در نگاه اول پاسخ این سؤال بدیهی به نظر می‌رسد. همه ما معتقدیم می‌دانیم سازمان چیست و اگر سازمانی را ببینیم می‌توانیم آن را تشخیص دهیم. اما اگر در صدد تعریف سازمان بر بیاییم با دشواری‌های زیادی مواجه می‌شویم و از ارائه تعریفی جامع و مانع بازمی‌مانیم. در پایان این مقاله درخواهید یافت در تصور اولیه‌تان از سازمان، چه جنبه‌ها و نکات مهمی مورد غفلت واقع شده است و احساس خواهید کرد درکتان نسبت به سازمان افزایش پیدا کرده است.
معنای سازمان از جمله موضوعاتی است که نظریه‌پردازان مدیریت در مورد آن توافق چندانی ندارند و هر یک به گونه‌ای متفاوت سازمان را تعریف کرده‌اند. در این مقاله تلاش می‌کنم با توجه به سه رویکرد مطرح‌شده در کتاب “سازمان‌ها و سازمان‌دهی”،اثر ارزشمند ریچارد اسکات و جرالد دیویس، که عبارت‌اند از رویکرد سیستم عقلایی، طبیعی و باز ماهیت سازمان را مورد کند و کاو قرار دهم. همان طور که در حین خواندن این مقاله متوجه خواهید شد، هر یک از این سه رویکرد به جنبه‌ای خاص از سازمان توجه کرده‌اند و در افزایش دانش و آگاهی ما نسبت به مفهوم سازمان مکمل یکدیگرند. در پایان نیز نشان خواهم داد تعاریف ارائه‌شده در هر یک از این سه رویکرد دارای پیامدها و کاربردهای عملی در سازمان هستند و صرفاً جنبه تئوریک و انتزاعی ندارند.
رویکرد عقلایی
سازمان در این رویکرد عبارت است از: مجموعه‌ای که به سوی اهدافی مشخص در حرکت است و دارای ساختار اجتماعی رسمی شده‌ای می‌باشد.
دو نکته مهم در این تعریف به چشم می‌خورد. یکی اینکه سازمان‌ها هدف محور هستند و این اهداف مشخص و تعریف‌شده‌اند. این اهداف توسط مدیران وضع می‌شوند و در قالب اهداف خرد شده به اطلاع زیردستان می‌رسد و به عنوان مقصدی مشترک که همه رفتارها باید در جهت آن تنظیم شود مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نکته مهم دیگر این است که سازمان دارای ساختار اجتماعی رسمی است. به این معنا که رفتارهای مورد انتظار و قوانین حاکم بر رفتار در تک‌تک پست‌ها و مشاغل سازمانی تعریف شده است و هر کس آن پست را اشغال کند باید مطابق با رفتارهای تجویزی عمل کند.
داشتن اهداف از پیش تعیین‌شده و رسمی بودن سازمان در رویکرد عقلایی را می‌توان در قالب یک مثال روشن تر کرد. وقتی شما با دوستان خود نشسته‌اید و مشغول گپ و گفتگو هستید، این مجموعه تشکیل‌شده، سازمان نیست زیرا هدف از این دور هم جمع شدن را کسی از قبل مشخص نکرده است (نداشتن اهداف از پیش تعیین‌شده) و همچنین قوانین رسمی و رفتارهای مورد انتظار به طور مشخص و دقیق تعیین نشده است (غیررسمی بودن). ولی دانشگاه شما یک سازمان است زیرا هدف مشخصی برای آن تعریف شده – جذب و آموزش دانشجویان – و قواعد حاکم بر رفتار در هر پستی تعریف شده است. برای مثال برای پست کارشناس آموزش، رفتارها و وظایف و قواعد رفتاری از قبل مشخص‌شده و ربطی به این ندارد که چه کسی در آن پست باشد.
سازمان در این رویکرد همچون ماشینی است که توسط مدیر یا مالک با هدفی خاص طراحی می‌شود و اجزای آن طوری طراحی و کنار یکدیگر قرار گذاشته می‌شوند که به کسب هدف کمک کنند.
رویکرد سیستم طبیعی
در این رویکرد سازمان این‌گونه تعریف می‌شود: “سازمان‌ها مجموعه‌هایی هستند که شرکت‌کنندگان در آن اهداف متعددی دارند که برخی از این اهداف مشترک و برخی متفاوت هستند. افرادی که در این مجموعه هستند سازمان را منبع و دارایی مهمی می‌دانند و تلاش می‌کنند بقای سازمان را حفظ کنند”.
تفاوت این تعریف با تعریف قبلی در کجاست؟ نخست اینکه در رویکرد عقلایی اهداف توسط مدیران (و یا مالکان) تعریف می‌شود و این‌گونه فرض می‌شود که در سازمان وحدت هدف وجود دارد و تنها هدف، همان هدف تعریف شده است. ولی در این رویکرد این واقعیت مورد پذیرش قرار می‌گیرد که افرادی که در سازمان هستند ممکن است هر یک برای خود هدفی داشته باشند که متفاوت از اهداف سازمانی است. ممکن است یکی از اهداف اصلی تعریف‌شده برای سازمان گسترش بازار باشد ولی هدف اصلی بسیاری از کارکنان نه تلاش برای گسترش بازار بلکه سپری کردن اوقاتی خوش با همکاران و یا حفظ وضع موجود باشد و این اهداف بیشتر از اهداف تعریف‌شده سازمانی بر رفتار کارکنان تأثیر بگذارد.
نکته بعدی اینکه در رویکرد عقلایی علت وجودی سازمان داشتن هدفی خاص است و سازمان وسیله‌ایست برای رسیدن به آن هدف. برای مثال اگر هدف از تشکیل سازمانی کمک به خسارت دیدگان جنگ باشد، بعد از جبران خسارت‌ها، کارکرد وجودی سازمان از بین می رود و سازمان باید منحل شود. ولی در رویکرد سیستم طبیعی، خود سازمان و حفظ بقای آن یکی از اهداف اساسی افراد سازمانی است. افراد در سازمان شغل‌هایی دارند که نمی‌خواهند از بین برود، بسیاری از نیازهای اجتماعی فرد در سازمان و از طریق تشکیل گروه‌های دوستی برطرف می‌شود، شأن و منزلت اجتماعی بسیاری از افراد ناشی از حضور در سازمانی خاص می‌باشد و امنیت اقتصادی فرد با عضویت در سازمان تأمین می‌شود. بنابراین نابودی سازمان برای افراد بسیار پر هزینه است و حفظ سازمان حتی در صورتی که هدف وجودی آن از بین برود تبدیل به ارزش می‌شود.
رویکرد سیستم باز
سازمان در این رویکرد عبارت است از: “توده‌هایی از فعالیت‌ها و جریان‌های وابسته به هم که در یک محیط وسیع تر قرار گرفته است.”
این تعریف در نگاه اول بسیار پیچیده و مبهم به نظر می‌رسد ولی با تجزیه آن می‌توان از ابهام آن کاست. نخست اینکه در این دیدگاه سازمان از فعالیت‌ها تشکیل شده نه افراد. افراد وارد سازمان می‌شوند و می روند و ممکن است در چندین سازمان نیز عضویت داشته باشند. آنچه که سازمان را تشکیل می‌دهد نه خود این افراد بلکه فعالیت‌ها و رفتارهایی است که در سازمان بروز می‌دهند. نکته بعدی اینکه این فعالیت‌ها وابسته به هم هستند. به این معنا که بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند و از یکدیگر تأثیر می‌پذیرند.
همان طور که می‌دانید هر سیستم دو مؤلفه اصلی تشکیل شده: اجزا و ارتباطات میان اجزا. این دو جنبه از سیستم در رویکرد سیستم باز مورد تاکید است. اجزای سیستم سازمان عبارت‌اند از فعالیت‌ها و رفتارها. و این اجزا به یکدیگر متصل هستند و بر روی هم تأثیر می‌گذارند. البته این وابستگی و اتصال اجزا به یکدیگر می‌تواند قوی یا ضعیف باشد. در یک سیستم مکانیکی، مثلاً موتور خودرو، حرکت یک جزء به طور جبری منجر به حرکت در اجزای دیگر می‌شود. مثلاً تحریق بنزین در سیلندرها منجر به حرکت پیستون‌ها و در نهایت چرخ‌های خودرو می‌شود. ولی در سیستم های اجتماعی، مانند سازمان، این به هم پیوستگی اجزا چندان مستحکم و جبری نیست. دستور رئیس مبنی بر جلب رضایت مشتری ممکن از تأثیر چندانی بر رفتار کارکنان نداشته باشد.
نکته مهم دیگر در این تعریف باز بودن سیستم سازمانی و تأثیر پذیرفتن از محیط می‌باشد. هر سازمان در سیستم اجتماعی وسیع تر قرار گرفته و با سیستم های دیگر نیز در تعامل است. یک کارخانه تولید ماشین در سیستمی متشکل از تأمین‌کنندگان، خریداران، دولت، رقبا و … قرار گرفته و فعالیت این سیستم ها بر سازمان بسیار تأثیرگذار است. البته این تأثیرگذاری متقابل است و سازمان نیز بر محیط خود و سیستم های دیگر تأثیرگذار است.
نتیجه‌گیری
همان طور که مشاهده کردید هر یک از این سه رویکرد بر جنبه‌ای خاص از سازمان تاکید می‌کنند و با اندکی تأمل می‌توان به این نتیجه رسید که تضاد چندانی با یکدیگر ندارند و می‌توانند درک ما را نسبت به مفهوم سازمان در کنار یکدیگر تکمیل کنند.
رویکرد سیستم عقلایی به ساختار هنجاری یا به عبارت دیگر به آنچه که سازمان باید باشد توجه کرده است. در حالت ایده آل سازمان باید اهدافی مشخص و از پیش تعیین‌شده داشته باشد و قواعد رفتاری دقیقی برای هر پست تعریف شود تا اطمینان کسب کرد که فعالیت‌های هر پست به کسب اهداف سازمان کمک می‌کنند.
رویکرد سیستم طبیعی، بر خلاف رویکرد عقلایی، به ساختار رفتاری یا به عبارت دیگر آنچه که سازمان‌ها واقعاً هستند توجه کرده است. آنچه که واقعاً در سازمان‌ها مشاهده می‌شود این است که افراد اهداف متعددی دارند که ممکن است با اهداف سازمانی همخوانی نداشته باشد. در این رویکرد سازمان غیررسمی دارای اهمیتی همسان و یا حتی بیشتر از سازمان رسمی است. همچنین خود سازمان دیگر وسیله‌ای برای کسب هدفی خاص نیست بلکه خود سازمان و حفظ بقای آن یکی از اهداف اصلی است و وسیله جای هدف را می‌گیرد.
یکی از تفاوت‌های مهم میان رویکرد عقلایی و طبیعی این است که در رویکرد عقلایی سازمان طراحی می‌شود. درست مانند دوچرخه‌ای که توسط یک مهندس طراحی می‌شود و اجزای آن در راستای هدف آن و به صورت کارا انتخاب و یا طراحی می‌شوند. ولی در رویکرد طبیعی سازمان به وجود آمده و تکوین می‌یابد.
در رویکرد سیستم باز یکی از مؤلفه‌های مهم سازمانی که توسط دو رویکرد قبلی مورد غفلت قرار گرفته بود، مورد توجه قرار می‌گیرد و آن قرار گرفتن سازمان در محیط و تأثیر متقابل سازمان و محیط بر یکدیگر است.
این سه رویکرد صرفاً تعاریفی انتزاعی که فاقد کاربرد واقعی باشند ارائه نمی‌دهند. اینکه فرد کدامیک از این تعاریف را در سر داشته باشد تعیین می‌کند که به چه جنبه‌ای از سازمان توجه کند و برای حل مسائل سازمانی چه اقداماتی انجام دهد. برای مثال مشکل بهره‌وری پایین نیروی کار را مورد نظر قرار دهید. فردی که به رویکرد عقلایی پایبند است برای حل این مشکل احتمالاً نحوه طراحی سیستم کار را مورد توجه قرار می‌دهد و برای بهبود بهره‌وری برای مثال مطالعات حرکت سنجی و زمان‌سنجی انجام خواهد داد تا ساختار کار را بهینه کند. درحالی‌که فردی که رویکرد طبیعی بر او حاکم است برای حل همین مشکل احتمالاً به مسائل انسانی نیروی کار توجه خواهد کرد و برای بهبود بهره‌وری ممکن است برای بهبود روحیه نیروی کار و حل تضادها و اختلاف‌ها تلاش کند. کسی که رویکرد سیستم باز بر او حاکم است نیز برای حل همین مسئله به سیستم های بیرونی، مثلاً قوانین کار و کاستی‌های آن و یا وضعیت اقتصادی جامعه، و یا نحوه تعامل خرده سیستم های درون سازمان توجه خواهد کرد.
نگارنده: هادی عارف، دانشجوی دکتری مدیریت منابع انسانی دانشگاه تهران
Hits: 0
