فرض کنیم شما یک کارآفرین هستید و قصد دارید چند نفر را به عنوان همکار خود انتخاب کنید و یا اینکه به تازگی به مدیریت یکی از دپارتمانهای شرکتی که در آن کار می کنید انتخاب شده اید. شما اکنون مدیر یک تیم کاری هستید و سوال اینجاست که به چه توانائی ها نیاز دارید.
ما به تدریج در مورد توانائی های مورد نیاز برای مدیریت یک تیم کاری با هم صحبت خواهیم کرد.
اما مهمترین اولویت یک مدیر برای انجام موثر وظایف مدیریتی واگذاری کارها به زیر دستان است. یک مدیر ممکن است مهارت و دانش زیادی در کار خود داشته باشد اما هم زمان و هم انرژی یک نفر برای انجام تمامی امور محدود است.
فرض کنیم آقای الف به مدیریت واحد خرید خارجی یک شرکت منصوب شده است. این واحد همانطور که از نامش پیداست وظیفه خرید مواد اولیه و قطعات یدکی دستگاههای شرکت از خارج از کشور را بر عهده دارد.
خرید خارجی یک سری وظایف اداری و یک سری مقررات قانونی دارد که عبارتند از:
- یافتن منابع عرضه کننده محصولات مورد نیاز
- گرفتن نمونه و تایید آن در واحد کنترل کیفیت شرکت
- استعلام قیمت از عرضه کنندگان مختلف
- مذاکرات مربوط به قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و موارد احتمالی مانند انتقال تکنولوژی و …
- ثبت سفارش کالا در اداره بازرگانی
- بیمه کالا
- گشایش اعتبار اسنادی
- هماهنگی های مربوط به حمل کالا
- ترخیص کالا از گمرک
مسلما اگر خریدهای متناوبی انجام شود آقای الف به تنهایی از عهده همه این کارها بر نمی آید و باید بخشی از این کارها را از طریق اعضای تیم خود انجام دهد. یعنی باید بخشی از وظایف خود را به تیم خود واگذار کند.
از طرف دیگر برعهده گرفتن وظایف بیش از حد باعث خستگی فرد و ایجاد استرس در مورد تمام کردن به موقع کارها می شود.
با این حال هنوز ممکن است برخی علاقه ای به واگذاری کارها نداشته باشند زیرا این کار به نظرشان مشکل است.
خانم «ب» مدیر بازاریابی شرکت است، قرار است کاتالوگی از محصولات شرکت تهیه شود. خانم «ب» دو کار می تواند انجام دهد اول اینکه نوشتن مطالب کاتالوگ را خود بر عهده بگیرد و یا اینکه اهداف و استراتژی تهیه کاتالوگ را برای یکی از اعضای تیم خود شرح دهد و نوشتن را به او واگذار کند.
خوب برخی از مدیران ترجیح می دهند که راه اول را انتخاب کنند اما این انتخاب دو هزینه برای مدیر دارد:
- هزینه اول این است که وقتی را که می توانست صرف کار بهتر و مفیدتری برای شرکت مانند خلق ایده های جدید شود به هدر رفته است.
- هزینه دوم هم این است که فرصت افزایش مهارت و توانایی های همکاران از آنها گرفته شده است.
واگذاری امور به مدیر اجازه می دهد که از زمان خود به نحو بهتری استفاده کند و به اعضای تیم کاری او فرصت می دهد که توانائی ها خود را بهبود بدهند.
نویسنده: محمدرضا حق پرست | برگرفته: پارت
Hits: 0
