راهکارهایی برای بقا و موفقیت سازمان
سازمان‌ها نیز مانند انسان‌ها دوره عمری دارند؛ زمانی نوزاد هستند و سپس کودکی، نوجوانی و جوانی را تجربه می‌کنند و به پیری می‌رسند. عمدتا در هر یک از این دوره‌ها، سازمان‌ها مشکلات رایج و شبیه به هم دارند و عوامل اصلی رشد در آنها مشابه یکدیگر است. البته زندگی سازمان‌های مردم نهاد و داوطلبانه، تفاوت‌هایی با سازمان‌های تجاری و انتفاعی دارد. در این مقاله، با نگاه به پژوهش‌های صورت گرفته در حوزه چرخه زندگی سازمان‌های مردم نهاد و همچنین با درنظر گرفتن شرایط سازمان‌های کشور، شش دوره مختلف برای زندگی سازمان‌های مردم نهاد در کشورمان ارایه می‌شود.
تولد سازمان: ایده پردازی و تیم سازی
در این مرحله هنوز سازمانی وجود ندارد و آنچه وجود دارد تنها ایده‌ای در ذهن فرد/گروه موسس سازمان است. معمولا بر اساس یک دغدغه عمیق شخصی و تشخیص نیازی در جامعه، فرد/گروه بیان‌گذار ایده‌اش را با دیگران مطرح می‌کند تا آن را به نقد بگذارد، ایده‌هایی برای طراحی خروجی اولیه کسب کند و تیم اولیه را شکل دهد. عدم آشنایی با مهارت‌های حرفه‌ای مدیریت ممکن است زمینه‌ساز مشکلاتی شود که در مراحل بعدی، برای سازمان مشکلاتی ایجاد کند.
|
خلاصه‌ای از ویژگی‌های سازمان در مرحله «تولد سازمان» |
|
|
خدمات و خروجی سازمان |
هنوز به صورت مشخص تعریف نشده است؛ اما ویژگی‌های سازمان و انتظارات از خروجی و یا خدمات تا حدی مشخص است |
|
رهبری سازمانی، منابع انسانی و ساختار سازمانی |
سبک رهبری، کارآفرینانه، خلاق و ایده‌پرداز است؛ اعضای تیم اولیه معمولا داوطلبانی پرشور و انرژی هستند. کارها به صورت پراکنده هدایت شده و ساختار منظم و دقیق هنوز شکل نگرفته است . |
|
مسایل اصلی در اداره سازمان |
هنوز کسی به جزئیات مسائل مدیریتی و سازمان فکر نمی‌کند. |
|
مهم‌ترین مشکلات و نیاز اصلی سازمان |
عدم آشنایی با مهارت‌ها و یا تجربه محدود مدیریتی ممکن است مشکلاتی را در تشکیل تیم، طراحی خروجی و تهیه برنامه اجرایی ایجاد کند. نیاز اصلی سازمان خلاقیت، ایده‌پردازی، تصمیم‌گیری سیستماتیک و مهارت تشکیل یک تیم متوازن است. |
|
|
|
کودکی سازمان: روزهای طلایی مشارکت و همدلی
در دوره ابتدایی پس از تشکیل سازمان شاید مهم‌ترین خصوصیت، محیط بسیار صمیمی، غیررسمی و ساعت کار طولانی باشد. در این مرحله رویه‌ها و دستورالعمل‌ها هنوز شکل نگرفته‌اند و مقررات خیلی جدی وجود ندارد، اما تعهد اعضا به دغدغه اصلی سازمان بالاست؛ چرا که اصولا خروجی هنوز واضح و مشخص نیست و هر کسی از ظن خود یار می‌شود و در ذهنش آن را مطابق خواسته‌های خود می‌بیند. به همین دلیل، چگونگی تعریف خروجی و یا به عبارتی تبدیل ایده‌ها به طرح اولیه نیاز به انرژی، دقت و وقت فراوانی دارد.
یکی از مواردی که در این مرحله رایج و عمدتا برای مراحل بعدی مشکل‌زاست مستندسازی است؛ چرا که به دلیل گرفتاری زیاد، اعضا وقتی به مستندسازی اختصاص نمی‌دهند و در بسیاری موارد تجربه حاصل از سعی و خطاها در سازمان ثبت نمی‌شود. از مشکلات دیگر در این مرحله این است که اعضای تازه وارد به اندازه شخص/گروه موسس سازمان ثابت قدم و توانمند نیستند و از خروجی، تصویر روشنی در ذهن ندارند. از این جهت، شخص/گروه بنیان‌گذار باید در کنار همه وظایفش اعضای تازه وارد را هم هدایت کند؛ اگر تعداد اعضا تازه وارد زیاد باشد، هدایت آنها می‌تواند کار پیچیده ای باشد و این احساس را در شخص/گروه موسس ایجاد کند که بر اوضاع مسلط نیست و از پیگیری ادامه کار دلزده شود. بسیاری از موسسات در مرحله کودکی دست از سعی و تلاش کشیده و به دلیل مشکلات اولیه منحل می‌شوند. بنابراین، نیاز اصلی در این دوره از زندگی سازمان، ثبات قدم، هدایت و رهبری موثر اعضا سازمان است.
|
خلاصه‌ای از ویژگی‌های سازمان در مرحله «کودکی سازمان» |
|
|
خدمات و خروجی سازمان |
برنامه‌ها/محصولات اولیه‌ای در حال شکل گرفتن است. خدمات سازمان هنوز کامل تبیین نشده و به صورت مجموعه‌ای فعالیت است. اعضا احساس مسئولیت عمیقی برای ارایه همین خروجی‌های اولیه دارند. |
|
رهبری سازمانی، منابع انسانی و ساختار سازمانی |
چشم‌اندازی که در ذهن رهبر سازمان است گروه را به جلو هدایت می‌کند. تصمیم‌گیری‌ها بیشتر توسط رهبر گروه انجام می‌شود. سلسله مراتب و تقسیم مسئولیت جدی وجود ندارد. تقریبا همه کارها توسط داوطلب‌ها انجام می‌شود و به ندرت سازمان عضو تمام وقت دارد. محیط کار بسیار صمیمی و همچون یک خانواده است. |
|
مسایل اصلی در اداره سازمان |
یک شورا/تیم اداره کننده کم تعداد که هماهنگی و انسجام بسیار خوبی دارد، برنامه‌ریزی‌های سازمان را انجام می‌دهد. معمولا در مرحله کودکی سازمان، اعضا «شورا و یا تیم اداره کننده» همه از بنیان‌گذاران هستند که آرام آرام تصمیم می‌گیرند ساختاری رسمی برای اداره سازمان درست کنند. |
|
مهم‌ترین مشکلات و نیاز اصلی سازمان |
مستندسازی جدی گرفته نمی‌شود و بسیاری از تجربه‌های سازمان ثبت نشده یا در بسیاری فعالیت‌ها دوباره کاری صورت می‌گیرد. اعضا تازه وارد آرام آرام به گروه اضافه می‌شوند و انرژی زیادی از تیم بنیان‌گذار صرف هدایت و رهبری آنها می‌شود. |
|
|
|
دوران بلوغ: رشد همراه با سردرگمی
بعد از نهایی‌شدن خروجی سازمان و حل مشکلات مالی و حقوقی، ارتباطات سازمان با مخاطبینش عمیق‌تر می‌شود؛ در این مقطع سازمان و خدمات آن رشد می‌کند. رشد سریع سازمان در کنار پیامدهای مثبت، می‌تواند عواقب منفی نیز به همراه داشته باشد. به طور مثال در این مرحله معمولا فرصت کافی برای هماهنگ کردن کلیه کارها وجود ندارد و کارها به جای این که براساس دسته‌بندی وظایف مشابه سازماندهی شود، بر مبنای افراد حاضر و سطح توانمندی‌هایشان درگروه، سازماندهی می‌گردد. مثلا ممکن است موسس سازمان هم کارهای روابط عمومی را انجام دهد، هم برای جذب بودجه فعال باشد و هم بخش‌هایی از خروجی را طراحی و اجرا کند.
یکی دیگر از مشکلات احتمالی، پیدایش اختلاف نظر بین اعضاست. به علاوه، این احتمال نیز وجود دارد که رهبر گروه بنا به عادت، شخصا تصمیم‌های مهم را اتخاد کرده و به این ترتیب، گاه آنچه در «شورا/ تیم هماهنگی گروه» و با نظر همه اعضا تصویب می‌شود، توسط یک یا چند نفر از بنیان‌گذاران سازمان نقض گردد. چنین عملکردی ممکن است منجر به عدم رعایت مجموعه قوانین و مقررات تعیین شده در سازمان توسط دیگر اعضا نیز شود.
برای حل مشکلات این مرحله، لازم است که رهبران/ بنیان‌گذاران سازمان، سیستم و ساختاری برای فرآیندهای تصمیم‌گیری سازمان طراحی کرده و به آن پایبند باشند. دانش حرفه‌ای مدیریت پروژه و مدیریت فرآیندهای کاری و نیز مهارت‌هایی چون تفویض اختیار و رهبری سازمانی می‌تواند در این مرحله کمک شایانی باشد و موجب استفاده از پتانسیل‌های مدیران جدید سازمان و افزایش توان سازمان گردد.
|
خلاصه‌ای از ویژگی‌های سازمان در مرحله «بلوغ سازمان» |
|
|
خدمات و خروجی سازمان |
خدمات و برنامه‌های سازمان کاملا نهایی شده و به مخاطبین سازمان ارایه می‌شود. معمولا تقاضای مخاطبین بیشتر از توان سازمان برای ارایه خدمات/محصولات است. مجموعه برنامه‌ها و خروجی‌های سازمان انسجام خوبی دارد و مطابق نیاز مخاطبین است. |
|
رهبری سازمانی، منابع انسانی و ساختار سازمانی |
میزان تصمیم‌گیری و هماهنگی‌ها برای رهبر سازمان بسیار زیاد می‌شود. رهبری مشارکتی و گروهی لزوم بیشتری پیدا می‌کند چرا که می‌تواند مسئولیت تصمیم گیری را میان اعضای گروه به اشتراک بگذارد. تقسیم وظایف و ایجاد ساختار سازمانی حرفه‌ای شروع می‌شود. اعضا در تصمیم‌گیری‌های میانی و کلان مشارکتشان را شروع می‌کنند، ولی هنوز بخش مهمی از تصمیم‌ها توسط شخص/گروه بنیان‌گذار گرفته می‌شود. توانمندی‌های بعضی از اعضای سازمان رشد چشم‌گیر خواهد داشت. همراه شدن اعضا جدید هنوز بر اساس دغدغه اصلی سازمان است. اگرچه ساختار سازمانی درحال شکل‌گیری است، شرح شغل مشخصی برای پست‌های سازمانی وجود ندارد. |
|
مسایل اصلی در اداره سازمان |
«تیم اداره کننده سازمان» بزرگ می‌شود و آرام آرام افرادی که از بنیان‌گذاران نبوده‌اند به این شورا/ تیم اضافه می‌شوند. معمولا اعضا جدید شواری اداره کننده بر مبنای تخصص و تجربه ویژه‌شان همراه می‌شوند. |
|
مهم‌ترین مشکلات و نیاز اصلی سازمان |
به دلیل گسترش سازمان، نیاز به افزایش تعداد مدیران و یا توسعه مهارت‌های مدیران حاضر در سازمان و همچنین تفویض اختیار مدیران ارشد به مدیران میانی و کارشناسان وجود دارد. ساختاری برای هماهنگی کارها و تصمیم‌گیری‌های سازمان لازم است. |
|
|
|
جوانی و میان‌سالی: ثبات و بهره‌وری
در این دوره، سازمان سیستم و ساختاری برای تصمیم‌گیری و انجام فعالیت‌هایش شکل داده و فعالیت‌ها عمدتا به صورت تخصصی انجام می‌شود. ارتباطات و فرهنگ سازمانی ممکن است از حالت دوستانه، صمیمی و غیر رسمی خارج شده و تا حد زیادی رسمی شود. سازمان اعتبار خوبی نزد مخاطبینش دارد و فعالیتش رو به رشد است؛ از این جهت تاکید بر سیستم‌های کنترلی و ارزیابی عملکرد زیاد می‌شود. از مهم‌ترین نیازهای سازمان در این مرحله، تربیت مدیران جدید و آموزش مهارت‌های مدیریتی به مدیران فعلی است که بتوانند پتانسیل سازمان را در همین حد حفظ کرده و مانع ورود سازمان به دوران پیری و کهولت شوند. ممکن است تمرکز خیلی زیاد بر ساختار سازمانی تخصصی، بروز خلاقیت در سازمان را کم کند و این مشکل باعث شود که سازمان به نیازهای واقعی جامعه و اصلاح و یا بهبود کیفیت خدماتش توجهی نداشته باشد. این مشکل هم می‌تواند سازمان را دچار پیری کند.
|
خلاصه‌ای از ویژگی‌های سازمان در مرحله «جوانی و میان‌سالی سازمان» |
|
|
خدمات و خروجی سازمان |
خدمات و خروجی سازمان در میان مخاطبین شناخته شده است، به خوبی اجرا می‌شود و تعداد آن زیاد است. بر اساس نیاز مخاطب، خدمات/محصولات جدید تعریف شده و یا بعضی از موارد قدیمی حذف می‌شوند. |
|
رهبری سازمانی، منابع انسانی و ساختار سازمانی |
نیاز به رهبر اجرایی و رهبر تخصصی بوجود می‌آید. گاهی اوقات بنیان‌گذاران اولیه به خاطر تعلق خاطر زیاد به سازمان و موسسه مشکلاتی در رهبری تخصصی ایجاد می‌کنند. در ساختار سازمانی، آرام آرام مسئولیت‌های هر شغل شفاف می‌شود. تعداد اعضا و داوطلب‌ها خیلی زیاد شده و یک سازمان با گوناگونی اعضا (پیر، جوان، انواع تخصص‌ها و …) بوجود می‌آید. سازمان از مدیران حرفه‌ای کمک می‌گیرد. |
|
مسایل اصلی در اداره سازمان |
در «شورا/ تیم اداره کننده سازمان»، تعداد اعضا و گوناگونی آنها افزایش می‌یابد. تمرکز اصلی شورا/ تیم اداره کننده بر جذب منابع مالی و اعتباری جدید است؛ دلیل این موضوع مخارج زیاد سازمان به خاطر اندازه بزرگتر آن است. |
|
مهم‌ترین مشکلات و نیاز اصلی سازمان |
تاکید بیش از حد بر ساختار تخصصی و قوانین و رویه‌ها ممکن است موجب سرکوب‌شدن خلاقیت شود. برای حل این مشکل باید حس همکاری و کار تیمی افزایش یابد و تاکید شود قوانین و رویه‌ها فقط برای نظم است و می‌تواند اصلاح شود. ممکن است سازمان از تربیت مدیران جدید و تقویت مدیران فعلیش غافل شود. برای حل این مشکل، آموزش مدیران و جانشین پروری لازم است. |
|
|
|
پیری و تحلیل قوا: پررنگ شدن روابط رسمی و کنترل
فرهنگ سازمان همچون دوره‌های قبل پویا نیست و اعضا روحیه پایینی دارند و گاه حتی درک روشنی از ماموریت سازمان ندارند. اعضا به جای تمرکز بر اهداف سازمان بیشتر به مسایل فردی خود فکرمی‌کنند. به دلیل اختلاف‌نظرها و تعارض‌های اعضا ممکن است به مخاطبین سازمان بی‌توجهی شود. بعضی از افراد کلیدی ممکن است از شرایط خسته شده و تصمیم به ترک سازمان بگیرند. مشکلات داخلی ممکن است باعث شود سازمان از توجه کافی به محیط غافل شود. از دیگر مشکلات این دوره آن است که به دلیل بزرگ بودن اندازه سازمان، بخش زیادی از منابع صرف کارهای ستادی و هزینه‌های نگهداری سازمان می‌شود.
|
خلاصه‌ای از ویژگی‌های سازمان در مرحله «پیری سازمان» |
|
|
خدمات و خروجی سازمان |
در طراحی خروجی‌های جدید، سازمان درک درستی از نیاز مخاطب ندارد و معمولا خروجی‌ها برای جذب منابع مالی طراحی می‌شود تا برطرف کردن یک نیاز اجتماعی. |
|
رهبری سازمانی، منابع انسانی و ساختار سازمانی |
رهبران قدیمی و بنیان‌گذاران سازمان ممکن است که تصمیم به ترک سازمان بگیرند. شخصی باید به عنوان عامل تغییر وارد عمل شود. اعضا و داوطلب‌ها روحیه کمی دارند و از دغدغه‌های اصلی سازمان اطلاع درست و یا کاملی ندارند. مدت زمان حضور افراد در سازمان کوتاه و کوتاهتر می‌شود. تمرکز افراد بر اهداف شخصیشان است تا رسالت و ماموریت سازمان. |
|
مسایل اصلی در اداره‌ی سازمان |
حضور اعضا در «شورا/ تیم اداره کننده سازمان» ثابت نیست و آمدوشد زیادی دارند. اعضا اداره کننده تعلق خاطر کمی به سازمان و رسالت آن دارند. |
|
مهم‌ترین مشکلات و نیاز اصلی سازمان |
تمرکز بیش از حد بر اهداف شخصی باعث می‌شود اعضا از اهداف سازمان غافل شده و به محیط هم توجهی نداشته باشند. در این مرحله، سازمان می‌تواند از طریق ایجاد تیم‌های کوچک، تشویق خلاقیت و تغییرات عمده در مدیریت ارشد و ایجاد یک سیستم مدیریت منابع انسانی کارا و مشوق پویایی، آرام آرام به مرحله جوانی نزدیک شود. |
مرگ – مقطعی و یا دائمی
گاهی سازمان وجود دارد ولی عملا در راستای دغدغه‌ای که حول آن شکل گرفته، کاری انجام نمی‌دهد. در این شرایط سازمان نه توانایی جذب داوطلب‌های جدید دارد و نه اعتباری برای جذب بودجه. آنچه مدیران و اعضای سازمان را سرگرم می‌کند تنها اسمی است که از سازمان باقی‌مانده است. در شرایط مرگ، سازمان عملا ارتباطی با محیط بیرون و مخاطبانش ندارد. البته گاهی مرگ سازمان مقطعی است و بعد از مدتی دوباره با تعریف اهداف و یا فعالیت‌های تازه، دوران جدیدی را شروع خواهد کرد. گاهی هم بنابر شرایط حاکم، سازمان تصمیم می‌گیرد برای مدتی مرگ خودخواسته داشته باشد تا شرایط برای تولدی دوباره فراهم شود.
خلاصه‌ای از ویژگی‌های سازمان در مرحله «مرگ سازمان» |
|
|
خدمات و خروجی سازمان |
خدمات سازمان نیازی جدی از جامعه را برطرف نمی‌کند و کیفیت آن پایین است. سازمان اعتبار خود را از دست داده است. |
|
رهبری سازمانی، منابع انسانی و ساختار سازمانی |
تضاد و تعارض جدی بین رهبران سازمان و «شورا/ تیم اداره کننده» وجود دارد. رهبران سازمان توان انجام تعهدات سازمان را ندارند. اعضا سازمان همراهی و همکاری خوبی با رهبران سازمان ندارند. اعضا کلیدی و شاخص، سازمان را ترک می‌کنند و کسی برای انجام فعالیت‌های کلیدی وجود ندارد. داوطلب‌های جدید تمایلی برای کمک به سازمان ندارند. اعضا سازمان با یکدیگر و با رهبر سازمان مدام دچار تعارض می‌شوند. |
|
مسایل اصلی در اداره سازمان |
معمولا عضو جدیدی به «شورا/ تیم اداره کننده سازمان» اضافه نمی‌شود. جلسات این شورا دیر به دیر تشکیل می‌شود و اعضا آن تمایلی برای حضور در جلسه ندارند و تعدادی از آنها احتمالا استعفا داده و سازمان را ترک می‌کنند. |
|
مهم‌ترین مشکلات و نیاز اصلی سازمان |
از سازمان تنها اسمی باقی مانده است و کاری در راستای دغدغه و ماموریت سازمان انجام نمی‌شود. ارتباط سازمان با محیط بیرون کمرنگ و نهایتا قطع می‌شود. برای تجدید حیات، سازمان می‌تواند از گروه‌های جوان‌تر که شور و علاقه فراوان دارند دعوت کند که از اعتبار و منابع موجود استفاده کنند. در این صورت لازم است اعضا اداره کننده سازمان با تیم‌های جوان‌تر، کاملا انعطاف‌پذیر برخورد کنند؛ زیرا گاهی ماموریت سازمان به تعریف دوباره نیاز خواهد داشت. |
این نوشته بر اساس تجربه‌ی نگارنده در سازمان‌های داوطلبانه و مردم نهاد مختلف و با برداشت از منابع زیر تهیه شده‌است:
Adizes, I. (1979). Organizational passages–Diagnosing and treating lifecycle problems of organizations. Organizational dynamics, 8(1), 3.
Adizes, I. (2004). Managing Corporate Lifecycles.
Avina, J. (1993). The evolutionary life cycles of non-governmental development organizations.Public Administration and Development, 13(5), 453-474.
Barnett, J. H. (1988). Non-profits and the life cycle. [doi: DOI: 10.1016/0149-7189(88)90029-8]. Evaluation and Program Planning, 11(1), 13-20.
Bess, G. (1998). A First Stage Organization Life Cycle Study of Six Emerging Nonprofit Organizations in Los Angeles. Administration in Social Work, 22(4), 35 – 52.
Daft, R. L. (2004). Essentials of Organization theory and design. Mason, OH: Thomson South-Western.
Greiner, L. E. (1998). EVOLUTION AND REVOLUTION AS ORGANIZATIONS GROW. [Article].Harvard business review, 76(3), 55-68.
Quinn, R. E., & Cameron, K. (1983). Organizational Life Cycles and Shifting Criteria of Effectiveness: Some Preliminary Evidence. Management Science, 29(1), 33-51.
بازدیدها: 0
