از مزایای بهبود فرآیند می توان در تمامي سطوح یک سازمان استفاده نمود. اما اين نكته كه بهبود فرآيند از كجا آغاز شود تأثیر شگرفي بر موفقیت مدیریت فرآیند کسب و کار در طول زمان خواهد داشت. از نظر مفهومی، نکته اصلی “برنامه ریزی بزرگ، شروع کوچک و تکرار” است. به این معنی که انتخاب یک پروژه اولیه قابل مدیریت با پیچیدگی فرآیند اندک و تأثیر بالا بر كسب و كار، با توسعه موفقیت ها و بکارگیری بهترین عملکردها در دیگر محدوده های کسب و کار، همراه است. نمودار زیر نشان دهنده چگونگی تطابق حوزه های فرایندهای کسب و کار به منظور ارزیابی نقطه بهینه برای آغاز استقرار مدیریت کسب و کار می باشد:
فرآیندهایی که بر درآمد، هزينه یا مشتریان تأثیر زیادی دارند و در این محور نشان داده شده اند
تأثیرگذاری فرآیند در ابعاد زير:
- درآمدبهبود مداوم فرآیند کسب وکار
- هزينه
- خدمات مشتری
- چرخه زمان
پیچیدگی فرآیند از نقطه نظرات زير:
- معاملات
- مراحل فرآیند
- سازمانها
- نقاط یکپارچه سازی
- استثنائات فرآیند
- شرکت کنندگان فرآیند
موارد اصلی که در اینجا مورد توجه قرار گرفته اند، درارتباط با سطح تأثيرگذاري که این فرآیندها بر کسب و کار دارند، است.(فرآیندهایی که بر درآمد، هزينه یا مشتریان تأثیر زیادی دارند و در این محور نشان داده شده اند)، همانند سطح پیچیدگی فرآیند (شامل مواردي همچون تعداد مراحل فرآیند، نقاط یکپارچه سازی، افراد درگير و…). به طور ایده آل، بايد کار را با فرآيندي با تأثيرگذاري سطح بالا ونيز با پیچیدگی پایین شروع کرد. تأثيرگذاري سطح بالا به این معنی است که موضوع فرآيند توسط مدیریت ارشد مورد توجه قرار گرفته است و پیچیدگی اندک به این معنی است که فرصت برای موفقیت بسیار بالاست. بهبود اولیه از اين نوع معمولاً می تواند از طریق خدمات مشاوره اي در خصوص مدیریت فرآیند کسب و کار صورت گيرد و مي توان نسبتاً سریع آن را اجرا نمود. توسعه این بهبود اولیه (و بهترین عملکردهای آن بهبود) به اجرای پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار جدید در طول سازمان کمک خواهد کرد. در این سطح است که مي توان توسعه یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار را مورد توجه قرار داد.
ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار، یا مراکز صلاحیت فرآیند کسب و کار، بر سطح موفقیت به دست آمده از ابتکارات مدیریت فرآیند کسب و کار تأثیر مستقیم دارند. همانطور که اگر بخشي از پیگیری هاي پروژه های اولیه مدیریت فرآیند کسب و کار فردی به بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار سازمانی انتقال يابد، استقرار یک مرکز صلاحیت فرآیند کسب و کار برای دستیابی به موفقیت ضروری است. مرکز صلاحیت فرآیند کسب و کار به عنوان یک مشاور درونی عمل می کند و فرایندی را پیشنهاد می نماید که فراهم کننده خدماتی برای ابتکارات گوناگون مدیریت فرآیند کسب و کار می باشد. این فرایند توانمندساز سازمان در مسیر توسعه با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار خواهد بود. یک مرکز صلاحیت فرآیند کسب و کار، یک مرحله ضروری جهت تسهیل تلاشهای مدیریت فرآیند کسب و کار سازمانی است.
مدیریت فرآیند کسب و کار، بیش از یک فناوری است، یک روش مدیریت کسب و کار است که موارد زیر را تحت پوشش قرار می دهد:
- چگونه افراد با یکدیگر کار می کنند؟
- چگونه سیستم ها با یکدیگر کار می کنند؟
- و چگونه دو اردوگاه کاری با یکدیگر کار می کنند؟
بنابراین، بازآفرینی فرآیندهای کسب و کار، یک نقطه مجزا از هدف نمی باشد، بلکه حركتي در جهت بهبود مداوم فرآیند است. یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار، یک راهنما است که تمام ترکیبات مورد نیاز سازمان در راستای مدیریت فرآیند کسب و کار را فراهم مي آورد. یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار مؤثر، شامل یک تصور غیر عملی فرآیند است که چه کسی چگونگی فرآیندهای در حال اجرای شرکت که موجب عملکرد و سود دهی نتیجه اصلی می شود و چگونه آنها می توانند توسعه یابند، را درک می کند. متخصص ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار، معمار سازمانی و متخصصان حوزه چندین پروژه، همانند یک مدیر پروژه مدیریت فرآیند کسب و کار کسانی از افراد کسب و کار هستند که پروژه هایی را در محدوده مخصوص به خودشان ارائه می دهند.
مرکز تعالی مدیریت فرایند
یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار، مجموعه ای از روشها، ابزارها و تکنیک های در اختیار کارکنانِ با تجربه مدیریت فرآیند کسب و کار سازمان مي باشد كه در جهت توسعه پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار به منظور دستیابی به نرخ های بالاتر برگشت سرمایه و به حداقل رساندن هزینه های راهكار هاي مهندسی، مورد استفاده قرار مي گيرد.
این ایده برای ارائه لایه ای از بلوغ فراتر از بلوغ فرآیند مبتني بر فناوری سنتی به كار مي رود. این لایه اطمینان می دهد که سختی فرآیند در مقدمات پروژه مدیریت فرآیند کسب و کار، همانند دیگر محدوده های کسب و کار، معرفی شده است. به طور مثال، حصول اطمينان از کیفیت فرآیند از تولید هماهنگ تمام منابع مرتبط با تولید تا به حداقل رساندن نواقص، تقویت برنامه زمانی تولید و به حداقل رساندن هزینه هاي ساير عوامل.
یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار، افراد و فرآیندها را در طول دو واحد درون سازماني کسب و کار و فناوری اطلاعات هماهنگ خواهد ساخت.
از آنجا که واحدهای فناوری اطلاعات همیشه در تمامي ابعاد فناوری سازمان نقش دارند، رابطه سنتی آنها با واحدهای کسب و کار، به صورت B2B (كسب وكار با كسب و كار)، با تعریف شروع و پایان، به صورت چرخه ای خواهد بود.
این موضوع در مورد پروژه ها بسیار طبیعی است، جاهايي که الزامات سنگینی در نقطه شروع پروژه و الزامات کمتری در طول ساخت و پس از تکمیل وجود داشته باشد. در طول زمان، نيازمنديها همیشه تغییر می کنند و فناوری اطلاعات معمولاً در این زمینه از پروژه ها، بودجه ها، برنامه های زمانی و نيازمنديهاي منابع مورد بررسی قرار می گیرد. بررسی اینکه چرا این تضادها به وجود می آیند سخت نیست.
معمولاً، واحدهای کسب و کار مجبور به قبول چرخه های بهبود مستمر هستند، پس از اینکه تیم پروژه اصلی منحل شود و تحلیلگران کسب و کار پروژه را ترک کنند، یا منابع و شرکای فناوری در دسترس نباشند، بسته كاري بهبود کسب و کار به پروژه های کوچک منتقل می شود. این شرایط ريسك و هزینه مرتبط به ابداع و توسعه فرآیند را به شدت افزایش می دهد.
در مقابل، یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار ماهیتی مداوم دارد. این مورد به اجتناب از اوج و شکست در پروژه های معمولی و معین کمک می کند، با اطمینان از این نکته که یک گروهِ نظارت در تمام نقاط یک فرآیند کسب و کار وجود دارد. به طور ایده آل، یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار از افرادی تشکیل شده است که هر دو فرآیند کسب و کار و فناوری اطلاعات را با مهارتهای تنظیم و تجربه حول تحلیل فرآیند کسب و کار، ساخت برنامه کاربردی فرآیند، تست پذیرش کاربر و تغییر مدیریت، ارائه می دهند.
نقش مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار، ایجاد و اجرای برنامه ای است که بهترین عملکردها را در استفاده از سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار، طراحی و ساخت مدیریت فرآیند کسب و کار و انتقال و گسترش آن در محیط دارد (شامل توسعه، سطح بندی، تولید، آموزش مدیریت فرآیند کسب و کار و برنامه حمایت مدیریت فرآیند کسب و کار).
مرکز هدایتگر در یک فرایند تعالی گرا
اکنون سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار، به فناوری مسیر اصلی مطرح شده برای سازمان هایی که به دنبال مزایای کسب و کار از طریق مزیت فناوری هستند، توجه دارند. این مزایا از نظر کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و حتی جایگزینی سیستم های با ساختارهای فناوری قدیمی به منظور ذخیره سازی مجدد، متفاوت هستند.
این فرآیند شامل الزاماتی از واحدهای مختلف و یک واحد پویا که همیشه بین کسب وکار و فناوری اطلاعات در حال تغییر است، می باشد. بنابراین، شرکتها با تكيه بر مشاوره های فرآیندي از ابتکارات مدیریت فرآیند کسب و کار با اهمیت بالا برای سازمان استفاده مي نمایند.
چرخه پروژه در بخش خدمات حرفه ای جایی که مسئولیت ها شامل تحلیل، طراحی، کنترل و اجرای پروژه می باشند معمولاً سنگین است. ارتقای سنگین به منظور باروری ابتکارات مدیریت فرآیند کسب و کار، تجربه سودمند و مشاوره های تخصصی برای فرآیند به جای می گذارد. مادامیکه این شرایط وجود دارد، اجزای مختلف پیاده سازی موفق را برای مشاوره های فرآیند، بدون دخالت های سازمان، به جای می گذارد. زمانی که پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار موفق است و سیستم در حالت عملیاتی و نگهداری است، شکاف بزرگی را به جا می گذارد و این شکاف توانایی موفقیت اولیه مدیریت فرآیند کسب و کار را در محدوده ها و سیستم های دیگر کسب و کار به مخاطره می اندازد.
در بسیاری از موارد، شرکتها تلاش مدیریت تغییرات را پذیرفته و موجب فرآیندهای کسب و کار اضافی بدون تجربه ی مشاوره های فرآیندي می شوند (احتمالاً با تکیه بر محصول خاص آموزش اعضای تیم آنها). این مورد معمولاً منجر به نا امیدی می شود (به دلیل وابستگی بر تکامل فرآیندهای داخلی، مهارتهای کارکنان، پیچیدگی سیستم های کسب و کار موجود و تکامل و عملکردهای مدیریت پروژه). بنابراین بیشتر سازمانها، دیگر به بعضی از مشاوران خارجی فرآیند برای رسیدن به سطح بالاتری از موفقیت تکیه ندارند.
یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار نياز به یک رویکرد واحد برای مدیریت فرآیند کسب و کار را مورد توجه قرار می دهد. تعریف روابط پیچیده بین اجزای متعدد سیستم بر یک مبنای در حال پیشرفت، درحالیکه از کیفیت ابتکارات مدیریت فرآیند کسب و کار آنلاین اطمینان حاصل می نماید، به نظارت بر فرآیند و رقابت افراد در خصوص منابع و زمان کمک می کند.
“مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار یک الگوی واحد برای همه نیست،”
“بلکه مجموعه اي كامل از بهترین عملکردها و فرآیندهایی است که به سازمان مرتبط هستند.”
به طور مثال، بررسی معماری زیرساخت ها: یک نشست برنامه ریزی شده در شرایطی که کسب و کار فرصتی برای افزایش ظرفیت یا درخواست ارزیابی تأثیرات بر سیستم ها به دست می آورد، به صورت دوره ای در طول ابتکارات فناوری اصلی در یک سازمان هدایت شده است. این کار ممکن و عملی است، اما ممکن است عملکرد آن کند بوده یا (تا زمانی که گروه معماری دوباره از آن بازدید کنند) دچار تغيير شده و سرعت و ماهیت آن در مقايسه با سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کارمتفاوت گردد.
در یک نمونه بارز فرآیند مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار، یک نماینده از گروه معماری می تواند نقش یک فیلتر یا بافر را با توجه به اندازه متفاوت ابتکارات مدیریت فرآیند کسب و کار ارائه نماید. این شرایط، تشریفات اداری افراطي را به شدت کاهش داده و چرخه فناروی اطلاعات و کسب و کار را سرعت می بخشد.
چارچوب مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار
یک چارچوب مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار برگرفته شده از توسعه مستمر فرآیند شش سیگما است و شش سیگما را برای تغییر نیازهای سهامداران کسب و کار از یک فرآیند کسب و کار تا فرآیندی دیگر، می پذیرد. این چارچوب مهم است، زیرا ممکن است پشتیبان های فرآیند در طول چرخه های اولیه مدیریت فرآیند کسب و کار متفاوت باشند، که در آن خرید جدید در حد نیاز امن بوده و اهداف آن به وضوح مشخص شده باشد.
یک چارچوب خلاصه در زیر ارائه شده است:
- ارزیابی، انطباق و ايجاد موفقیت :
در این حالت، نیازهای شرکت همتراز با قابلیتهای مدیریت فرآیند کسب و کار قرار گرفته و مقیاسهای موفقیت تعیین شده اند.
- شکل دهی گروه بهبود فرآیند :
یک گروه مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهای کسب و کار خود را از آغاز تا به کارگیری آنها از طریق چرخه های پیشرفت منظم هم راستا با مقیاسهای موفقیت ادامه می دهد. این گروه شامل متفکران فرآیند به عنوان معرفی اجزاء اصلی فرآیندهای مختلف خواهند شد.
- تعیین پروژه های مدیریت فرآیند کسب و کار و فرصت هاي بهبود :
در این حالت، فرآیندهايی كه در مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار نمي گنجند ، بر اساس نیازها یا گزینش طرح کلی موفقیت، تعیین و انتخاب شده اند و بهبودهای به دست آمده در اين فرآیندها همانند فرآیندهای کسب و کار کشف و تحلیل مي گردند.
- توافق بر روی اهداف کسب و کار :
اهداف فرآیند کسب و کار و ابتکارات خاص آن باید به وضوح توسط گروههای مالک فرآیند تعیین شوند و توافق تمام شرکت کنندگان گروه باید در ابتدای شروعِ تغییر به دست آید.
- حمایت و پشتيبانی مطمئن از سوی مدیران ارشد :
اسپانسرها و پشتیبان ها نقش مهمی را پس از تعیین یک فرآیند برای ابتکارات مدیریت فرآیند کسب و کار یا توسعه آن ایفا می کنند. امنیت در خرید، سرمایه گذاری و ارائه حمایتِ لازم، برای موفقیت و برآورد مقیاسهای قابل اندازه گیری براي کسب و کار، ضروری است.
- مدلسازي و استقرار سریع :
با استفاده از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار انعطاف پذیر و قدرتمند، تغییرات را می توان مدلسازی و شبیه سازی نموده و معیار های اولیه برای بهبود در سطح چرخه را جمع آوری کرد. تغییرات کسب و کار در این حالت، با توانایی سهامداران و کاربران برای ارتباط با سیستم و هدایت آن، عملی شده است.
- نتايج استقرار و ارزيابي :
تکمیل استقرار مدیریت فرآیند کسب و کار یک فرآیند و استفاده واقعی از سیستم در تکمیل کردن شیوه تولید است. نظارت بر معیار ها و سیستم ها، نظارت بر فعالیت کسب و کار، اندازه گیری نتایج در مقايسه با معیارهاي هدف و موفقیت و شناسایی بهبود بالقوه بر اساس داده های حقیقی در یک چرخه بهبود مدیریت فرآیند کسب و کار جدید، از این گروه مي باشند.
یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار برای شرکت هایی که به دنبال بهره برداري از مزایای قدرتمندِ نوآوری در فرآیند برای ساده سازي و بهبود هستند، ضروری است. یک مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار مزایای يك روش آزموده شده و درست را به همراه داشته و آن را در سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار مورد استفاده قرار می دهد. اين كار درحالی صورت مي گيرد که سازمان بر عوامل كليدي تغییر فرآیند تمرکز داشته و در عين حال، مدير ارشد اسپانسر و پشتيبان، پروژه را در جهت تکمیل هدایت می کند.
موفقیت مدیریت فرآیند کسب و کار را می توان بدون یک مرکز تعالی نيز به دست آورد، اما مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار چرخه های استقرار مدیریت فرآیند کسب و کار را سریعتر ساخته و خطاهای هزینه و سربار مرتبط به تلاش های بهبود را به حداقل می رساند. چارچوب مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار بسته به نیازهای کسب و کار و نوع سازمان، انعطاف پذیر و پویا است. از این رو، مرکز تعالی مدیریت فرآیند کسب و کار متمركز بر بهترین عملکردها و بهبود خود از طریق درسهای آموخته در چرخه های پروژه مدیریت فرآیند کسب و کار در طول زمان، مي باشد.
بازدیدها: 0
