چهار موردكاوي در زمينه كسب و كار
موردكاوي (1): چگونگي استفاده از IT براي راه‌اندازي كسب و كار
وین آرمیتاژ که مخارج زندگي خود را از راه رانندگي تاکسی در مي‌آورد، از عمویش پول قرض گرفت و يك آژانس كوچك مسافرتی تاسیس کرد. اين شركت سه مینی‌بوس و دو اتوبوس بين‌شهري دارد و در كار قرارداد شركتي تخصص پيدا كرده است. اما دورنمای مدیریت عملیات برای وين اضطراب‌آور بود و به فكر فرو رفت كه چگونه IT مي‌تواند به دادش برسد.
نیازهای كسب و كار
من در ساعات بیکاری‌ام مشتاقانه با کامپیوتر مشغول بودم و طبیعتا فکر می‌کردم كسب و كارم را با IT به راحتی هرچه تمام‌تر می‌توانم اداره کنم. همچنین می‌خواستم استفاده از IT وقتم را برای کارهای دیگری مثل رانندگی خالی کند.
نخستين حرکت من خرید یک کامپیوتر پيشرفته عالی برای دفتر كارم بود که عمري نسبتا طولاني داشته باشد و همه کارهای خواسته شده را انجام دهد. اما زمانی که اين را با فروشنده کامپیوتر در ميان گذاشتم، فروشنده حرفم را قطع كرد و در مورد كسب و كارم سوالاتی پرسید. مدتی نگذشت كه من تشخيص دادم امكان دارد مبلغ زیادی پول غیرضروری را صرف خريد كامپيوتر کنم. در واقع فروشنده به درستي اشاره کرد براي رفع نيازهاي كسب و كار خود فقط نياز به IT مقدماتي دارم.
مقدمات اصلي
هم‌اکنون برایم روشن شده بود همه آنچه نیاز داشتم کامپیوتری است که با آن بتوانم هر از گاهي نامه بنویسم، ایمیل ارسال و دریافت کنم، فاکتور تهیه و ارسال کنم و حساب‌هایم را نگهداری کنم. همه اینها با داشتن یک کامپیوتر رومیزی ارزان و معمولی و چند نرم‌افزار حسابداری تجاری کوچک و استاندارد میسر می‌شود.
آزمایش در برابر آینده
با اينها كه گفته شد، من هنوز سر ضرب کامپیوتر نخریدم. در عوض به خانه رفتم و شروع به مرور بعضی گزينه‌هاي كسب و كار براي آینده كردم. می‌خواستم تا آنجا که ممکن است IT خود را در برابر تغييرات آينده آزمون كنم به طوري كه هر ساله مجبور به تغییر سیستم نباشم.
به توسعه طرح‌های تجاری و پیشنهادات براي گسترش كار فکر کردم، حتی آن وقت هم چون من قصد نداشتم بیشتر از یک فرد در دفتر باشد، هنوز هم احساس کردم کامپیوتر تنها کافی است. برايم واضح بود که سیستم شبکه و سرور بيش از نياز كاري من است.
همچنین با حسابدارم راجع به نرم‌افزار حسابداری صحبت کردم. او یک نشان تجاري خاص پیشنهاد کرد که با سیستم خودش سازگاری دارد و در پایان هر سال مبلغ زیادی بابت حق‌الزحمه حسابداری صرفه‌جويي مي‌شد.
مطلب دیگری که حسابدار تذکر داد در خاطرم ماند. او گفت من باید گزارش‌ها و سوابق مالی چندین سال را نگهداری کنم به همین دلیل به دنبال راه امنی برای این کار بودم. به عبارت دیگر باید یک کپی از اطلاعات در صورتی که نسخه اصلی گم می‌شد، نگهداري می‌کردم.
تصميم به خرید
بعد از همه اینها به فروشگاه كامپيوتر رفتم و کامپيوتری استاندارد با نرم‌افزار پیشنهادی حسابدارم و هارد بیرونی برای ذخیره اطلاعات خریدم. همچنین با یک شرکت ارائه‌دهنده خدمات اینترنتی قرارداد بستم و برای ارتباط از طريق ایمیل، نام مناسبی را به ثبت رساندم.
این همه آن چیزی بود که من از IT می‌خواستم و در عمل ثابت شد كه کمک فوق‌العاده‌ای به من کرد. بنابر این پیشنهاد من این است که IT را با نیازهای واقعی كسب و كارتان نه با آنچه احساس می‌کنید مي‌خواهيد هماهنگ سازيد. همچنین باید به دنبال دريافت نظرات افرادی باشید که می‌توانند به شما کمک کنند. نتیجه این می‌شود که شما مجبور نخواهيد شد به همان اندازه‌اي كه اول فکر می‌کردید هزینه كنيد.
موردكاوي (2):ايجاد طرح آموزشی برای كاركنان
تونی بورک يك شرکت مهندسی کوچک را با هدف تولید سوپاپ برای سامانه‌های تغذيه و تنظيم مواد شیمیایی در صنعت آب خریداري كرد. گرچه كاركنان موجود مهندسان مجربی بودند اما هیچ کدام مهارت شخص تونی در زمینه سامانه‌های تغذيه و تنظيم مواد شیمیایی را نداشتند. او تصمیم گرفت با یک طرح آموزشی جامع این مشكل را حل کند.
مشورت
نخستين کاری که کردم تماس با یک مشاور آموزشي در منطقه بود. اين مشاور در مهندسی سررشته‌ای نداشت- به هر حال من مي‌توانستم تخصص را فراهم و ارائه دهم- اما نیاز به مشاوره راجع به فرآیند آموزش داشتم. می‌دانستم که اگر خيلي ساده با 10 نفر از كاركنان شركت بنشینم و در مورد آنچه باید انجام دهیم صحبت کنم راه به‌جایی نخواهم برد.
مشاور طرحی آموزشی ریخت که همراه با نقاط عطف و اندازه‌گيري پيشرفت كار و ضرب‌الاجل‌ها بود و غيبت كاركنان را محاسبه می‌کرد (به تعطیلات تابستانی نزدیک می‌شدیم) سپس او پیشنهاد داد در جلسه‌ای که با کارکنان برگزار می‌کنم کلیت طرح را تشریح نمایم. مشاور پیشنهاد داد برای هرچه آسان‌تر کردن این جلسه، نقش تسهیل‌کننده جلسه را ایفا می‌کند.
تجزیه و تحلیل نیازهاي آموزشي
کارکنان به برنامه آموزشی واكنش خوبی نشان دادند، به همین دلیل فورا تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی را عملي ساختم. هدف از این کار مقایسه سطح دقیق مهارت و دانش کنونی اعضا با مهارت‌های مورد نیاز من برای انجام این كسب و كار بود.
مشاور آموزشي و من با مشاهده نتایج تجزیه تحلیل‌ها متوجه شدیم باید یکسری آموزش‌های عمومی به علاوه یکسری آموزش‌های خاص برای کارکنان خاص تنظیم شود. این آموزش‌های خاص شامل مهارت‌های مدیریتی برای دو مدیر پروژه من بود.
اجرا و ارزشیابی
مرحله بعد شروع بدون تاخیر آموزش بود. مشاور موافقت کرد در حالی که من آموزش فنی را آغاز می‌کنم، آموزش مدیریتی دو مدیر پروژه را به عهده بگیرد. برای آموزش مدیریتی اتاق کنفرانس کوچکی در هتل محلی رزرو کردم. آموزش فنی در محل کار برگزار شد تا افراد حین آموزش با دستگاه‌های جدید نصب شده آشنا شوند.
همچنین بازدید نیم روزه‌ای را از یک شرکت دیگر تولید سوپاپ در نظر گرفتم. یکی از دوستانم که مديريت اين بخش كسب و كار را در آن شركت برعهده داشت خیلی خوشحال بود که به تشریح فرآیندهای خود می‌پردازد (او در رقابت مستقیم با من نبود).
برنامه واقعا فشرده بود و در پایان آن، جلسه دیگری با کارکنان تشکیل دادم تا پیشنهادات آنها را بشنوم و مطمئن شوم موردی فراموش نشده است. دوباره این جلسه به خوبی پیش رفت كه عمدتا به واسطه نگرش مثبت افراد نسبت به اين كار بود.
اما این آخر ماجرا نبود. زمانی که بلافاصله بعد از آموزش، تولید را آغاز کردیم، مشاور يك برنامه آموزشی دیگر برای کارمندان جدیدی که ممکن است بکار گرفته شوند، طراحی کرد. این برنامه، ارزیابی مستمر کارکنان فعلي را نيز در دستور كار قرار داد. برنامه آموزشي، همچنين فرآيند دريافت تاييديه ايزو 9001 و سرمايه‌گذاري روي افراد را به جريان انداخت.
تحلیل فرآیند طی شده
در کل، اکثر وظيفه آموزش را خودم برعهده داشتم. در آن زمان واقعا سرم خيلي شلوغ بود و بنابر این من بايد ابتدا سركارگران در هر دو جنبه مدیریتی و فنی کار را آموزش مي‌دادم. به هرحال به لطف وجود مشاور و برنامه آموزشی همه چيز به خوبی پیش رفت؛ حتي اگر کمی گیج‌کننده و پرهيجان بود.
موردكاوي (3): چگونه برای شروع كسب و كار آماده شدم
دو سال پیش جین ویرچو، كاسبي خود را به صورت طراح مستقل گرافیک آغاز کرد. این امر به دنبال شغل موفقیت‌آمیز وي در سمت سردبیر تولید و 12 ماه مراقبت از نوزاد پسرش آدریان شکل گرفت. اما اقدامات مقدماتی جین برای خوداشتغالي مطابق برنامه پیش نرفت.
لحظه‌اي برای تغییر
هنگامی که برای دفتر انتشاراتی کوچکی به عنوان سردبیر تولید کار می‌کردم، متوجه شدم خلائي در بازار براي طراح گرافیک متخصص وجود دارد. این موضوع مرا آنچنان علاقه‌مند کرد که برای گذراندن درس طراحی گرافیک به صورت پاره وقت – دو عصر در هفته- در کالج محلی ثبت‌نام کردم. هدف من از گذراندن این واحد درسی بررسی مطالب بود تا بعد از این بررسی، بتوانم برای آینده تصمیم‌گیری کنم.
اما آینده اندكي متفاوت رقم خورد، چرا که مدت کوتاهی بعد از اتمام واحد و دريافت مدرك ديپلم عالي، پسرم آدریان به دنیا آمد. اتمام این واحد و تولد آدریان مرا متقاعد ساخت تا کارم را در انتشارات رها کنم و یک سال مرخصی بگیرم. احساس کردم زمانی برای تغییر است و همسرم مارک، موافقت کرد. بنابر این تصمیم گرفتم بیشتر این یکسال را مراقب آدریان باشم، ولی همزمان خود را برای كسب و كاري با نام طراح گرافیک آماده سازم.
مقدمات اصلی كار
همان طور که گفتم خلاء در بازار را یافته بودم اما مي‌دانستم برای پر کردن این خلاء باید مشتریان بالقوه را متقاعد سازم. رويكرد من تهيه مجموعه‌اي از ایده‌ها و فرستادن آنها به افراد تصادفي آشناشده بود. متاسفانه واكنش‌ها چندان رضايتبخش نبود و با نزدیک شدن به پایان مرخصی‌ام امکان پيدا كردن شغلی ديگر به عنوان سردبیری تولید را داشتم. در اين مرحله بود كه مجبور شدم مثل يك شخص كاسب و كارآفرين و نه صرفا يك طراح تازه‌كار گرافیکی رفتار كنم. در عرض چند هفته، هم طرح كسب و كار و هم طرح بازاریابی را تهيه كرده و برای دريافت وام روانه بانک شدم.
گرچه قصد داشتم در اتاقی کوچک در منزلم کار کنم، برای ارتقاي کامپیوتر و داشتن نرم افزار مناسب نیاز به وام داشتم. آن فناوري که برای دوره HND استفاده می‌کردم به سرعت قدیمی شده بود. همچنین با اداره درآمد و گمركات تماس گرفتم تا كسب و كارم را به ثبت برسانم و با یک حسابدار در مورد مسائلی چون ماليات بر ارزش افزوده صحبت کردم. در همین اثنا، با انجام کار عام المنفعه (بدون دستمزد) برای خیریه‌های محلی و سازمان‌های غیرانتفاعی، به توسعه حوزه فعاليت‌هاي خود ادامه دادم.
نقش شبکه‌سازی
اما هنوز هیچ پولی در نیاورده بودم و احساس می‌کردم از نظر کسی که در امر استخدام طراح گرافیکی است، ناشناخته و ناآزموده هستم. اما من بخش خوبی از طرح بازاریابی‌ام را به شبکه‌سازی اختصاص داده بودم و همین بخش روش موثر و ارزانی در شناساندن من به افراد گردید.
با تلفن زدن به تمام طراحان مستقل گرافیکی در منطقه زندگي خودم شبکه‌سازی را شروع و خودم را به آنها معرفی کردم و از آنها سوال کردم آيا سرشان شلوغ است یا نه. سپس پیشنهاد دادم می‌توانم بخشی از کارهای کوچک‌شان را با بستن قراردادي جزئي انجام دهم. اگر آنها از کارم راضی نبودند، هزینه‌ای بابت آن مطالبه نخواهم کرد و در نتیجه آنها چیزی از دست نخواهند داد.
این رويكرد به طرز شگفت‌آوری با موفقیت روبه‌رو شد. حتی یکی از طراحان مرا به‌عنوان کارآفرین مورد تکریم قرار داد و از آن زمان حس کردم در كسب و كار پيشرفت مي‌كنم. در پایان اولین سال كاسبي، مطمئن شدم که دیگر نیازی به یافتن شغل سردبیری تولید ندارم.
بازانديشي گذشته
با آگاهي از اینکه کار بسیار سخت و زيادی پیش رویم است، كاسبي خود را شروع کردم اما در برآورد دقیق چگونگی فروش خدماتم با مشکل روبه‌رو شدم. گرچه در پایان، کارهایم به نتیجه رسیدند اما متوجه شدم كه می‌توانستم با انجام تحقيق بازار و توسعه يك طرح كسب و كار و برنامه بازاريابي، زمان زيادي را صرفه‌جويي كنم و خیلی سریع‌تر طرح تجاری و بازاریابی‌ام را توسعه دهم.
موردكاوي (4): چگونه از عهده نخستين سال كسب و كار برآمدم
سه سال قبل يك كارآفرين به نام بالویندر کاور هتل کوچکی افتتاح کرد. او فهميده بود دوازده ماه نخست كسب و كار، تعیین‌کننده پیروزی یا شكست در آن كار است، بدون توجه به اينكه چقدر از قبل آماده شده باشد. بنابر این بالویندر راهنماي بقای خويش را درون طرح كسب و كار گنجاند.
نیازهای مالی شخصی
تقریبا 50درصد كسب و كارهاي جدید در سال اول شکست می‌خورند. آن طور كه تحقيقات نشان مي‌دهد، دلایل مختلفی براي عدم موفقيت وجود دارد. در نتيجه برای من روشن بود نیاز به اعمال کنترل سفت و سخت نه فقط بر امور مالي كسب و كار بلکه امور مالي شخصی نیز هست.
بنابراین اصول مربوط به کاهش هزینه‌ها در كسب‌وكار را در مورد هزينه‌هاي زندگی شخصی‌ام نيز به کار بستم. شاید شجاعانه‌ترین حرکت من در این جهت، نقل مكان از منزلم، اجاره دادن آن و اقامت در هتل محل كارم بود. درآمد اين اجاره، جوابگوي اقساط وام منزلم بود و با ماندن در هتل کاملا مي‌توانستم روی استقرار كسب و كار به عنوان یک دغدغه همیشگی تمرکز کنم. 24 ساعته دردسترس بودن باعث کاهش هزینه‌های پرسنلی نیز شد (گرچه بعد از سه ماه خسته شدم و مجبور شدم نیروی کمکی استخدام كنم)
IT
هر كسب و كاري که مستلزم یکسری معاملات منظم و دائمي باشد- در مورد کار من، مبالغي كه روزانه وارد مي‌شود و پرداخت‌های بيشماري كه به تامين‌کنندگان و پرسنل داده مي‌شود- نیازمند سیستم مدیریتی قابل اطمینان است.
قبل از افتتاح هتل، وقت زیادی صرف پیدا کردن سیستم IT مناسب برای برآورده کردن نیازهایم نمودم. صادقانه بگویم سیستمي كه الان استفاده مي‌كنم یک یا دو مشکل کوچک دارد، اما صرفه‌جويي عايد شده به خاطر قیمت آن در مقايسه با نصب سیستم IT که به هر ساز شما برقصد اين اندك اشكال و دردسر را توجیه كرده و قابل قبول می‌سازد.
بانکداری
اما ضعف من نیافتن بهترین حساب بانکی تجاري قبل از گشودن درهای هتل به روی ميهمانان بود. بعد از دریافت هزينه‌هاي معاملات بانکی چهارماه اول كه احساس كردم رقم قابل توجهي بود در بانك دیگری حساب باز کردم. سوابق خوش‌حسابی من در چهار ماه اول شاید به من کمک كرد تا به یک توافق شايسته‌اي با بانک جدیدم دست پيدا كنم. متاسفانه مجبور بودم حساب قبلی را تا 8 ماه دیگر حفظ كنم (قراردادم یکساله بود) اما حداقل کل هزينه‌هاي عمليات بانکی‌ام به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش یافت.
ارزيابي سود
از قبل مطمئن بودم كه طرح تجاری من تفاوت بارزی بین جریان نقدینگی و سود قائل مي‌شد. این نكته‌اي بود که از حسابدارم فهميده بودم. به عبارت دیگر گرچه به نظر می‌رسید از نخستين روزی که موسس هتل بودم کارم را به خوبی انجام داده‌ام، می‌دانستم که نباید شروع به محاسبه سودم در هر زمانی بكنم که هفته یا ماه خوبی داشته‌ام.
بلکه باید تا آخر سال اول صبر کنم تا بتوانم بین هزینه‌های ورودی و خروجی تعادل برقرار سازم. این رويكرد بعدها مرا تشویق به اقتباس نگرشي مقتصدانه کرد و این تعادل باعث شد تا در شرایط غیرمنتظره‌اي که در صورت پول نداشتن منجر به شکست تجارت می‌شوند، سرمایه داشته باشم. مثال بارز آن دقيقا 6 ماه نخست سال اول بود که نیاز فوری به تعمیرات سقف هتل پیش آمد.
یک نصیحت
اگر بخواهم به کسی که می‌خواهد نخستين سال كسب و كار خود را به عنوان كارآفرين آغاز کند پندی بدهم این است که هرچه می‌توانید تدارکات و آمادگي برای تامین منابع مالی ایجاد کنید.
مترجمان: منصوره واثق و امید شکیبا
برگرفته: دنیای اقتصاد
بازدیدها: 0
