مدیریت فرایند تجاری شامل مفاهیم، متدها، تکنیکها برای طراحی، نظارت، پیکربندی، اجرا و آنالیز فرایندهای تجاری می باشد. این فرایندها دربرگیرنده افراد، سازمان، سیستم و دیگر منابع اطلاعاتی می باشند.
چرخه حیات فرایندهای تجاری
مدیریت فرایند تجاری طی یک چرخه اتفاق می افتد. این چرخه شامل فازهایی است که به هم مرتبط می باشند:
- طراحی و آنالیز
فاز طراحی و آنالیز نقطه شروع این چرخه می باشد. در این مرحله سازمان، فرایندهای تجاری و محیط فنی و تکنیکی بررسی می شوند و بر مبنای این بررسی فرایندها شناسایی، بازبینی، اعتبارسنجی می شوند و در نهایت با مدلسازی ارائه می شوند. فرایندهایی که با مدلها و نشان گذاری های گرافیکی ارائه می شوند باعث تسهیل در فهم فرایندها می شوند بنابراین ذینفعان مختلف می توانند به صورت موثر در تعریف و بهبود فرایندها شرکت کنند. تکنیکهای مدلسازی، اعتبارسنجی، شبیه سازی و تایید فرایند در این فاز انجام می شوند.
- پیکربندی
پس از مدلسازی و تایید فرایندها، این فرایندها باید پیاده‌سازی شوند. روش های مختلفی برای انجام این کار موجود می باشد. آنها می توانند با یک مجموعه از سیاستها و رویه هایی که توسط افراد سازمان پذیرفته شده است انجام شوند. در این حالت ممکن است که اجرای فرایندها بدون هیچ سیستم نرم افزاری باشد. در این مرحله سیستم نرم افزاری برای اجرای فرایندها پیاده سازی می شود. مدلسازی فرایندها در پیاده سازی این سیستم ها کمک می کند. این سیستم باید مطابق با محیط سازمان و فرایندهای تایید شده ان باشد. این پیکربندی شامل تعاملات کارمندان با سیستم و یکپارچه کردن سیستم های نرم افزاری موجود با سیستم مدیریت فرایند تجاری می باشد. اغلب در سازمانها فرایندها با سیستم های موجود پشتیبانی می شوند در این فاز پیکربندی باید بتوان سیستم های موجود را به سیستم مدیریت فرایند تجاری ضمیمه کرد. سیستم مدیریت اطلاعات فرایندهای تجاری جنبه تراکنشی دارد.
- اجرایی کردن
بعد از پیکربندی سیستم فرایندها به صورت قانونی در می ایند. این فاز فرایندهای واقعی و در حال اجرا را شامل می شود. فرایندها برای رسیدن به اهداف کسب و کار راه اندازی شده اند. این فرایندها رویدادهای تعریف شده را دنبال می کنند. سیستم مدیریت فرایند تجاری به طور موثر اجرای فرایندهای تجاری را کنترل می کند. مولفه نظارت در سیستم مدیریت فرایند تجاری وضعیت فرایندها را مشخص می کند. نظارت فرایندها یک مکانیزم مهم در صحت اطلاعات فرایندها می باشد. اطلاعات مربوط به جزییات فرایندها در سیستم مدیریت فرایند تجاری قابل دسترس می باشد. اطلاعات نظارتی بر مبنای وضعیت فرایندها می باشد. در این فاز داده های اجرایی با ارزش به صورت Log File جمع اوری می شوند.
- ارزیابی
در این فاز از اطلاعات موجود برای ارزیابی و بهبود مدلهای فرایندی استفاده می شود. این ارزیابی با تکنیک های مانند کاوش فرایند و نظارت بر فعالیتهای تجاری انجام می شود. این تکنیک ها به شرح زیر می باشند:
-
- کاوش فرایند
کاوش فرآیند مجموعه ای از روشها و ابزارهای مرتبط با نظارت بر فرآیند می باشد. هدف از کاوش فرآیند، تحلیل ثبت وقایع (Event Logs) استخراج شده در طی نظارت بر فرآیند و مقایسه آنها با یک مدل فرآیند منطقی می باشد. این کاوش را از سه منظر می توان بررسی کرد: منظر فرایندی: در این منظر کنترل گردش کار و علت انجام فرایندها بررسی می شود. منظر سازمانی: در این منظر ساختار سازمانی و افراد درگیر در فرایند مورد نظر می باشند. منظر داده ای: در این منظر داده ها مورد بررسی قرار می گیرند.
-
- نظارت بر فعاليت تجاری
- نظارت بر فعالیت تجاری، نظارت اتوماتيك بر فعاليت فرايند كسب و كار است و به صورت ماژولی در سيستم مديريت فرايند تجاري پياده‌سازی می‌شود. به منظور استفاده از BAM بايد شاخص‌های كليدی كارآيی شناسايی شوند و سيستمی به منظور نظارت و پاسخگويی به تغييرات به صورت بی‌درنگ ساخته شود.
مزایای مدیریت فرایندهای تجاری
مدیریت فرایند تجاری علاوه بر خودکارسازی گردش کار قابليتهاي ديگري را فراهم كرده است اين قابليتها به سازمانها اين امكان را مي دهند كه بتوانند فرايندهاي بيشتري را كنترل كنند. برخی از مزایای استفاده از PBM به شرح زیر می باشد:
- مستندسازي و تعريف فرايندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.
- خودكار سازی اجرای فرايندها: با BPM تمام قوانين و منطق هاي تجاري سازمان اتوماتيك خواهند شد.
- شناسايي فرصتها و بهبود فرايندها: همچنين BPM معيارهايي را فراهم مي كند براي اندازه گيري هزينه فرايندها و زمان اجرا كه در اين صورت بهينه سازي بر اساس نتايج واقعي خواهد بود.
- حذف فعاليتهاي غير ضروري: در BPM به كمك مدلسازي فرايندها، سازمانها مي توانند فرصتي براي حذف كارهاي غير ضروري داشته باشند.
- کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن انها برای کارایی بیشتر می شود همچنین قابلیت اندازه گیری انها باعث می شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.
- همكاري مشتري ها و شركا در فرايندهاي تجاري: BPM امكان همكاري مشتريان و شركا را ازخارج از سازمان فراهم مي كند. و برای فرايندهايی كه در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسيار كاربردی خواهد بود.
- کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای كسب و كار به افراد و منابع بسياری نياز دارند تا اجرا شوند. BPM می تواند تعداد منابع مورد نياز برای يك فرايند را كاهش می‌دهد
- افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بين بخش‌های مختلف يك شركت را از بعد جغرافيايی بهبود می‌بخشد.
- افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPM با كاهش زمان اجراي فرايندها و امكان اجراي موازي انها سرعت كسب و كار را بهبود مي دهد.
- افزايش رضايتمندي مشتري: با کاهش زمان اجرا و اطمينان از درستي انها باعث مي شود كه مشتريان سريعتر و اسانتر به نيازمندي هاي خودشان برسند.
- چابکی سازمان: BPM اين امكان را براي سازمانها فراهم مي كند كه در صورت تغيير شرايط به راحتي بتوانند تغييرات را در فرايندها اعمال كنند. به این ترتیب به حفظ موقعيت سازمان در بازار رقابتی کمک می نماید.
بازدیدها: 0
