چرخه حيات مدیریت فرآيندهای کسب و کار

هدف این مقاله آن است که تبیینی کلی از مفاهیم و فناوری‌های مرتبط با مدیریت فرآيندهای کسب‌ و کار به عمل آورد.

این چرخه از مراحلی مرتبط به هم تشکیل شده است؛ مراحلی که با ساختاری چرخه‌ای سازمان‌ دهی شده‌اند تا وابستگی‌های منطقی آن‌ها نمایش داده شود.

این وابستگی ها حاکی از یک ترتیب زمانی قطعی برای اجرای مراحل مختلف نیستند.

بسیاری از فعالیت‌های مربوط به طراحی و توسعه همزمان با اجرای این مراحل صورت می‌پذیرند؛ و رویکردهای تدریجی و تكامليِ دربرگیرنده‌ی فعالیت‌های همزمان در مراحل آن دور از انتظار نیست.

چرخه حیات فرآیند؛ فاز طراحی و تحلیل

در مرحله‌ی نخست چرخه‌ی حیات فرآيندهای کسب و کار، بررسی‌های مربوط به فرآيندهای کسب‌ و کار و محیط سازمانی و فنی آن‌ها انجام می‌گیرد. بر مبنای این بررسی‌ها، فرآيندهای کسب و کار تعریف، بازنگری، تثبیت، و در قالب مدل‌های ویژه‌ی فرآيندهای کسب و کار نمایش داده می‌شوند.

مدل‌های رايج فرآيندهای کسب و کار که در قالب نمودارهای گرافیکی نشان داده می شوند، تعامل بر سر این فرآيندها را آسان می‌کنند؛ به‌نحوی که ذی‌نفعان مختلف بتوانند با اثربخشی قابل قبولی با هم تعامل و فرآيندهای کسب و کار را پالایش نمایند.

در این مرحله علاوه بر فنون مدل‌سازی فرآيندهای کسب‌وکار از فنون اعتباردهی، شبیه سازی و تثبیت نیز استفاده می‌شود. مدل‌سازی فرآيندهای کسب‌وکار مهمترین بخش فنی کار در طراحی فرآيند است. بر مبنای بررسی و یافته‌های فعالیت‌های بهبودِ فرآيندهای کسب‌وکار، توصیف غیررسمی فرآيندهای کسب و کار با استفاده از یک روش خاص مدلسازی فرآيندهای کسب و کار به صورت رسمی درمی‌آید.

پس از طراحی اولیه‌ی یک فرآيند کسب و کار، نوبت به اعتباردهی به آن می‌رسد. یک ابزار مفید مورد استفاده در اعتباردهی به یک فرآيند کسب و کار، کارگاه است. افراد مرتبط با یک فرآيند می توانند در قالب کارگاه به بیان نظرات خود درباره ی آن بپردازند. شرکت کنندگان در کارگاه بررسی می‌کنند که آیا همه‌ی نمودهای معتبر فرآيندهای کسب و کار در مدل مورد نظر منعکس شده است یا خیر.

برای پشتیبانی از فرآيند اعتباربخشی می توان از فنون شبیه‌ سازی استفاده کرد؛ زیرا برخی زنجیره‌های اجرایی نامطلوب را می‌توان به نحوی شبیه‌ سازی کرد که نواقص مدل فرآيند را نشان دهد. شبیه سازی فرآيندهای کسب و کار هم چنین به ذی‌نفعان اجازه می دهد که قدم به قدم یک فرآيند را از جهت صحت آن در نمایش رفتار واقعی پایش نمایند. اغلب سیستم‌های مدیریت فرآيندهای کسب و کار محیطی را برای شبیه‌ سازی در نظر گرفته‌اند که می توان در این مرحله از آن‌ها استفاده نمود.

“مدیریت فرآيندهای کسب و کار دارای یک طبیعت تکاملی است”

زیرا مدل فرآيند مورد تحلیل قرار گرفته و بهبود می یابد؛ به طوری که واقعاً منعکس کننده‌ی فرآيندهای کسب و کار مطلوب و فاقد اجزاء نامطلوب باشد.

چرخه حیات فرآیند؛ فاز پیکربندی

پس از طراحی و تثبیت یک فرآيند کسب و کار، باید آن را پیاده سازی نمود. روشهای مختلفی برای این کار وجود دارد. این کار را می توان از طریق وضع سیاست‌ها و رویه‌های لازم الاجرا انجام داد. در این مورد، یک فرآيند کسب و کار را می توان بدون پشتیبانی یک سیستم ویژه‌ی مدیریت فرآيندهای کسب‌ و کار محقق نمود.

در مواردی که یک سیستم نرم‌افزاری برای تحقق فرآيندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد، طی مرحله‌ی پیکربندی، یک سکّوی پیاده‌سازی برگزیده می‌شود. مدل فرآيند کسب و کار با اطلاعات فنی همراه می‌شود تا فعال سازی آن به‌وسیله‌ی سیستم مدیریت فرآيندهای کسب و کار آسان گردد.

“سیستم مورد استفاده باید با توجه به محیط سازمان و فرآيندی که قرار است اجرا شود؛ پیکربندی نمود”

پیکربندیاین پیکربندی شامل تعامل کارکنان با سیستم و ادغام نرم‌افزارهای موجود در سازمان با سیستم مدیریت فرآيندهای کسب و کار است. اهمیت ادغام این نرم‌افزارها از آن‌رو است که در سازمان های امروزی، اغلب فرآيندهای کسب و کار به‌وسیله‌ی نرم‌افزارهای موجود مورد پشتیبانی قرار می گیرند. بسته به زیرساخت فناوری اطلاعات سازمان، مرحله‌ی پیکربندی فرآيندها ممکن است شامل کارهایی از جنس پیاده سازی نیز باشد. متصل کردن سیستم‌های نرم‌افزاری پیشین به سیستم مدیریت فرآيندهای کسب و کار نمونه ای از این قبیل کارها است.

پیکربندی یک سیستم مدیریت فرآيندهای کسب و کار ممکن است جنبه‌های تراکنشی نیز داشته باشد. تعامل یک مفهوم آشنا در فناوری پایگاه داده‌ها است. در این فناوری، یک مدیر تعامل تضمین می‌کند که برنامه‌های نرم‌افزاری با پیروی از الگوی تراکنشی در حال فعالیت هستند و از اصول موسوم به ACID پیروی می‌کنند: تجزیه ناپذیری؛ پایداری؛ تفکیک و دوام. این بدان معنا است که تراکنش‌ها در اجرا از یک الگوی «همه یا هیچ» پیروی می‌کنند؛ یعنی یک حالت پایدار را در پایگاه داده به حالت پایدار دیگر تبدیل می‌کنند و تداخلی با سایر تراکنش‌ها ندارند؛ ضمن آن‌که نتایج حاصل از آنان دائم و مستقل از شکست‌های آینده‌ی سیستم است.

با این که در مدیریت فرآيندهای کسب‌ و کار، نرم‌افزارهای پایگاه داده با ویژگی‌های تراکنشی نقش مهمی در تحقق فعالیت‌های یک فرآيند دارند، می‌توان ویژگی‌های تراکنشی را در سطح فرآيندهای کسب و کار نیز تعریف نمود؛ یک زیرمجموعه از فعالیت‌های فرآيندها یک تراکنش کسب و کار را تشکیل می‌دهد؛ به نحوی که یا تمام فعالیت‌ها در این مجموعه با موففیت به اجرا می‌رسند یا هیچ‌کدام اجرا نمی‌شوند. این امر تحقق دهنده‌ی ویژگی تجزیه‌ناپذیری است.

“پس از پیکربندی سیستم، باید به طور آزمایشی آن را پیاده سازی کرد.”

فنون آزمایش سنتی در حوزه مهندسی نرم‌افزار در سطح فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند تا معلوم شود که مثلاً آیا یک سیستم نرم‌افزاری رفتار مطلوب را به نمایش می‌گذارد یا خیر. در سطح فرآيند، آزمون‌های یکپارچگی و عملکرد برای بررسی مشکلات احتمالی در زمان اجرای مرحله‌ی پیکربندی اهمیت دارند. وقتی خرده‌مرحله‌ی آزمایش به پایان برسد، سیستم در محیط هدف به کار گرفته می‌شود. بسته به تنظیمات خاص، نیاز به انجام فعالیت‌های دیگری نیز ممکن است احساس شود؛ مانند آموزش کارکنان و انتقال داده‌های نرم‌افزار به سکّوی جدید.

چرخه حیات فرآیند؛ فاز تصویب و فعال سازی

پس از تکمیل مرحله‌ی پیکربندی سیستم می‌توان نمونه فرآيندهای کسب و کار را فعال سازی نمود.

“مرحله‌ی فعال سازی فرآيندها شامل زمان واقعی اجرای فرآيند کسب و کار است.”

نمونه فرآيندهای کسب و کار برای تحقق اهداف کسب و کار یک سازمان به اجرا درمی‌آیند. آغاز اجرای یک نمونه فرآيند کسب و کار معمولاً به دنبال یک رویداد تعریف‌شده اتفاق می‌افتد؛ مانند دریافت یک سفارش به‌وسیله‌ی یک مشتری.

طی مدت فعال سازی فرآيندهای کسب و کار، داده‌های اجرایی ارزشمندی گردآوری می‌شود. این داده‌ها معمولاً در قالب فایل‌های گزارش می‌آیند. این فایل‌ها محتوی مجموعه‌های منظمی از اطلاعات است که از رویدادهای هر فرآيند حکایت می‌کنند. فعالیت آغاز و فعالیت پایان معمولاً در این گزارشات ذکر می‌شوند. این اطلاعات مبنای ارزیابی فرآيندها قرار می‌گیرند که موضوع مرحله‌ی بعد چرخه‌ی حیات فرآيندهای کسب و کار است.

چرخه حیات فرآیند؛ فاز ارزیابی فرآيند

مرحله‌ی ارزیابی از اطلاعات دردسترس برای ارزشیابی و بهبود مدل‌ها و شیوه‌های پیاده سازی فرآيندهای کسب و کار استفاده می‌کند. اطلاعات اجرایی به‌وسیله‌ی پایش فعالیت‌های کسب و کار و فنون استخراج ارزشیابی می شوند.

“هدف این فنون تعیین کیفیت مدل‌های فرآيندهای کسب و کار و بررسی صلاحیت محیط اجرای آن‌ها است.”

چرخه حیات فرآیند؛ فاز مدیریت اجرایی و ذی‌نفعان

دامنه‌ی فرآيندهای کسب و کار با چندین گونه از ذی‌نفعان با میزان متفاوت دانش، تخصص و تجربه تعریف می‌شود. این افراد به دسته‌های زیر تقسیم می شوند:

• مدیر ارشد فرآيندها:
این فرد مسئول استانداردسازی و هماهنگ سازی فرآيندهای کسب و کار در سازمان است. به علاوه، وی مسئول تکامل فرآيندهای کسب و کار متناسب با نیازمندی‌های متغیر بازار است. در نظر گرفتن نقشی روشن و مجزا برای مدیر ارشد فرآيندها مؤید اهمیت مدیریت فرآيندهای کسب و کار در سطح عالی مدیریت است.

• مهندس کسب و کار:
این افراد متخصصان حوزه‌ی کسب و کار هستند که مسئولیت تعریف اهداف استراتژیک سازمان و فرآيندهای کسب و کار را بر عهده دارند. اغلب اوقات، مهندسان کسب و کار دارای تحصیلات دانشگاهی غیر فنی هستند. به‌همین خاطر، باید برای آسان‌شدن تعامل با این افراد در رابطه با فرآيندهای کسب و کار، باید از روش‌های ساده‌ای برای مدل سازی فرآيندهای کسب‌ و کار استفاده نمود.

• طراح فرآيند:
این فرد مسئول مدل سازی فرآيندهای کسب‌ و کار از طریق تعامل با متخصصان حوزه‌ی کسب و کار و سایر ذی‌نفعان است. توانایی تحلیل بسیار بالا و مهارت‌های ارتباطی بسیار قوی از ویژگی‌های مهم این فرد است.

• نقش‌آفرینانِ فرآيند:
این افراد کار عملیاتی واقعی را طی مدت فعال سازی یک نمونه فرآيند کسب و کار انجام می‌دهند. آن‌ها هم‌چنین نقش مهمی در مدل سازی فرآيندهای کسب‌ و کار دارند؛ زیرا دانش خوبی را درمورد فعالیت‌های انجام گرفته و روابط متقابل آن‌ها با فعالیت‌های انجام گرفته به‌وسیله‌ی سایر نقش‌آفرینان فرآيند دارا هستند. این وظیفه‌ی طراح فرآيند است که یک چشم‌انداز منسجم را از این اطلاعات گردآوری و در قالب مدل فرآيندهای کسب و کار بیان کند.

• کارکنان دانشی:
این افراد نقش‌آفرینانی هستند که از سیستم‌های نرم‌افزاری برای انجام فعالیت‌های یک فرآيند کسب و کار استفاده می‌کنند. کارکنان دانشی مجهز به دانش تفصیلی در مورد حوزه‌ی نرم افزار هستند و می‌توانند فعالیت‌ها و حتی بخش‌هایی از فرآيندهای کسب و کار را به صورت مستقل انجام دهند.

• مسئول فرآيند:
هر يك از مدل‌های فرآيندهای کسب و کار دارای یک مسئول است که مسئولیت کارایی و صحت اجرای فرآيندهای کسب و کارِ به اجرا رسیده مبتنی بر آن مدل را برعهده دارد. وی باید ناکارآمدی‌های فرآيند را کشف کند و آن‌ها را بهبود دهد. این کار با همکاری نزدیک وی با نقش‌آفرینان و طراحان فرآيندها امکان‌پذیر است.

• معماران سیستم:
این افراد مسئول توسعه و پیکربندی سیستم‌های مدیریت فرآيندهای کسب و کار هستند و باید اطمینان حاصل نمایند که سیستمی که پیکربندی کرده‌اند می‌تواند فرآيندهای کسب‌وکار را در شرایط زیرساختی حاکم بر سیستم‌های اطلاعاتی موجود فعال سازی نماید.

• توسعه‌دهندگان:
این افراد متخصصاني در زمینه‌ی فناوری سیستم‌های اطلاعاتی هستند که مصنوعات نرم‌افزاری مورد نیاز را برای پیاده‌سازی فرآيندهای کسب و کار تولید می‌کنند. پیاده‌سازی واسط‌هایی برای سیستم‌های نرم‌افزاری موجود نقش مهمی است که بر عهده‌ی توسعه‌دهندگان گذاشته می‌شود.

برگرفته

Hits: 0