در غالب سازمان‌هاي پروژه محور، يکي از بزرگ‌ترين مشکلات پيش روي مديريت، گردش شديد نيروها در درون سازمان و همين طور ورود نيروها به سازمان و خروج سريع آنها از آن‌جا است.
به صورت کلي مشکلات پديد آمده از آمدن و رفتن آدم‌ها به چهار دسته تقسيم مي‌شوند و هر دسته راه‌حل خاص خودش را دارد:
1. از دست رفتن دانش
وقتي آدم‌ها مدتي در يک شغل کار مي‌کنند، مأموريت کلي تيم خودشان و روش انجام کار را ياد مي‌گيرند. اما با ترك كردن تيم اين دانش از گروه خارج مي‌شود. دو راه‌حل کلي براي اين مشکل وجود دارد:
1-1. فعاليت‌ها را تا حد امکان استاندارد کنيد تا كارمندان نياز به آموختن نكات متعدد در حين كار نداشته باشند. مثلا وقتي پزشکي در اورژانس استخدام مي‌شود، ديگر لازم نيست به او ياد داد که در موقعيت‌هاي بحراني چه کند.
اين استاندارد کردن مي‌تواند حتي وقتي آدم‌ها ثابت هستند هم انجام شود و بعدها تازه‌واردين را براساس آن آموزش داد.
1-2. مطمئن شويد چند آدم متخصص و کارآزموده ثابت در تيم‌تان داريد: کساني که دانش توليد شده را حفظ و نگه‌داري مي‌کنند تا بعدها به تازه‌واردين منتقل کنند.
وقتي آدم‌ها مدتي در کنار هم کار مي‌کنند ديدگاه مشترکي نسبت به کار و شيوه ارتباط با يكديگر پيدا مي‌کنند. تغيير در اعضاي تيم باعث از بين رفتن اين ديدگاه مشترک مي‌شود. براي اين مشكل چند راه‌حل وجود دارد. يکي اينکه تلاش کنيم نقش اعضاي تيم را تا حد امکان از يکديگر مستقل کنيم؛ تا ديگر نيازي به ايجاد آن ديدگاه مشترک نداشته باشند. راه‌حل دوم رسميت بخشيدن و استاندارد کردن روابط ميان اعضاي تيم است.
علاوه بر اين دو، ايجاد سيستم‌هاي مديريت دانش و اطلاعات در سازمان و ثبت کليه اطلاعات و دانش‌هاي در اختيار افراد و سپس به‌اشتراک‌گذاري آنها با ديگر اعضاي تيم (از طريق سيستم‌هاي رايانه‌اي تحت شبکه مديريت دانش / مديريت اسناد و مدارک يا ديگر موارد مشابه) نيز براي موفقيت، ضروري است. وقتي چنين سيستمي ايجاد شود، اگر کارفرمايي با سازمان تماس بگيرد و فردي حضور نداشته باشد، همکارش مي‌تواند پاسخگوي سوال کارفرما باشد.
3. تعهد ناکافي
وقتي آدم‌ها مدتي کنار هم‌ديگر کار مي‌کنند، به گروه‌شان تعهد پيدا مي‌کنند. بر همين اساس است که ورود عضو جديد به گروه توسط اعضاي قديمي به دليل نگراني نسبت به تعهد او، به راحتي پذيرفته نمي‌شود! چه بايد کرد؟ به‌عنوان مدير تيم يا طراح سازمان بايد مطمئن شويد که خود شغل براي هر فرد ذاتا انگيزش‌بخش است.
مثال جالب در اين زمينه پرستاران يک شيفت بيمارستان هستند. در سيستم قديمي هر پرستار مسوول بخشي از کار پرستاري براي همه بيماران بود: يعني يک نفر مسوول پذيرش، يک نفر مسوول دارو دادن و… اما در سيستم جديد هر پرستار مسوول رسيدگي به همه کارهاي مربوط به چند بيمار خاص است و بنابراين، هم انگيزه بيشتري براي کار مي‌يابد و هم ارتباط عاطفي با بيمار
برقرار مي‌کند.
خوب همين‌جا يک سوال ديگر: با سواران مجاني(Free Riders، کساني که هميشه هيچ کاري نمي‌کنند و از نتايج کار ديگران هم استفاده مي‌کنند) چه کنيم؟ براي حل اين مشکل بايد از نظر فني کاري کنيم که فعاليت‌هاي هر يک از اعضاي گروه کاملا شفاف و قابل اندازه‌گيري باشد. سپس عملکرد هر فرد در جلسات هفتگي به صورت کاملا دوستانه اما دقيق با حضور همه بررسي شود. کساني که نتوانند در سطح انتظاراتي که از آنها مي‌رود کار کنند، طبيعي است که بايد تيم را ترک کنند.
راه‌حل چيست ؟ بگذاريد آدم‌ها در شغل‌شان احساس هويت کنند. آنها را به يک کار خاص بگماريد و بگذاريد آنها كاركنان ثابت شركت را که دارند همان کار را در سازمان شما انجام مي‌دهند بشناسند و در همان گروه رشد کنند.
علاوه بر آن سعي کنيد آدم‌ها را با چرخش مداوم در سازمان گيج نکنيد. انتظارات و سبک مديريت مديران مختلف متفاوت است. اين کار مشکل ديگري هم دارد: فرد احساس مي‌کند در سازمان هيچ کس به رشد شغلي او اهميتي نمي‌دهد؛ چيزي که يک عامل از بين برنده انگيزه است.
کار کردن زير دست يک مدير حداقل اين احساس خوب را براي فرد به وجود مي‌آورد که کسي هست که نگران رشد شغلي او باشد و او را به‌عنوان يک فرد با اهميت در سازمان به رسميت بشناسد.
مترجم: علي نعمتي شهاب
Hits: 0
