مي کند. بهره وري کاهش پيدا ميکند. رضايت از کار تنزل پيدا مي کند. انگيزش و رضايت کارکنان از کار و ميزان تمرکز فکري آنان، تنزل پيدا مي کند. سرو صداي محيط کار، افزايش پيدا مي کند.) بنابراين توصيه مي شود در طراحي محيط کار، از «فضاي ذخيره سازي» استفاده کنيد که در آن افراد توانايي لازم را براي سازگار کردن يا کنترل خود بر فضايي که در آن کار مي کنند، دارند. بنابراين اتاق کار مستقل و شخصي بهتر از محيط کار باز است و تاثير مثبتي براي عملکرد افراد دارد.
عامل مهم ديگري که بايد در طراحي کار مورد توجه قرار گيرد، وجود «پنجره» در اتاق کار است. تحقيقات نشان داده است افرادي که در اتاق بدون پنچره کار مي کنند، دو برابر افراد ديگري که در اتاق هاي پنجره دار هستند، از پوستر، عکس و نقاشي در اتاق کارشان استفاده مي کنند. ضمناً اين پوسترها نيز بيشتر مناظر و چشم اندازهاي موجود در طبيعت را نشان مي دهند تا منظره يا عکس شهرها را.
چگونه محيط کار خود را با توجه به ادارک مشتريان طراحي کنيم؟
اگر بخواهيم در طراحي محيط کار، ادارک مراجعان (مشتريان) را مدنظر قرار دهيم بايد از طرح ميز کار «باز» و يا «بسته» استفاده کنيم. در طراحي ميز کار «باز»، ميز کار فرد در مقابل ديوار گذاشته مي شود و مراجع بايد در کنار متصدي شغل بنشيند، اما در طراحي ميز کار «بسته»، ميز کار متصدي شغل به گونه اي قرار مي گيرد که مراجع در جلوي او مي نشيند.
به مديران توصيه مي شود اگر دوست دارند که مراجعان، کارکنان او را دوستانه تر، قابل اطمينان تر، بي آلايش تر، جالب تر و برونگرا ادارک کنند، از طرح ميز کار «باز» استفاده کنند. اما بايد توجه داشت که استفاده از طرح ميز کار «باز» در صورتي امکان پذير است که کارکنان در محيط هاي آرام و خلوت کار مي کنند.
به مديران توصيه مي شود در کنار استفاده از طرح ميز کار «باز» در محل کار افراد، از گل و گياه و پوستر نيز استفاده کنند تا محيطي راحت تر، پذيراتر و ميهمان نوازتر براي مراجعان تداعي کنند.
به مديران که کارکنان آنها در محيط هاي شلوغ کار مي کنند، توصيه مي شود از محيط ميز کار «بسته» استفاده کنند ، چرا که وقتي مراجعان کارکنان را در در اتاق کار مستقل و شخصي مشاهده کند که محل کار او تميز و در قفسه هاي اتاق کار او نيز پرونده هاي زيادي دسته بندي شده است، او کارکنان آن سازمان را افرادي منظم، فعال و علاقمند به پيشرفت ادارک خواهد کرد.
چگونه محيط کار را با توجه به شخصيت خود طراحي کنيم؟
1- مديري که «دورنگرا» بوده و مي خواهد اين پيام را ارسال کند که دوست ندارد، ديگران مخل آسايش او باشند، اتاق کار او شلوغ و آشفته و ترتيب چيدمان ميز کار او بايد از نوع «بسته» باشد، در مقابل مديري که «برونگرا و مردم محور» بوده و مي خواهد بي آلايشتر باشد و ارتباط هاي خود را با مرئوسان بهبود بخشد، بايد از دفتر کار «باز» استفاده کند.
2- مديري که «سلطه گر» و علاقه مند به پيشرفت است، توصيه مي شود دکوراسيون اتاق کار خود را با لوازم و مبلمان استاندارد تزئين نمايد.
3- به مديران «متظاهر » توصيه مي شود عکس هاي مربوط به گردش و تفريح و مسافرت خود را در اتاق کارشان قرار دهند تا بدين وسيله دوران خوش خود را به ياد آورند. ضمنا، در اتاق خود ساعت ديواري داشته باشند تا زمان خروج از محل کار را فراموش نکنند.
4- به مديران «درونگرا» توصيه مي شود در اتاق کار خود گل و گياه و تابلوي نقاشي قرار دهند تا بدين وسيله کارشان تداعي کننده محل زندگي آنان باشد.
5- به مديران «منظم» (سازمان دار) توصيه مي شود در اتاق کار خود کاريکاتور قرار دهند تا نشان دهند هر چند تميز و وسواسي هستند، اما از حس شوخ طبي نيز برخوردارند.
Hits: 0
