در خيلي از موارد ديده شده است كه مديران پروژه ها خود را از مقوله مديريت اطلاعات در پروژه ها جدا دانسته و آنرا بر عهده سايرين مي دانند. مثلا فكر مي كنند اين كار وظيفه بخشهاي برنامه ريزي و كنترل پروژه يا IT مي باشد. مشكل وقتي خود را نشان مي دهد كه برخي از خروجيها و گزارشات تهيه شده و به دستشان مي رسد و آن وقت است كه داد مدير پروژه بلند مي شود كه …… اين گزارش بدرد نمي خورد! و آن چيزي نيست كه مي خواسته اند!
سئوالي كه بايد از اين مديران پروژه بشود اين است كه آيا مگر شما گفته بوديد كه چه گزارشي مي خواستيد! مگر مشخص كرده بوديد كه چه نوع اطلاعاتي بايد به چه نحوي جمع آوري ، ذخيره سازي ، نگهداري و توزيع شود و اين اطلاعات بايد به چه شكل و در چه رسانه اي تهيه شود؟
مهمترين مقوله در مديريت اطلاعات برنامه ريزي اطلاعات است. نمي خواهم بگويم كه تهيه برنامه ريزي اطلاعات در پروژه با مدير پروژه است ولي مسلماً مسئوليت آن با مدير پروژه است پس اولين چيزي كه مديران پروژه از ساپ بايد بدانند اين است كه :
درس اول – صد در صد مسئوليت مديريت اطلاعات در پروژه با مدير پروژه است .
مديران پروژه بايد بدانند كه اگر اطلاعات مناسبي در پروژه توليد و توزيع نگردد پروژه‌ي خودشان با مشكل مواجه شده و ريسك شكست آن بالا مي رود. پس مديران پروژه بايد در اين زمينه چه كاري انجام دهند؟ آنها بايد انتظاراتي را از مجموعه تيم خود در ابتداي پروژه و در فاز آغازين (initiatian) پروژه بوجود آورند كه منجر به مديريت صحيح اطلاعات بشود. به طور مثال پروژه اي كه كل مدت آن 6 ماه است آيا به نظر شما منطقي است كه روشهايي در مديريت اطلاعات آن بكار رود كه بيش از يكسال طول بكشد!
اين انتظارات در قالب اين دو مستند اصلي شكل مي گيرد:
1- تهيه منشور ساپ در پروژه و تصويب آن توسط مدير پروژه : منشور ساپ مشخص كننده سياستهاي كلي در مديريت اطلاعات پروژه است و مشخص مي كند كه با توجه به شرايط هر پروژه بايد به اطلاعاتي اهميت بيشتر داده و از چه روشهايي براي جمع آوري، نگهداري و توزيع اطلاعات استفاده نمود. (توضيح كامل منشور ساپ در فصل 3.1.1 از كتاب راهنماي كاربردي ساپ ارائه شده است.)
2- تهيه برنامه ساپ: اين برنامه كه جمع بندي شده 8 گروه اطلاعات ديگر است تكليف و انتظار مدير پروژه از وضعيت اطلاعات در پروژه را مشخص مي كند و آن وقت مبتني بر اين برنامه مدير پروژه مي تواند از تيم خود انتظار داشته و بر اين مبنا اطلاعات پروژه را كنترل كند.(توضيح كامل در بخش 3.1 كتاب راهنماي كاربردي ساپ ارائه شده است)
اما نكته ديگري كه مدير پروژه بايد بداند اين است كه :
درس دوم: به مديريت اطلاعات در پروژه به عنوان يك كار مهم و حساس نگاه كنيد.
بايد به مقوله اطلاعات در پروژه ها با اولويت و اهميت خاص نگاه شود. مديران پروژه بايد بدانند كه اين اطلاعات مناسب است كه مي تواند به آنها در هدايت درست پروژه كمك كند. در حقيقت اطلاعات مناسب در پروژه مانند داشبورد در رانندگي است. اگر گيج بنزين مقدار بنزين را به درستي نشان ندهد راننده در وسط راه بدون اطلاع قبلي متوقف خواهد شد. البته اين نكته هم ضروري است كه مقوله اطلاعات در پروژه اهميتش از خود پروژه كمتر است! اين بدين معناست كه مديريت اطلاعات نبايد باعث از دست رفتن منافع پروژه بشود ( به اين موضوع در نكات بعدي بيشتر اشاره خواهم كرد) اگر از اين اولويت بگذريم مديران پروژه بايد اهميت زيادي براي اطلاعات مناسب در پروژه قائل شوند. حداقل اين اهميت اختصاص حداقل يك نيرو به اين موضوع است .موضوع مديريت اطلاعات. اين فرد جزو نيروهاي برنامه ريزي و كنترل پروژه نيست! جزو نيروهاي IT هم نيست! گرچه بايد هم مديريت پروژه بفهمد و هم IT ولي نقشش مديريت اطلاعات در پروژه شما است. اين فرد بازوي شما در مديريت اطلاعات پروژه است. از ابتداي پروژه در فرآيند توليد منشور ساپ و برنامه ساپ نقش فعال داشته و در ادامه به كنترل انتظارات مدير پروژه از مقوله اطلاعات در پروژه مي پردازد. ( به اين موضوع در بخش جايگاه ساپ در كتاب راهنماي كاربردي ساپ پرداخته ام)
درس سوم : منافع پروژه در اولويت اول است.
به عنوان مدير پروژه مواظب باشيد در دام نيافتيد! مهمترين وظيفه شما به عنوان مدير پروژه حفظ منافع پروژه طبق توافقات انجام شده با ذينفعان پروژه است.شما در فاز آغازين پروژه فرصت داريد تا انتظارات خودتان را از اطلاعات مورد نيازتان مشخص كنيد و آنرا در منشور ساپ مستند كنيد. دامي كه براي شما وجود دارد اين است كه پيشنهاداتي در خصوص مديريت اطلاعات در پروژه دريافت كنيد كه به نفع پروژه شما نباشد. چطور ممكن است؟ اگر روشهايي براي مديريت اطلاعات در پروژه در نظر گرفته شود كه باعث افزايش زمان و هزينه پروژه گردد اين روش به هيچ وجه نبايد از طرف شما پذيرفته شود.
اگر شما در يك سازمان پروژه محور هستيد كه داراي روشهاي عمومي در مديريت اطلاعات پروژه است حتماً سعي كنيد در فاز آغازين اين روشها را براي پروژه خودتان بومي كنيد و آن را با توجه به شرايط پروژه بازنويسي كنيد. اگر منافع سازمان ايجاب مي كند كه بخشي از منافع پروژه كاهش يابد حتما اين موضوع را با ذيفعان پروژه و مخصوصاً با مديران ارشد سازمان در ميان بگذاريد و از آنها تاييد بگيريد كه بايد هزينه اين موضوع را سازمان پرداخت كند و نه پروژه. و اگر هم قرار است بخشي از آن از طريق پروژه پرداخت شود اين مبالغ و يا زمانها به هزينه ها و زمانهاي تصويب شده پروژه اضافه گردد. يادتان باشد مسئوليت مديريت اطلاعات پروژه با شماست.
درس چهارم: از تجربيات قبلي ساير پروژه هاي مشابه استفاده كنيد.
درس آموخته هاي ساير پروژه ها در زمينه مديريت اطلاعات مي تواند خيلي به شما كمك كرده و زمان شما را براي برنامه ريزي اطلاعات در پروژه كاهش دهد. پس اگر در سازمان شما پروژه اي قبلا اين كار را انجام داده حتما با آنها جلسه اي بگذاريد و پس از دريافت تجربيات آنها اگر مستنداتي در اين زمينه دارند از آنها دريافت كنيد. دريافت تجربيات خاصاً در شرايطي كه پروژه شما به صورت ماتريسي اداره مي شود حتماً در واحدهاي ستادي وجود خواهد داشت. حتماً از مسئول اطلاعات پروژه بخواهيد كه فرآيندهاي انجام كارهاي اصلي پروژه را يعني آن فرآيندهايي كه در مسير توليد محصول پروژه به كار مي رود را از طريق تعامل با واحد هاي ستادي مرتبط با پروژه تهيه نموده و توسط شما بازبيني و نهايي گردد. حتماً براي اين كار زمانبندي قرار داده و سعي كنيد كه قبل از شروع هر فعاليت در پروژه روشهاي مديريت اطلاعات آن مشخص شده باشد.
http://www.hamidifar.name/myblog/22-pm-must-be-know1.html
http://www.hamidifar.name/myblog/24-pm-must-be-know2.html
Hits: 0
