برنامه‌ریزی، فرایندی برای رسیدن به اهداف است. بسته به فعالیت‌ها، هر برنامه می‌تواند که بلندمدت، میان‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد. برای مدیرانی که در جستجوی حمایت‌های بیرونی هستند، برنامه ریزی، مهمترین و کلیدی‌ترین سند برای رشد است. برنامه ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند. برنامه‌ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می‌خواهیم برویم. برنامه‌ریزی به آینده می‌نگرد.
برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:
- تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
- تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
- تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
- طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
برنامه‌ریزی، نوعی پدیده عینی اجتماعی است و خصوصیت‌های ویژه خود را دارد در عین حال، یک رویداد منحصربه‌فرد نیست که دارای یک ابتدا و انتهای مشخص باشد بلکه یک فرایند مستمر و دائمی و منعکس کننده تغییرات و در صدد رسیدن به اهداف است. در سازمان‌های پیچیده امروزی، بدون برنامه ریزی‌های دقیق، امکان ادامه حیات نیست و برنامه ریزی، مستلزم آگاهی از فرصت‌ها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجهه با آنها است.
مدیران، برنامه ریزی و تصمیم‌گیری
تصمیم‌گیری، رکن اساسی تمام وظایف مدیریتی و در عین حال، مبنای برنامه ریزی است چرا که نمی‌توان گفت برنامه‌ای وجود دارد مگر اینکه تصمیمی اتخاذ شده باشد. به عبارت بهتر، تصمیم گیری، هسته مرکزی مدیریت است که در تمامی وظایف دیگر، نمود دارد، به همین دلیل برخی (مانند هربرت الکساندر سیمون) مدیریت و تصمیم گیری را دو واژه مترادف می‌دانند.
به جرأت می‌توان گفت برنامه ریزی و تصمیم گیری، برای نیل به اهداف سازمان مکمل اند اما نوع اتخاذ تصمیم نیز نقش به سزایی ایفا می‌کند با وجودی که تصمیم گیری به کلیه وظایف مدیریتی مربوط می‌شود، اما اساس برنامه ریزی به شمار می‌آید و نمی‌توان گفت برنامه‌ای وجود دارد بدون اینکه تصمیمی گرفته شده باشد. از این رو، تصمیم گیری از ارکان اساسی فعالیتهای مدیریتی به شمار می‌رود چرا که هر مدیری برای اجرای هریک از وظایف خود، همواره با مواردی مواجه می‌شود که نیاز به تصمیم گیری دارد.
برنامه‌ریزی به عنوان وظیفه مدیران
برنامه ریزی از وظایف بسیار مهم مدیران است و با سایر وظایف آنها ارتباطی تنگاتنگ دارد. اگر نگرش مبتنی بر برنامه ریزی در سراسر زندگی فردی و سازمانی تسری یابد، نوعی تعهد به عمل بر مبنای تعقل و تفکر آینده نگر و عزم راسخ بر استمرار آن ایجاد می‌شود. به نوعی، تحقق اهداف فردی و سازمانی، مستلزم برنامه ریزی است. نیاز به برنامه ریزی از آنجا است که همه سازمان‌ها با فعالیت در محیطی پویا، مترصد آن هستند که منابع محدودشان را برای رفع نیازهای متنوع و فزاینده خود صرف نمایند و این پویایی محیط و وجود تلاطم و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی، بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می‌افزاید.
با پذیرفتن اصول پنج‌گانه مدیریتی، و مبنای برنامه ریزی برای این اصول، به این اجماع نظر می‌رسیم که برنامه ریزی، فرایندی است دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیم ها که در این فرایندی، مراحل مشخص و بهم پیوستهای برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیم‌ها وجود دارد. طی این فرایند، به پیش بینی و تدوین فعالیت‌هایی پرداخته می‌شود که باید در جهت نیل به اهداف سازمانی صورت گیرد. به عبارت بهتر در فرایند برنامه ریزی، به: چه کسی؟ کجا؟ کِی؟ چه چیزی؟ چرا؟ چگونه؟ پرداخته می‌شود و پاسخ به این پرسش‌ها به انتخاب مأموریت‌ها، هدف‌ها و اقداماتی برای نیل به آنها می‌انجامد که مستلزم تصمیم گیری و انتخاب از میان راه‌های مختلف است. برنامه ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند. برنامه ریزی به پیش بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می‌خواهیم برویم. برنامه ریزی به آینده می‌نگرد.
تعریف برنامه‌ریزی
نگاهی به واژه نامه‌های عمومی و تخصصی، کافی است تا تعاریفی از این دسته را پیش روی ما قرار دهد. اغلب واژه نامه‌های عمومی برنامه ریزی را کار یا فعالیت برنامه ریز؛ شکل گیری برنامه ها؛ ساخت یا ترسیم یک طرح یا نمودار؛ کشیدن طرح، طراحی، تدبیر کردن دانسته‌اند واژه نامه‌های تخصصی نیز آن را، شیوه و فرایند سیستماتیک و گام به گامی دانسته‌اند که به تعریف، ایجاد و ترسیم فعالیتهای ممکنی می‌پردازد که با نیازها، علایق و مشکلات موجود یا آینده مطابقت داشته باشند.
به عبارت دیگر، برنامه ریزی فرایندی است منظم مداوم و حساب شده ومنطقی جهت دار و دورنگر به منظور هدایت وارشاد فعالیتهای جمعی برای رسیدن به هدف مطلوب است. برنامه‌ریزی باید مداومت داشته باشد.
اهداف برنامه‌ریزی به شرح زیر است:
- پیش‌بینی آینده: برنامه آینده‌نگر
- برنامه ساختن وشکل دادن به آینده: برنامه آینده‌ساز
- برنامه برای انتخاب یک شکل خاص برای آینده: آینده‌گزین.
متخصصین، برنامه ریزی را با توجه به حوزهٔ فعالیت خود تعریف نموده‌اند. این واژه، در زمینه علوم و فنون بیشتر با واژه طراحی (designing) عجین شده. هر چند که: این برداشت تقلیل‌گرایانه و البته این واژه در متون مدیریتی جایگاهی ندارد.
مزایای برنامه‌ریزی
برخی از مزایای برنامه ریزی عبارتند از:
- افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان
- ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم‌ها
- صرفه اقتصادی
- انطباق با شرایط متغیر محیطی
- استفاده صحیح از منابع
- فراهم شدن ابزارهای کنترل
- امکان سنجش میزان پیشرفت
- آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
- تقویت کار گروهی
- رسیدن به اهداف شخصی
چالش‌های برنامه‌ریزی
چالش‌های عمدهٔ برنامه‌ریزی از دید برخی منتقدان این امر عبارتند از:
- حوادث غیرمنتظره‌ای که می‌تواند تمام پیش‌بینی‌ها را نقش بر آب کند!
- عوض شدن فکر
تغییر رویه‌هایی که ممکن است مقاومت ایجاد نماید.
- صرف هزینه و وقت.
- محدودیت‌های کوتاه مدت و مقطعی.
تصمیم‌گیری
واژه تصمیم در لغت به معنای عزم و اراده به انجام کاری است و از دید علم مدیریت، به معنای انتخاب یک راه از راه‌های مختلف و در حقیقت، انتخاب بهترین راه برای نیل به اهداف است. تصمیم گیری، بیش از آنکه کاری ساده باشد، فرایندی مرحله دار است.
گونه شناسی تصمیم گیری
گونه‌های مختلفی از تصمیم گیری را از دیدگاه‌های مختلف می‌توان شناسایی نمود. برخی از این گو نه‌ها عبارتند از:
- تصمیم‌گیری به اعتبار برنامه (برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده)
- تصمیم‌گیری به اعتبار میزان اطلاعات
- تصمیم‌گیری به اعتبار تصمیم گیرنده (فردی و گروهی)
- تصمیم‌گیری به اعتبار درجه استقلال
- تصمیم‌گیری به اعتبار میزان ساختار یافتگی
- سایر موارد
مراحل تصمیم گیری
برآیند نسبتاً کلی از مراحلی که برای فرایند تصمیم گیری در متون مختلف طرح شده است را می‌توان در موارد زیر خلاصه نمود:
- اطمینان از وجود نیاز به تصمیم
- تعیین معیارهای تصمیم گیری
- تشخیص میزان اهمیت معیارها
- کشف راه حل‌ها
- ارزیابی راه حل‌ها
- انتخاب بهترین راه حل
برنامه ریزی در فیلمسازی
داود رمضانی برخی کارگردان ها برنامه ریزی را به یکی از دستیاران خود می سپارند و برخی دیگر نیز این مسئولیت را به یک فرد مشخص به عنوان برنامه ریز می سپارند. ساخت فیلم، پروژه ای است که برنامه ریزی در آن بسیار مهم و حیاتی است (به ویژه هر چه پروژه بزرگ تر باشد نیاز به برنامه ریز، بیشتر احساس می شود)، بدون برنامه ریزی پروژه فیلم سازی به خوبی و به موقع پیش نمی رود و سرمایه را نیز هدر می دهد. برنامه ریز موظف است با توجه به شرایط، برنامه کاری گروه های مختلف را تعیین کند، با آنها هماهنگی های لازم را صورت دهد و برای آنکه آنها در موقع لزوم و به موقع سر کار حاضر شوند کارهای لازم را انجام دهد.
برنامه ریزی بدون شکست
ممکن است بارهاو بارها تصمیم گرفته باشید با یک برنامه‌ریزی منسجم به روند زندگیتان سر و سامانی بدهید. اما هر بار به دلایلی که شاید برای خودتان هم چندان روشن نیست شکست خورده باشید و در نهایت هم تصمیم گرفته باشید دور برنامه‌ریزی کردن را خط بکشید. اما واقعیت این است که مزایای برنامه‌ریزی کردن بیشتر از دردسرهای احتمالی آن است.
روان‌شناسان معتقدند با تکیه به موارد زیر می‌توانید برنامه‌ریزی مثمرثمری داشته باشید.
بی‌حوصله نباشید: دلیل اول بی‌حوصلگی و نداشتن صبر و تحمل است. این عامل بویژه در تصمیمات بلندمدت نقش مهمی بازی می‌کند. اگر چه بی‌حوصلگی در زندگی شهرنشینی امروزی به یک معضل دائمی تبدیل شده است، اما شما می‌توانید با کمی تمرین و همت تأثیر بی‌حوصلگی را در زندگیتان کمرنگ کنید. توجه به این نکته هم ضروری است که همان‌طور که بی‌حوصلگی روی برنامه‌ریزی‌ها تاثیرگذار است، بی‌برنامگی هم خود می‌تواند به عاملی جهت بی‌نظمی در زندگی و در نتیجه بی‌حوصلگی تبدیل شود.
گاهی نیز بی‌حوصلگی‌ها بر اثر افسردگی یا ناامیدی ایجاد می‌شود. اگر سعی کنید این مسائل را حل کنید و همراه با امیدواری به زندگی نگاه کنید ناخودآگاه به سمت برنامه‌ریزی کردن تمایل پیدا خواهید کرد.
به همین دلیل از هر کجا که شروع کنید و هر کدام از این موانع را که رفع کنید، بار زیادی را از روی دوشتان بر خواهید داشت.
تنبلی را کنار بگذارید: عامل دوم تنبلی است. برای افراد تنبل فرقی نمی‌کند برنامه‌ها دشوار باشد یا آسان، بلندمدت باشد یا کوتاه‌مدت، آنها در هر حال از برنامه‌ریزی کردن فراری هستند.
اگر فکر می‌کنید اغلب اوقات به دلایل ناموجه از زیر کارها شانه خالی می‌کنید و تمایلی به کار و تلاش ندارید، باید از همین الان امیدی به موفقیت نداشته باشید. اگر یک گوشه نشسته‌اید و منتظر هستید موقعیت خودش به سمت شما بیاید، باید بدانید انتظار شما انتهایی نخواهد داشت.
بهتر است از همین الان قبل از آنکه فرصت‌ها از بین بروند دست به کار شوید و شروع به برنامه‌ریزی کنید.
با انگیزه باشید : عامل سوم نداشتن انگیزه کافی برای برنامه‌ریزی کردن است. از بین رفتن انگیزه به دلایل متعددی اتفاق می‌افتد. یکی از دلایل بی‌انگیزگی شکست خوردن در برنامه‌های قبلی است.
برای آنکه این تصور ذهنی که شما به هر کاری که دست می‌زنید، با شکست روبه‌رو می‌شوید را از بین ببرید می‌توانید برای شروع برنامه‌های کوچک و آسان را انتخاب کنید. از آنجا که دسترسی به این برنامه‌ها امکان بیشتری دارد، اعتماد به نفس شما تقویت خواهد شد و در آینده موفق‌تر خواهید بود برای مثال ممکن است چندین بار برنامه کتابخوانی برای خودتان در نظر گرفته باشید، اما هر بار به دلایل مختلفی موفق نشده باشید کتاب‌ها را به پایان ببرید و حالا این تصور در شما شکل گرفته باشد که توانایی به پایان بردن این کار را ندارید.
حتی ممکن است برای همیشه از کتاب خواندن انصراف داده باشید. این در حالی است که می‌توانید یک کتاب کوچک را انتخاب کنید. از آنجا که این کتاب‌ها زود به پایان می‌رسد تصور شما هم تغییر خواهد کرد.
عامل دیگری که موجب بی‌انگیزگی در برنامه‌های بلندمدت می‌شود فراموش‌کردن پاداش بزرگی است که در پایان نصیب شما خواهد شد.
شاید شما هم مشاهده کرده باشید که برنامه‌های گروهی با موفقیت بیشتری روبه‌رو می‌شود، چراکه اعضای گروه تا پایان مسیر در تقویت روحیه یکدیگر مشارکت می‌کنند. اگر اهداف شما به گونه ای است که می‌توانید در رسیدن به آنها دیگران را هم شریک کنید، وقت را تلف نکنید.
“خستگی را از خود دور کنید”: برای جلوگیری از شکست خوردن در برنامه‌ریزی‌هایتان بهتر است خستگی را به زمانی موکول کنید که از لحاظ روحی و جسمی به اندازه کافی آمادگی داشته باشید.
یک شروع قوی و با انرژی می‌تواند موفقیت شما را در پایان برنامه‌هایتان تضمین کند.
توجه داشته باشید این انرژی را در طول برنامه‌ریزی حفظ کنید. این طور نیست که تصور کنید یک برنامه فشرده پیروزی شما را تضمین کند، بلکه اگر زمانی را برای استراحت خود در نظر نگیرید نمی‌توانید در مراحل بعدی موفق شوید.
یکی دیگر از معایب خستگی حین انجام مراحل برنامه‌ریزی آن است که از کیفیت کار شما می‌کاهد و باعث می‌شود شما تنها توجهتان را به پایان کار متمرکز کنید بدون آنکه به آنچه باید دقیقا انجام دهید توجه داشته باشید. به یاد داشته باشید گاهی مقصد در طول مسیر است نه در انتهای آن.
“تصمیمی جدی بگیرید”: پنجمین عامل عدم توانایی در تصمیم‌گیری است که برنامه‌ریزی‌ها را با شکست روبه‌رو می‌کند. با خودتان تمرین کنید تا در تصمیم‌گیری‌ها فردی قاطع باشید. زمانی که دیگران می‌بینند شما نمی‌توانید سر تصمیم خود بایستید شما را جدی نمی‌گیرند. البته همه اینها به این معنا نیست که به فردی متعصب تبدیل شوید، بلکه زمانی که مرتکب اشتباه شدید آن را بپذیرید و از دیگران عذرخواهی کنید. داشتن تعادل به شما کمک می‌کند که اطرافیانتان از همراهی با شما لذت ببرند.
نه گفتن را بیاموزید: عامل ششم ساده‌تر از آن چیزی است که شما حتی تصور می‌کنید. موضوع بسیار ساده است شما نمی‌توانید نه بگویید و هر بار که برای خودتان برنامه‌ریزی می‌کنید دیگران وظایف جدیدی را به عهده‌تان می‌گذارند یا از شما در خواست‌هایی می‌کنند که شما توانایی مخالفت با آنها را ندارید. چه کسی باید برنامه‌ریزی کند؟
برنامه‌ریزی‌های خانوادگی اغلب این سؤال را مطرح می‌کند که در نهایت چه کسی باید تصمیم‌گیرنده نهایی در مورد اولویت برنامه‌ها یا انتخاب مسیر دسترسی به آنها باشد. این مسئله گاهی تا آنجا بغرنج می‌شود که می‌تواند تا ایجاد بحث و جدل در محیط خانواده پیش برود.
اگر فکر می‌کنید به عنوان پدر یا مادر می‌توانید در همه موارد تصمیم‌گیر نهایی باشید باید بدانید طولی نخواهد کشید که اعضای خانواده‌تان از این وضعیت به ستوه خواهند آمد
در بهترین حالت باید همه اعضای خانواده حتی فرزندان کوچک هم حق اظهار نظر داشته باشند. او در این باره می‌گوید: «برنامه‌ریزی‌های خانوادگی بهترین فرصت برای آموزش فرآیند تصمیم‌گیری به فرزندان است که والدین نباید آن را از دست بدهند تصمیم نهایی باید توسط همه اعضای خانواده و با توافق یکدیگر اتخاذ شود.
نکات ضروری
ـ مثبت بودن را فراموش نکنید. زمانی که در حال برنامه‌ریزی هستید تنها به موفقیت فکر کنید و به شکست‌های احتمالی توجهی نداشته باشید.
ـ تصاویر ذهنی دقیق و واضح تر از اهداف موفقیت شما را افزایش می‌دهد. سعی کنید تمام آنچه ممکن است در طول مسیر اتفاق بیفتد”‹ برای خودتان ترسیم کنید.
ـ تصور نکنید که همه افراد باید دست به دست هم دهند که شما بتوانید در برنامه‌ریزیتان موفق شوید. سعی کنید در برنامه‌هایتان متکی به توانایی‌ها و استعداد‌های خودتان باشید تا در صورت عدم پشتیبانی دیگران مجبور نباشید طعم شکست را تجربه کنید. برای برنامه ای که میریزید تمام تلاش خودتان رو به کار بگیرید تا عملی شود.
بازدیدها: 0
