هدف سيستم اطلاعاتي منابع انساني، گردآوري، پردازش، ذخيره و انتشار اطلاعات به‌منظور هماهنگ‌سازي، كنترل، تحليل و رؤ‌يت فعاليتهاي مديريت منابع انساني است.
مديريت منابع انساني براي ايفاي بهينه وظايف خود و ارتقا از سطح سنتي ناگزير است از ابزارهاي پيشرفته استفاده كند.
سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني يكي از ابزارهايي است كه به كمك پيشرفت تكنولوژي اطلاعات در خدمت مديران منابع انساني قرار گرفته است.
تركيب استراتژي‌هاي كسب‌وكار و فعاليتهاي مديريت منابع انساني هم اكنون به عامل اساسي براي رقابت‌گرايي سازمانها تبديل شده است.
با استفاده از امكانات سيستم اطلاعات منابع انساني مي‌توان اقدام به تمركززدايي فعاليتها در سازمان كرد و بسياري از امور را به دست كاركنان سپرد.
توسعه ابزارهاي اطلاعاتي فرصت مناسبي را براي بازسازي عملكرد مديريت منابع انساني فراهم ساخته است.
چكيده
اين نوشته، حوزه تبادل دو موضوع مهم در مديريت سازمان (سيستمهاي اطلاعات و مديريت منابع انساني) را مطرح مي‌سازد. ديدگاههاي طرح شده از اين نظر جديد است كه گامي فراتر به سيستمهاي اطلاعاتي سنتي در حوزه منابع انساني (ازقبيل سيستمهاي حقوق و دستمزد) مي‌نهد. اين سيستمها، مديريت را قادر مي‌سازد تا از سياستهاي منابع انساني خود، به‌عنوان ابزاري استراتژيك بهره ببرد.
مقدمه
مديريت منابع انساني، مديريت انسانها را در حدود رابطه كارمند – كارفرما مدنظر دارد. اين مديريت عموماً با يكي از دو منظور «استفاده كارا از انسانها در دستيابي به اهداف استراتژيك سازمان» يا «ارضاي نيازهاي فردي كاركنان» صورت مي‌گيرد. (1998(STONE, بدين‌ترتيب مديريت منابع انساني، در هر دو مكتب مديريتي زير واجد اهميت مي‌شود: مكتب فايده‌گرايي كه تمام اعمال و برنامه‌هاي سازماني را با دستاوردها و نتايج مادي برآورد مي‌كند؛ و مكتب توسعه‌گرايي كه هدف سازمان را توسعه همه‌جانبه اعضا مي‌داند و سود را دستاورد آن مي‌انگارد.(1993WEIHRICH AND KOONTZ, )
از سوي ديگر، اگر مديريت منابع انساني را «افزايش مشاركت بهره‌افزاي انسانها در سازمان» تعريف كنيم، آنگاه اين مديريت به تمامي جنبه‌هاي مديريتي سازمان (بازاريابي، تحقيق و توسعه، توليد و خدمات، مالي، حسابداري و غيره) تسري مي‌يابد. با اين ديدگاه، مديريت منابع انساني موضوعي فارغ از امور اصلي و در جنب سازمان نيست، بلكه با عملكرد كل سازمان پيوند مي‌خورد.
اين پيوند، هر مدير صف را به‌طور بالقوه، به يك مدير منابع انساني تبديل كرده است. از اين‌رو، در برخي از سازمانها مسئوليت مديريت منابع انساني در ميان مديران صف يا عملياتي توزيع شده است. اگرچه در دسته‌اي ديگر از سازمانها به‌طور متمركز دراختيار مديريت ستادي قرار گرفته است. اين توازن به عواملي چون اهداف و مأموريتهاي سازماني، فرهنگ و ساختار سازماني و توانمنديهاي مديران منابع انساني بستگي دارد، اما در اين بين تكنولوژي اطلاعات و سيستمهاي اطلاعاتي در تمركز و عدم تمركز ساختار و وظايف سازماني مديريت منابع انساني، نقشي حائزاهميت دارند. (اميراحمدي، 1377) در اين مقام، كاركرد سيستمهاي اطلاعات مديريت منابع انساني جدي‌تر از پيش مطرح مي‌شود.
فعاليتهاي مديريت منابع انساني
دسلر (2000DESSLER,)، صاحب نام عرصه مديريت، مديريت منابع انساني را يكي از وظايف پنج‌گانه مديريت، در كنار برنامه‌ريزي، سازماندهي، رهبري و كنترل و معادل “STAFFING” مي‌داند. او فعاليتهاي ذيل را به‌عنوان كاركردهاي اصلي مديريت منابع انساني برمي‌شمارد:
O تصميم‌گيري درباره نوع كاركناني كه بايد به كار گرفته شوند؛
O يافتن كاركنان آينده سازمان؛
O انتخاب و استخدام كاركنان؛
O آموزش كاركنان جديد؛
O مديريت دستمزدها و حقوقها؛
O فراهم‌آوري محركهاي انگيزشي؛
O ارزيابي عملكرد؛
O ارتباطات انساني؛
O آموزش و توسعه؛
O ايجاد تعهد در كاركنان.
استون (1998(STONE, در توصيفي جامع‌تر، فعاليتهاي ذيل را به عنوان هسته اصلي شكل‌دهنده مديريت منابع انساني سازمان ذكر مي‌كند:
O تجزيه‌وتحليل شغل؛
O برنامه‌ريزي منابع انساني
O كارمنديابي؛
O گزينش كارمند؛
O ارزيابي عملكرد كاركنان؛
O آموزش و توسعه كاركنان؛
O برنامه‌ريزي مسير شغلي و ارتقا كاركنان؛
O انگيزش كاركنان؛
O جبران خدمات كاركنان؛
O منفعت‌رساني به كاركنان؛
O ايجاد و مديريت ارتباطات صنعتي؛
O طراحي و اجراي برنامه‌هاي سلامتي و بهداشت؛
O مديريت تنوع و تضادها.
تجزيه‌وتحليل شغل يك شغل را در قالب وظايف و مسئوليتهاي مشخص تعريف مي‌كند و توانائيها، مهارتها و آموزشهاي موردنياز براي انجام موفقيت‌آميز آن را شناسايي مي‌كند. محصول «تجزيه‌وتحليل شغل»، تعريف شغل و مشخصات شغلي است. تجزيه‌وتحليل شغل، نقطه شروعي براي برنامه‌ريزي منابع انساني و ساير فعاليتهاي مديريت منابع انساني است. برنامه‌ريزي منابع انساني، تلاشي است به منظور اطمينان از دراختيار داشتن تعداد مناسب از افراد مجرب و دانش‌آموخته در شغلهاي صحيح و در زمان مناسب. اين كار از طريق مقايسه فعلي عرضه نيروي انساني و نيازهاي سازمان به نيروي انساني صورت مي‌گيرد. چنين مقايسه‌اي به تصميم‌گيري براي اضافه كردن، كاهش يا تخصيص مجدد كاركنان منجر مي‌شود. ازجمله اهداف برنامه‌ريزي منابع انساني مي‌توان به موارد زير اشاره داشت:
O استفاده موثرتر و كاراتر ازمنابع انساني؛
O كاركنان راضي‌تر و توسعه‌يافته‌تر؛
O طراحي فرصتهاي مناسب شغلي موثرتر.
كارمنديابي، اشاره به فرايند فراخوان افراد براي احراز شغل است. اين كار ممكن است از داخل يا خارج سازمان صورت گيرد. برخي از روشهاي مختلف استخدام كارمندان، شامل تبليغ در رسانه‌هاي عمومي، اعلان داخلي در سازمان يا جستجوهاي خاص است. گزينش كارمند براساس اطلاعات جمع‌آوري شده درمورد نامزدهاي احراز شغل صورت مي‌گيرد. مرور فرم تقاضاي استخدام، تستهاي روانشناسي و مصاحبه شغلي از جمله فعاليتهاي اين قسمت است.
ارزيابي عملكرد كاركنان بررسي اين موضوع است كه كاركنان چقدر كار خود را خوب انجام مي‌دهند. پس از اين بررسي، اطلاعات به دست آمده دراختيار هريك از كاركنان قرار مي‌گيرد و سپس برنامه ارتقا عملكرد كاركنان، تنظيم مي‌شود. اطلاعات به‌دست آمده در ارزيابي عملكرد همچنين به اموري چون تنظيم حقوق و مزاياي كاركنان، شناسايي نيازهاي آموزشي و تصميمهاي به‌كارگماري كاركنان مرتبط مي‌شود. آنگاه، آموزش و توسعه كاركنان به ايشان ياد مي‌دهد كه چگونه كار خود را انجام دهند، عملكرد خود را بهبود بخشند و خود را براي مسئوليتهاي مهمتر آينده آماده كنند. اين فعاليتها با بالابردن دانش، مهارت، ديدگاههاي كاركنان، بر رقابت‌پذيري ايشان نيز مي‌افزايد.
برنامه‌ريزي مسير شغلي و ارتقاي كاركنان رشد و توسعه كاركنان و سازمان را توأماً درنظر دارد؛ اين فعاليت ازسويي اهداف كاركنان، فرصتهاي شغلي آينده و احتياجات مرتبط با پيشرفت آنان را شناسايي مي‌كند و از سوي ديگر وجود كاركنان كارآزموده را هنگامي كه به ايشان احتياج است، تضمين مي‌كند.
انگيزش كاركنان چرايي فعاليت و سخت‌كوشي كاركنان را مدنظر دارد؛ اين آموخته‌ها در خدمت برانگيختن افراد و افزايش بهره‌وري ايشان مي‌شود. جبران خدمات كاركنان معمولاً با پرداختهاي نقدي، مابه‌ازاي خدمات آنها صورت مي‌گيرد. پرداختهاي غيرمستقيم يا غيرنقدي نيز در فعاليت منفعت‌رساني به كاركنان لحاظ مي‌شود. پرداخت حق بازنشستگي، بيمه عمر، بيمه ازكارافتادگي، بيمه‌هاي درماني از اين جمله‌اند.
مديريت ارتباطات صنعتي به روابط ميان سازمان و كاركنان توجه دارد و شامل اتحاديه‌هاي صنفي و تجاري، قوانين و شرايط استخدامي و صنعتي، رويه‌هاي شكايتي و حل‌وفصل منازعات شغلي مي‌شود.
طراحي و اجراي برنامه‌هاي بهداشت، سلامت جسمي و روحي كاركنان و فراهم كردن محيط كاري مناسب را تضمين و بالاخره مديريت تنوع، و تعارضهاي ناشي از تنوع فرهنگي و عقيدتي كاركنان را كنترل مي‌كند.
استراتژي‌هاي مديريت منابع انساني
همان‌طور كه ملاحظه شد، فعاليتهاي مديريت منابع انساني، مجموعه‌اي نسبتاً پيچيده را فراهم آورده است كه بدون ديدگاه استراتژيك نسبت به آنها، اثربخشي سازماني لازم را نخواهد داشت. از اين‌رو، تركيب استراتژي‌هاي كسب‌وكار و فعاليتهاي مديريت منابع انساني، هم‌اكنون به عاملي اساسي براي رقابت‌گرايي سازمانها تبديل شده است.
اهداف مديريت منابع انساني، بايد منعكس‌كننده اهداف و ارزشهاي سازمان باشد؛ باتوجه به استراتژي‌هاي سازماني است كه مشخص مي‌شود به چه نوع برنامه‌ريزي منابع انساني، استخدام، پرداخت حقوق و مزايا، آموزش و توسعه يا روابط صنعتي براي دستيابي به اهداف سازماني نياز است. بدون اين ديدگاه، مديريت منابع انساني، به مجموعه‌اي از فعاليتهاي مستقل و فاقد ساختار و رويكرد مشخص تنزل مي‌يابد.
شكل 1 – رويكرد استراتژيك به مديريت منابع انساني
ظهور سيستمهاي اطلاعات منابع انساني
در رويكرد استراتژيك به مديريت منابع انساني، مديران منابع انساني براي گردآوري اطلاعات بيشتر و كارآمد درباره كاركنان سازمان و افزايش سهم خود در دستيابي به اهداف استراتژيك سازمان تحت فشار هستند. بدين‌ترتيب مديريت منابع انساني بايد سريع‌تر، دقيق‌تر و بهره‌افزاتر از پيش باشد.
ازسوي ديگر، رشد ابعاد و عمليات سازمان، همچنين عدم تمركز، و توزيع وظايف سنتي مديريت منابع انساني در ميان مديران عملياتي، دستيابي به خواسته‌هاي فوق را بدون داشتن ابزار مناسب غيرممكن كرده است. روشهاي سنتي ديگر قادر به پاسخگويي به اين خواسته‌هاي فزاينده نيستند. از اين‌رو به منظور تحقق خواسته‌هاي فوق، «سيستمهاي اطلاعات منابع انساني» به عنوان ابزاري اساسي در خدمت مديران درآمده‌اند.
مطابق تعريف، سيستم اطلاعاتي منابع انساني، سيستمي است كه براي گردآوري، پردازش، ذخيره و انتشار اطلاعات به‌منظور پشتيباني تصميم، هماهنگ‌سازي، كنترل، تحليل و رؤ‌يت فعاليتهاي مديريت منابع انساني سازمان به كار مي‌رود. (2000DESSLER,)
برپايي يك سيستم اطلاعات منابع انساني، حداقل با يكي از سه علت زير توجيه مي‌شود: (1998STONE,)
1 – رقابت‌گرايي: سيستم اطلاعات منابع انساني، قادر است تا كارايي فعاليتهاي منابع انساني، و از آنجا كارايي كل سازمان را بالا برد.
2 – تنوع كاركردي با داده‌هاي منابع انساني: اين سيستم مي‌تواند انواع گزارشهاي لازم را از وضعيت منابع انساني سازمان فراهم سازد. اين گزارشها امكان تصميم‌گيري آگاهانه‌تر و مطمئن‌تر را براي مديران منابع انساني فراهم آورده است.
3 – تغيير جايگاه مديريت منابع انساني: يك سيستم اطلاعات تاحد زيادي جايگاه و توجه مديريت منابع انساني را از پردازشگر صرف تراكنشها به سوي مديريت استراتژيك منابع انساني رهنمون مي‌سازد. اين سيستمها باعث شده‌اند تا وقت مديران منابع انساني، در مقايسه با قبل، صرف فعاليتهايي بهره‌افزاتر و استراتژيك‌تر شود.
شكل 2 – يك سيستم اطلاعاتي منابع انساني
ايجاد سيستم اطلاعات منابع انساني در سازمان
شايد قديمي‌ترين نوع سيستمهاي اطلاعات منابع انساني، سيستمهاي مربوط به محاسبه و پرداخت حقوق كاركنان باشد كه در اواسط دهه 70 ميلادي رايج شدند. (1993(WALKER, بدعت اين نوع سيستمها ناشي از وظايف ابتدايي و قديمي مديريت منابع انساني در سازمان، يعني نگهداري اطلاعات پرسنل عمدتاً با رويكرد پرداخت حقوق بود. اين سنت هنوز هم بر تعريف و به‌كارگيري سيستمهاي منابع انساني سنگيني مي‌كند؛ به‌طوري كه هم‌اكنون نيز بسياري از مديران منابع انساني به سيستم‌هايي تمايل دارند كه در امور اداري و توليد گزارش كارايي بالايي داشته باشند، اگرچه در تغييرات و كاربريهاي استراتژيك چندان قوي نباشند.
اما يك سيستم اطلاعات منابع انساني كارا و اثربخش با تحليل استراتژيك كليه فعاليتهاي مديريت منابع انساني و تدوين طرح استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي به دست مي‌آيد. در طرح استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي سازمان، نيازمنديهاي اطلاعاتي سازمان براي پشتيباني عمليات و استراتژي‌هاي سازماني آمده است. اجراي اين طرح، سيستمهاي اطلاعات سازمان را با كسب‌وكار آن يكپارچه مي‌كند. بدين‌ترتيب، سيستم اطلاعات منابع انساني، به‌عنوان بخشي از سيستمهاي اطلاعات سازمان، چيزي فراتر از ثبت داده‌هاي كاركنان در كامپيوتر مي‌شود. اين سيستم با رويكردي يكپارچه به گردآوري، ذخيره، تحليل و كنترل جريان اطلاعات منابع انساني درسراسر سازمان به‌منظور پشتيباني از اهداف و ماموريتها مي‌پردازد. چنين سيستمي داده‌هاي لازم را براي فعاليتهاي برنامه‌ريزي منابع انساني فراهم مي‌آورد و مزيت اصلي آن دسترسي به موقع و دقيق مديريت منابع انساني و مديريت ارشد سازمان به اطلاعات پراكنده منابع انساني است. شكل (2) شمايي از يك سيستم اطلاعاتي منابع انساني و انواع وروديها و خروجيهاي آن را نشان مي‌دهد.
طيف استفاده از سيستم اطلاعات منابع انساني
استفاده‌كنندگان از سيستم و نحوه و حدود دسترسي آنها در طرح استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي مشخص خواهدشد؛ ليكن به‌طوركلي كاربران سيستم اطلاعات منابع انساني، در طيفي قرار مي‌گيرند كه حسب نيازمنديهاي خود، خدمات مختلفي را از اين سيستم دريافت خواهندكرد. شكل (3)، نمايش‌دهنده چنين طيفي از كاربري سيستم اطلاعاتي منابع انساني است.
شكل 3 – طيف كاربريهاي سيستم اطلاعات منابع انساني
تمركززدايي
همان‌طور كه قبلاً ذكر شد، با استفاده از امكانات سيستم اطلاعات منابع انساني، سازمانها اقدام به تمركززدايي فعاليتها و امور منابع انساني خود در سطح سازمان مي‌كنند، به‌طوري كه بسياري از اين امور به صورت خودگردان در اختيار كاركنان قرار مي‌گيرد. بدين‌طريق ضمن آنكه تمام كاركنان سازمان به‌عنوان جزيي از مديريت منابع انساني درمي‌آيند، هسته مركزي مديريت منابع انساني سبكبال مي‌شود. اين كار معمولاً با كمك تجهيزاتي چون تلفنهاي گويا، كامپيوترهاي شخصي، كيوسك‌هاي چندرسانه‌اي و شبكه‌هاي اينترنتي صورت مي‌گيرد.
براي مثال كارمند از طريق تلفن گويا و واردكردن شماره رمز، مي‌تواند از ايام مرخصي باقيمانده خود با خبر شود. كامپيوترهاي شخصي نيز تمام كارهاي يك تلفن گويا را انجام مي‌دهند، و علاوه بر آن تبادل اطلاعات بيشتري را مابين كاربر و سيستم ممكن مي‌سازند؛ براي مثال كارمند مي‌تواند از تحليلهاي «چه مي‌شود – اگر» در استفاده از انواع وامهاي پرسنلي يا تسهيلات بازنشستگي خود بهره برد. كاركناني كه به كامپيوتر شخصي بر روي ميز خود دسترسي ندارند، مي‌توانند همان كارها را ازطريق كيوسك‌هاي ويژه اين كار انجام دهند و براي مثال اطلاعات پرسنلي خود را از طريق آنها به روز كنند. شبكه جهاني اينترنت خدمات فوق را حتي در خارج از محل سازمان فراهم مي‌كند و براي مثال كاركنان مي‌توانند نظرات و پيشنهادات خود را درباره سياستها و برنامه‌هاي مختلف سازمان ازطريق اين شبكه به‌اطلاع برسانند.
برخي صاحبنظران اعتقاد دارند كه اين سيستمها اگرچه از حجم و هزينه عملياتي واحد مديريت منابع انساني در سازمان بسيار مي‌كاهد، اما باعث مي‌شوند كه از بهره‌وري كاركنان بخشهاي ديگر با مشغول شدن به اين‌گونه فعاليتها كاسته شود. از اين‌رو، محاسبه هزينه‌ها و فايده‌هاي چنين سيستم‌هايي بسيار دشوار يا غيرممكن شده استSAP .) (2001AG,
نقش واحد تكنولوژي اطلاعات در توسعه سيستم
سيستم اطلاعات منابع انساني بسته به ساختار و زيرساختهاي اطلاعاتي سازمان به‌صور متفاوت به واحد تكنولوژي اطلاعات سازمان پيوند مي‌خورد. براي مثال اگر يك سازمان از كامپيوترهاي مركزي استفاده مي‌كند، به تبع آن براي توسعه يك سيستم اطلاعات منابع انساني در سازمان نياز به همكاري نزديك مديريت منابع انساني و واحد تكنولوژي اطلاعات سازمان است. اما اگر كامپيوترهاي شخصي در سازمان متداول باشد، نياز نيست تا رهبري اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني را واحد تكنولوژي اطلاعات برعهده گيرد.
نقش ساير واحدهاي سازماني در توسعه سيستمهاي منابع انساني از تامين اطلاعات و داده‌هاي مرتبط با منابع انساني نشأت مي‌گيرد. از آنجا كه گستره چنين داده‌هايي در سراسر سازمان است، براي توسعه اين سيستمها لازم است تا مديريت منابع انساني با بسياري از واحدهاي سازماني تعامل نزديك و پيوسته داشته باشد. اين تعامل فقط در هنگام برپايي سيستم نيست، بلكه شامل عمليات جاري و آينده سيستم نيز خواهدشد.
گزينه‌هاي پيش‌رو
فارغ از نقش واحد تكنولوژي اطلاعات سازمان و به‌طوركلي، براي ايجاد وبه‌كارگيري سيستم اطلاعات منابع انساني در سازمان، همچون ديگر سيستمهاي اطلاعاتي، چهار گزينه مطرح‌مي‌شود: (2001SATZINGER ET AL., )
O ساخت سيستم: در اين رويكرد، سازمان با استفاده از يك منبع يا شركت خارج سازماني و يا با استفاده از منابع و كارشناسان داخلي خود ابتدا به شناسايي نياز، تحليل، طراحي و اجراي يك سيستم مي‌كند. اين روش، معمولاً پرهزينه‌ترين روش ايجاد سيستمهاي اطلاعات منابع انساني است.
O خريد بسته‌هاي آماده: سازمان مي‌تواند حسب نياز خود، بسته‌هاي آماده مديريت منابع انساني را خريداري و از آنها استفاده كند. پشتيباني فروش و آموزشهاي مرتبط نيز معمولاً برعهده فروشنده سيستم است.
O خريد بسته‌هاي آماده با قابليت محلي‌سازي: اين گزينه مشابه رويكرد قبلي است، با اين تفاوت كه سازمان از قابليتهاي تغيير و محلي‌سازي بسته‌هاي آماده در جهت تطبيق با نيازها و شرايط خاص سازماني بهره مي‌برد. در اين حالت، نياز است تا فروشنده سيستم نقش فعالتري را ايفا كند.
O اجاره بسته‌هاي آماده: اجاره سيستمها معمولاً در مواردي مطرح مي‌شود كه سيستم بسيار گسترده و عظيم باشد و سازمان توانايي خريد آن را نداشته باشد يا تامين‌كننده سيستم مايل به فروش كامل سيستم و كدهاي برنامه‌نويسي آن نباشد. البته از اين گزينه در سيستمهاي منابع انساني، كمتر استفاده مي‌شود.
براي ارزيابي هريك از جايگزينه‌هاي بالا، از روشهاي اقتصاد مهندسي يا تحليلهاي هزينه – فايده استفاده مي‌شود.
ساخت سيستم اطلاعات منابع انساني
درصورتي كه مديريت سازمان خريد بسته‌ها و سيستمهاي آماده مديريت منابع انساني را در طرح استراتژيك سيستمهاي اطلاعاتي خود پيش‌بيني نكرده باشد، بايد از يكي از متدولوژي‌هاي توسعه سيستمهاي اطلاعات استفاده كند. براي ايجاد سيستمهاي اطلاعاتي با رويكرد استراتژيك، روشهاي مفصلي توسعه داده شده استWARD ET ) (1990AL., از آن ميان رويكرد متعلق به واكر (1993(WALKER, در اين‌جا آورده مي‌شود. در اين رويكرد، براي توسعه سيستمهاي اطلاعات منابع انساني، مراحل مختلفي بدين شرح طي مي‌شود:
– تجزيه‌وتحليل كسب‌وكار و نيازهاي آن كه شامل تحليل كسب‌وكار، شناسايي نيازهاي مديران ارشد سازمان، مديران منابع انساني و مديران عمليات است.
– تحليل و مهندسي مجدد جريانهاي كاري كه شامل انتخاب و شناسايي فرايندهاي سازماني، مستندسازي فرايندها و تحليل و تعريف مجدد آنهاست.
– توسعه سيستم براساس نيازها و فرايندهاي تدوين شده كه شامل طراحي سيستم، اجراي سيستم، آزمايش و ارزيابي آن است.
همان‌طور كه ملاحظه مي‌شود، اين رويكرد تفاوت چنداني با ساير رويكردهاي تعريف و توسعه سيستمهاي اطلاعاتي ندارد، ليكن بر جايگاه استراتژيك منابع انساني و پيوند نزديك آن بر كسب‌وكار سازمان تاكيد مي‌كند.
خريد سيستم اطلاعاتي منابع انساني
اگر سازمان مايل به استفاده از بسته‌هاي آماده مديريت منابع انساني باشد، بايد قبل از مراجعه به فروشندگان چنين سيستم‌هايي كاملاً از نياز خود آگاه شده باشد. چنين آگاهي عمدتاً در تدوين طرح استراتژيك سيستمهاي اطلاعات حاصل شده است، و در اين قسمت، مديريت سازمان بايد به توسعه معيارهايي براي انتخاب از ميان تامين‌كنندگان سيستمها بپردازد. (2001SATZINGER ET AL.,)
براي مثال، «موسسه بين‌المللي مديريت اطلاعات منابع انساني در وب سايت خود فهرست مفصلي را از سازندگان سيستمهاي اطلاعات منابع انساني و بسته‌هاي آماده فروش فراهم كرده است. (2001IHRM, )
از جمله معروفترين شركتهاي سازنده سيستمهاي اطلاعات منابع انساني، مي‌توان به شركتهايPEOPLE SOFT وORACLE در ايالات متحده آمريكا و شركتSAP در كشور آلمان اشاره داشت. (2001SHRM, )
براي نمونه، شركتPEOPLE SOFT سيستمي را براي پردازش درخواستهاي اداري كاركنان توسعه داده است.
در اين سيستم فرم الكترونيكي درخواست تشويقي كارمند يا هرگونه فرم درخواست ديگري- به‌طور خودكار به مديري ارسال مي‌شود كه بايد آن را تاييد كند. پس از آن اين درخواستها مسير خود را تا تاييد نهايي توسط ساير مديران مربوطه طي مي‌كند. اگر درحين مسير هريك از مديران وظيفه خود (تاييد يا رد درخواست) را انجام نداد، سيستم به‌طور هوشمند و متناوباً به او هشدار مي‌دهد كه سرنوشت اين درخواست را روشن كند. درنهايت پس از طي سلسله مراتب لازم، چك پرداخت تشويقي به‌طور مستقيم و الكترونيكي به كارمند درخواست‌كننده ارجاع مي‌شود. آموزشهاي لازم براي كاركردن با اين سيستم به صورت چندرسانه‌اي روي سيستم موجود است كه به پرسش و ابهامات استفاده‌كننده پاسخ مي‌دهد.
در سيستمي ديگر كه براي كارمنديابي و استخدام طراحي شده است، فرايند كارمنديابي و استخدام در سازمان مديريت مي‌شود. فرمهاي تفاضاي استخدام ازطريق شبكه جهاني اينترنت به پايگاه داده سيستم اطلاعاتي وارد مي‌شود. مديريت استخدام، يك درخواست را براي مصاحبه انتخاب مي‌كند. سيستم به‌طور خودكار و در زمان اعلام شده از سوي متقاضي با شماره تلفن او تماس مي‌گيرد و از او مي‌خواهد كه با استفاده از دگمه‌هاي شماره‌گير تلفن، زمان مناسب مصاحبه را انتخاب كند. پس از اين كار زمان مصاحبه به مدير استخدام اعلام مي‌شود و نيز در تاريخي مناسب قبل از مصاحبه، پيغام يادآوري به طرفين مصاحبه ارسال مي‌شود.
كاركردهاي اين سيستمها با گسترش و پيشرفت تكنولوژي‌هاي اطلاعاتي روبه تنوع و افزايش است.
نتيجه‌گيري
در اين مقاله، تعاريف و كاركردهاي مديريت منابع انساني در پيوند با اهداف و مديريت استراتژيك سازمان مطرح شد. مديريت منابع انساني براي ايفاي اثربخش وظايف خود و ارتقا از سطح سنتي و معمول، ناگزير از به‌كارگيري ابزارهاي پيشرفته است. سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني، يكي از ابزارهايي است كه به كمك پيشرفت تكنولوژي اطلاعات درخدمت مديران منابع انساني قرار گرفته است. اين سيستمها به طيف‌هاي مختلفي در سازمان، از مديران ارشد تا كاركنان سطوح پايين سازمان خدمت مي‌دهند.
براي توسعه اين سيستمها برحسب نيازهاي عملياتي و استراتژيك سازمان، رويكردهاي مختلفي وجود دارد كه خريد بسته‌هاي آماده يا طراحي و اجراي درون سازماني از آن جمله‌اند. هم‌اكنون شركتهاي مختلفي در دنيا به ارائه خدمات مرتبط در به‌كارگيري سيستمهاي اطلاعات منابع انساني در سازمان مشغول هستند.
متاسفانه در كشور ما ايران، سيستمهاي اطلاعات منابع انساني با كاركردهاي استراتژيك كمتر رايج هستند. ليكن توسعه ابزارهاي اطلاعاتي همراه با اهميت يافتن منابع انساني در كسب‌وكار، فرصت مناسبي را براي بازسازي عملكرد مديريت منابع انساني به كمك تكنولوژي‌هاي پيشرفته فراهم ساخته استO .
Hits: 0
