امروزه بيشتر اداره‌ها و سازمان‌هاي دولتي كشور ـ به‌دليل وجود بروكراسي اداري و انجام نشدن درست كارها و نود نظارت كافي بر روند انجام مراحل اداري ـ با انبوهي از خلاف‌هاي اداري، مالي و نارضايتي مراجعان روبرو هستند.
در اين نوشتار كوشش مي‌شود تا دست‌آوردهاي اتوماسيون اداري، در زمينة اينگونه مفاسد و مشكلات اداري، شناخته شود.
چكيده :
درباره سودمندي اتوماسيون اداري شرکت‌ها و ادارات بحث‌هايي بسيار مطرح شده است، اما بيشتر کارشناسان براي اثبات آن به ابعاد اقتصادي و مديريتي آن پرداخته‌اند. امکان تبادل سريع مکاتبات، سادگي روند پيگيري مكاتبات، جلوگيري از ثبت‌هاي چندباره، جلوگيري از تكثير بي‌مورد مكاتبات، امكان طبقه‌بندي مكاتبات در رده‌هاي گوناگون و جست‌وجوي سريع آنها، امكان بررسي عملكرد كارمندان و بخش‌هاي گوناگون سازمان و امكان سازماندهي درست دستگاه‌ها با توجه به اطلاعات دقيق جريان مكاتبات و فعاليت‌ها، دلايلي هستند كه از همين ديدگاه سرچشمه مي‌گيرد.
اين مقاله از ديدگاه كاهش مفاسد مالي و جلوگيري از نارضايتي ارباب‌رجوع، اتوماسيون اداري را بررسي مي‌كند.
اين روزها ديگر همة مردم با اصطلاحاتي چون “اتوماسيون اداري”، “فساد اداري و مالي” و “نارضايتي ارباب رجوع” آشنا هستند.
در انبوه مقالاتي كه درباره روش‌هاي مبارزه با مفاسد مالي منتشر شده است، بر برخي از اصول بيشتر تاكيد مي‌شود كه در هر كشور ـ با توجه به شرايط سياسي، اجتماعي و مديريتي آن ـ بايد تطبيق، تبيين و اجرا گردد1. فصل مشترك و اهم اصول مبارزه با مفاسد مالي در اين مقالات عبارت است از: تقويت، شفافيت و پاسخگويي بخش دولتي، مستند سازي، تسهيل مقررات اداري، تقويت نظام حسابرسي و ذيحسابي و كنترل و نظارت موثر بر فعاليت‌هاي مالي و بودجه دولت و شركت‌هاي دولتي، تقويت نظام مالياتي و مبارزه قاطع با پولشويي، خصوصي سازي، تبيين اخلاق حرفه‌اي، اطلاع‌رساني شفاف، سريع و بدون تبعيض تصميمات موثر بر شاخص‌هاي اقتصادي، معاضدت قضايي با ديگر كشورهاي طرف قرارداد بازرگاني و … اما همانگونه كه ديده مي‌شود، گرايش اصلي اين پيشنهادها، پيشگيري از مفاسد مالي در كشورها است.
در همين حال، مجموعه تلاش‌هاي بالا ضمن پيشگيري از مفاسد مالي، بر تقويت ابزارهايي تاكيد دارد تا حكومت در صورت بروز فساد، بتواند به سرعت و دقت آنرا كشف و با مفسدان مقابله كند. طبيعي است كه مجازات‌هاي بازدارنده قانوني و برخورد قاطع و بدون تبعيض دستگاه قضايي با متهمان، مكمل و در واقع ضمانت اجراي تصميماتي است كه دولت براي پيشگيري از مفاسد و مبارزه با آن پيش مي‌گيرد.
اكنون با فرض بر اينكه قوانين بازدارنده براي مبارزه با مفسدين وجود دارد و دستگاه قضايي هم بدون تبعيض و اغماض با متخلفان برخورد مي‌كند، به اين نكته مي‌پردازيم كه آيا زمينه‌هاي لازم براي اجراي تصميمات و سياست‌هاي نظارتي دولت وجود دارد يا خير؟ طبيعي است كه فرض مجازات بازدارنده و برخورد بدون تبعيض و اغماض هنگامي محقق خواهد شد كه مستندات و ادله لازم براي اثبات جرم فراهم شده باشد وگرنه حتي اگر همه كارهاي قوه قضاييه به خوبي پيش‌رود، بزرگترين مجرمان هم مي‌توانند به سادگي از عدالت بگريزند.
در اينجا منظور از قوه قضاييه كليه مراجع تصميم گير و صادركننده حكم در مورد تخلفات مالي ـ مانند: دادگاه‌ها و دادسراهاي عمومي و انقلاب، سازمان تعزيرات حكومتي، دادگاههاي تخلفات اداري، مراجع مختلف صادر كننده جريمه در دستگاه اجرايي از قبيل مميزان مالياتي، بازرسان كار و تامين اجتماعي، ماموران گمرك، نيروي انتظامي و وزارت اطلاعات در مورد مصالحه اداري با قاچاقچيان كالا و ارز ـ است. به همين ترتيب عبارت قوه قضاييه بسياري از بخش‌هايي را كه به صورت اعتباري زير نظر اين قوه اداره مي‌شود را ـ مانند : سازمان ثبت اسناد، ثبت شركت‌ها و ثبت مالكيت معنوي ـ در بر نمي‌گيرد.
اكنون فرض مي‌كنيم كه نظام و به ويژه دولت عزم خود را در پيشگيري و مبارزه با مفاسد جزم كرده، تصميمات لازم براي اين امر را نيز به‌تصويب رسانيده است. آيا نظام اداري و مديريتي حكومت و بخش خصوصي، حتي با فرض پذيرش چنين كارهايي، توان و آمادگي لازم را براي اجراي اين تصميمات دارند؟
براي نمونه، شركتي كه در وضعيت نامناسب مالي است، با ارايه گزارش‌هاي غير واقعي به بانك‌ها و ديگر موسسات پولي كشور، با فريب آنها وام‌هاي كلاني از سيستم بانكي دريافت مي‌كند. آثار اقتصادي و اجتماعي اين كار به ظاهر كوچك، براي كشور بسيار ويرانگر است: زيرا با گسترش اين كارها، بانك‌ها امكان پرداخت سود بيشتر به مشتريان را از دست مي‌دهند و در نتيجه، وجوه مردم به مبادي غير رسمي و پرخطر هدايت مي‌گردد.
از آنجا كه كمترين نظارتي هم بر اين موسسات ـ كه با نام‌هاي گوناگون و حتي صندوق قرض الحسنه نيز فعاليت مي‌كنند ـ نمي‌‌شود، خطر ورشكستگي اين موسسات را تهديد مي‌كند. با ورشكستگي هر يك از اين موسسات، ده‌ها و صدها خانواده تمام يا بخشي از هستي خود را از دست مي‌دهند، صدها پرونده در دادگاه‌ها تشكيل مي‌گردد و ساعت‌هاي زيادي از وقت مردم و مسوولان قضايي و امنيتي، صرف رسيدگي به اين پرونده‌ها مي‌شود. اما اين تنها بخشي از ويرانگري‌هاي گزارش‌هاي غير واقعي به بانك‌ها است. پس از گسترش اين گونه كارها، بانك‌ها براي ايمن ماندن از ريسك سوخت مطالبات خود، همه مشتريان را وادار به ارايه وثيقه‌هاي سنگين ملكي مي‌كنند.
براي هر بار توثيق يك ملك، ضمن انجام كارهاي مستقيم اداري كه در بانك و ثبت اسناد صورت مي‌گيرد، مشتري بايد با مراجعه به شهرداري و دارايي و اخذ مفاصا حساب، هزينه‌هاي محضر را هم بپذيرد. اين كار و كارهاي همانند آن ـ كه در كشور پرشمارند ـ موجب ارجاع انبوه مراجعان به دستگاه‌ها شده، در نتيجه بخشي از نيروي مديريتي آنها را به خود مشغول مي‌سازد. در اين ميان، بسياري از نيازمندان و كارآفريناني كه امكان ارايه وثيقه ملكي سنگين را ندارند، از دسترسي به وام بانكي محروم مي‌مانند و به بازار آزاد و روش‌هاي غير مجاز روي مي‌آورند.
اكنون دو پرسش به ميان مي‌آيد: يكي اينكه در شرايط كنوني و با امكانات موجود، براي آگاهي از وضعيت مالي و اعتباري يك شخص خصوصي (حقيقي يا حقوقي) چه راه‌هايي وجود دارد؟ و دوم آنكه براي ايجاد اين امكان چه راهكاري وجود دارد؟
پاسخ پرسش نخست اين است كه در هم‌اكنون تنها راه بانك‌ها براي اين بررسي، اتكا به پيشينه و گذشته مشتري و يا مشاهده دارايي‌هاي مشهود مشتري است. از اين گروه از مشتريان كه بگذريم در ديگر موارد بانك مجبور است به ادعاي مشتري بسنده كند و مشكل كمبود اطلاعات خود را با وثيقه جبران كند. اما در شركت‌هاي دولتي كه داراي يك دفتر امور مالي هستند، امكان اتكا به صورت‌هاي مالي و دفترهاي قانوني شركت وجود دارد.
پاسخ پرسش دوم نيز اين است كه دولت مي‌تواند با ايجاد زيرساخت‌هاي لازم، اين امكان را ايجاد كند كه اطلاعات ارايه شده از سوي اشخاص قابل استناد و اطمينان باشد. مهم‌ترين اين كارها، اجراي كامل قانون حسابرسان رسمي است تا درستي اطلاعات هر شركت از سوي يك نهاد رسمي و قانوني ديگر تاييد شود. اما اين روش نيز به تنهايي كافي نيست، زيرا حسابرسان رسمي نيز در بسياري از موارد به دريافت تاييديه از شركت‌ها و سازمان‌هاي ديگر نيازمندند. از اين گذشته، حسابرسان رسمي بيشتر بر پاية اسناد موجود نظر مي‌دهند و اگر شركتي بر خلاف روال قانوني و با ارايه گزارش‌هاي دروغ از بانك وام دريافت كرده باشد، از آن آگاه نخواهند شد.
راه حل تكميلي آن است كه در يك سيستم اطلاعات مديريت متمركز، همة اطلاعات ارايه شده از سوي اشخاص (حقيقي و حقوقي) به دستگاههاي گوناگون كشور ثبت گردد و هر يك از دستگاه‌ها براي كسب اطلاعات درست به سيستم مراجعه كند.
براي نمونه، اگر در اين سيستم اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالياتي فرد ثبت گردد، همه اشخاص (حقيقي يا حقوقي) براي كسب اعتبار بيشتر در سيستم بايد درآمد واقعي خود را آشكار سازند و شركتي كه براي فرار از ماليات، اطلاعات مالي ضعيفي را ارايه كند بايد هزينه‌هاي مربوط به وضعيت مالي ضعيف خود را نيز بپردازد. از رايج‌ترين اين هزينه‌ها ارايه وثيقه بيشتر هنگام اخذ وام خواهد بود.
گفتني است كه براي داشتن يك سيستم بزرگ متمركز كه اطلاعات مالي شركت‌ها را در اختيار همگان قرار دهد، در گام‌هاي آغازين به يك سيستم مداوم و پرسرعت نياز نيست و با كمترين امكانات سخت افزاري و سيستم‌هاي اتوماسيون اداريٍ معمولي نيز راه‌اندازي چنين مراكزي امكانپذير است.
از ديگر تخلفات مالي كه ده‌ها پرونده در مورد آن در شعب گوناگون دادگاه‌ها وجود دارد، جعل اسناد و مدارك و مجوزهاي دستگاههاي دولتي است. در واقع به دليل نبود يك سيستم مكانيزه ارتباطي ميان دستگاههاي گوناگون كشور، متخلفان اين امكان را مي‌يابند كه با جعل اسناد دستگاههاي دولتي، مفاسد مالي كلاني را مرتكب شوند. در برخي موارد، برخي دستگاههاي دولتي براي اطمينان از عدم جعل اسناد كارهاي اداري بسياري را در روند كار ارباب رجوع گنجانيده‌‌اند، كه موجب اتلاف منابع و به‌ويژه وقت ارباب‌رجوع گشته است. اين در صورتي است كه دستگاههاي دولتي و حتي خصوصي ارايه كننده مجوزهاي گوناگون، مي‌توانند با تجهيز به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري، اسناد و مكاتبات خود را با اطمينان بالا در اين سيستم‌ها مبادله كنند.
از ديگر مفاسد اداري كه در دستگاههاي دولتي صورت مي‌گيرد، معطل كردن بيش از اندازه ارباب رجوع و ارجاع بي‌مورد كارهاي وي به بخش‌هاي بي‌ربط است. اين كار سرانجام به پرداخت وجوه غير قانوني توسط ارباب رجوع براي تسريع در كارهاي خود خواهد شد. اين در حالي است كه كارهاي برخي ديگر از مراجعان به‌سرعت و بدون رعايت بسياري از تشريفات اداري انجام مي‌گردد.
اما اگر مكاتبات و امور اداري ارباب رجوع به‌دقت ثبت گردد و امكان پيگيري شكايات آنها امكانپذير باشد، بسياري از اين مفاسد كاهش يافته يا دست‌كم قابل شناسايي مي‌شود و در اين صورت برخورد دقيق با متخلفان آسان مي‌گردد.
از ديگر چيزهايي كه ارتكاب مفاسد مالي در نظام اداري كشور را آسان مي‌كند، گم شدن و گم كردن اسناد و مدارك رسمي است. همچنين در جريان رسيدگي به گزارش‌هاي مربوط به مفاسد مالي توسط واحدهاي بازرسي و حسابرسي، مفسدان برخي از اسناد و مدارك را از بين مي‌برند. بديهي است، در صورتي كه سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در اينگونه مراكز به‌كار روند، اين امكان نيز از دسترس متخلفان خارج مي‌گردد.
يكي از ديگر مشكلات واحدها و دستگاههاي بازرسي و حسابرسي در نظام اداري كشور اين است كه براي رديابي و پيگيري قراردادها و معاملات و مستندات مربوط به درآمدها و هزينه‌ها ـ به‌علت در دسترس نبودن سريع اسناد پيگيري ـ از خود زمان و توان بالايي را صرف مي‌كنند؛ كه اين كار نيز با برپايي اتوماسيون اداري به كمترين اندازه مي‌رسد.
مزاياي گفته شده براي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري مشروط به آن است كه دولت به صورت هماهنگ، اقداماتي را در كشور انجام داده، شركت‌ها و موسسات تهيه كننده اين سيستم‌ها را وادار به رعايت برخي ضوابط در اين سيستم‌ها كند. اهم اين اقدامات و الزامات به شرح زير است:
دولت همه دستگاههاي دولتي را ملزم سازد تا با زمانبندي مشخصي، سيستم مكاتبات خود را مكانيزه كرده، امكان پيگيري مكاتبات ارباب رجوع را از طريق اين سيستم‌ها امكانپذير سازد. در همين راستا دولت بايد از استقرار سيستم‌هاي اتوماسيون اداري كه ضوابط دولت را رعايت نكنند، جلوگيري كند.
دولت بايد شركت‌هاي توليد كننده سيستم‌هاي اتوماسيون اداري را ملزم سازد تا تحت پروتكل و استاندار مشخصي امكان تبادل نامه با يكديگر را در سيستم فراهم سازند، به‌گونه‌اي كه هنگام تبادل، امكان اصلاح نامه ارسالي توسط گيرنده وجود نداشته باشد.
دولت بايد شركت‌هاي توليد كننده سيستم‌هاي اداري را ملزم سازد كه ضوابطي را رعايت كنند تا اطمينان لازم نسبت به اين سيستم‌ها به‌دست آيد. اهم اين ضوابط مي‌تواند چنين باشد:
* حذف و اصلاح نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعي و نهايي در نامه‌هاي صادره تحت هيچ شرايطي امكان پذير نباشد.
* امكان حذف و اصلاح مشخصات اصلي و مستندات نامه‌هاي وارده نيز پس از ثبت نهايي غير ممكن گردد.
* امكان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آنها توسط هيچ كس در سيستم امكانپذير نباشد.
* تاريخ و ساعت ارجاعات و اقدامات بر روي يك نامه، تنها از سرور اصلي مشخص شده، ثبت شود و غير قابل اصلاح باشد .
البته مسايل گفته شده در اين نوشتار، تنها بخشي از مزاياي بهره‌گيري از اتوماسيون اداري در كاهش تخلفات را نشان مي‌دهد و بي‌گمان انبوهي ديگر از نا‌به‌ساماني‌هاي اداري، با كاهش اتلاف وقت و پول ارباب‌رجوع و آسايش بيشتر كارمندان ـ به‌علت كاهش برخوردهاي وي با مراجعان ـ از ميان خواهد رفت.
براي آگاهي بيشتر از اين اصول، 40 توصيه مجمع جهاني مبارزه با فساد و يا پيش‌نويس كنوانسيون جهاني مبارزه با فساد را ببينيد.2
منظور آن قسمت از دولت است كه متولي امر مكانيزه كردن دستگاههاي دولتي است. در حال حاضر ظاهراً طرح تكفا تنها متولي اين امر است ولي هنوز بسياري از دستگاههاي دولتي بدون هماهنگي با طرح تكفا مشغول انجام اين اتوماسيون و اجراي طرحهاي تكنولوژي اطلاعات در محيط خود هستند.
Hits: 0
