تفویض اختیار در صورتی که اصولی انجام شود , یکی از مواردی است که در گسترش کسب و کار و جذب سرمایه گذار کمک شایانی میکند و همچنین میتوان گفت که یکی از معیارهای تشخیص یک شرکت و یا کمپانی که قصد کار یا سرمایه گذاری در آن را دارید , این است که ببینید آیا موضوع تفویض اختیار در آن شرکت انجام میگیرد و یا خیر و در صورتی که انجام میگیرد , چگونه و با چه اصولی بوده است . برای درک بهتر این موضوع لازم است از ابتدا تفویض اختیار را تعریف نماییم و در ادامه به اصول اجرای آن در سازمان و شرکت بپردازیم.
تفویض اختیار عبارت است از اینکه مدیر قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین انتقال دهد. همینکه تعداد کارمندان سازمان از یک نفر تجاوز نمود، انتقال اختیارات عملاً انجام میگیرد. بدین معنی که مدیر قسمتی از اختیارات خود را به معاونین انتقال میدهد و به همین ترتیب معاونین قسمتی از اختیارات خویش را به روسای ادارات تفویض میکنند و روسای ادارات نیز برخی از اختیارات خود را به روسای دوایر و شعبههای سازمان واگذار مینمایند. عمل تفویض اختیار با توسعه سازمان اهمیت بیشتری پیدا میکند تا حدی که ادامه حیات دستگاه بدون تفویض اختیار میسر نمیباشد
تفویض اختیار شامل سه مرحله زیر میگردد:
1ـ واگذاری وظایف از طرف رییس به مرئوسین بلاواسطه
2ـ اعطای اجازه و حق تصمیمگیری (اختیار) به منظور انجام تعهدات، استفاده از منابع مالی و انسانی و سایر اقداماتی که برای اجرای وظایف محوله لازم است.
3ـ تعیین مسئولیت، مرئوسین در مقابل رییس برای حسن انجام وظایف محوله بر حسب معیار و موازینی که قبلاَ انتخاب شده است.
جهات مذکور با یکدیگر ارتباط نزدیک دارد، چنانچه واگذاری وظایف بیشتر مستلزم اعطای اختیارات زیادتر و تحمیل مسئولیتهای سنگینتری است. در هر حال تعیین حدود اختیارات و مسئولینهای مرئوس در انجام وظایف محوله با دقت و صراحت کامل ضروری است.
اصول تفویض اختیار
تفویض اختیار تابع اصولی است که مهمترین آنها به قرار زیر است.
1ـ تفویض اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آن، صلاحیت اصلی اخذ تصمیمات اساسی مخصوص مدیر دستگاه میباشد، منتهی مدیر میتواند به منظور جلوگیری از تراکم و تسهیل پیشرفت امور و همچنین به خاطر استفاده موثر از خدمات تخصصی دیگران، مقداری از اختیارات خود به مرئوسین انتقال دهد، بدین ترتیب، اختیارات مرئوسین اصلی نیست بلکه ناشی از تفویض صریح یا ضمنی مدیر است. به همین دلیل مدیر دستگاه نمیتواند کلیه اختیارات اساسی خود را به دیگران تفویض نماید، زیرا در این صورت عملاً از خود سلب صلاحیت میکند. توضیح این نکته لازم است که تفویض اختیار صرفاً ناظر بر روابط اداری رییس و مرئوس است. برخی از اختیارات قانونی مدیر قابل تفویض نیست به عنوان مثال، اگر بر طبق مقررات قانون محاسبات عمومی، اجازه (اختیار) امضاء چک و تعهدات مالی به مقامات معین اعطا شده باشد، مقامات مزبور نمیتوانند این اختیارات را به دیگری تفویض کنند مگر اینکه قانون چنین حقی به آنان داده باشد بدین ترتیب بایستی بین اختیارات اداری و اختیارات حقوقی فرق قایل شد. چگونگی استفاده از اختیارات حقوقی مشمول مقررات خاصی است که از قلمرو علوم اداری خارج است.
2ـ انتقال اختیارات مسئولیت تفویض کننده را سلب نمیکند، صاحب اختیارات اصلی همیشه برای انجام وظایف محوله در مقابل مافوق خود مسئول است و با تفویض قسمتی از اختیارات خود به مرئوسین مسئولیت وی زایل نمیگردد. بدین ترتیب نباید قصور کرد چنانچه مدیری برخی از اختیارات خود را به یکی از مرئوسین تفویض نماید دیگر مسئولیتی در قبال نتایج وظایف مفوضه نخواهد داشت. بدین ترتیب اگر رییس قسمتی از اختیارات خود را به معاون تفویض و معاون نیز برخی از اختیارات مفوضه را به مدیرکل انتقال دهد. در این صورت انتقال قسمتی از اختیارات معاون به مدیرکل موجب سلب مسئولیت معاون در مقابل رییس نخواهد شد. ولی مدیرکل در قبال وظایف محوله مسئول معاون خواهد بود.
به همین دلیل است که گفته میشود «مسئولیت غیر قابل تفویض است» زیرا در غیر این صورت هر مقامی سعی میکند دیگران را مسئول قصور و نارساییهای اداری تلقی کند. اصول وحدت فرماندهی و وحدت مدیریت که در نظریههای کلاسیک مورد تاکید واقع شده بیشتر به دلیل جلوگیری از اختلاط مسئولیت است.
3ـ تفویض اختیارات قابل فسخ است، انتقال اختیارات صلاحید تفویض کننده را سلب نمیکند و نامبرده میتواند اختیارات مفوضه را بعضاً یا کلاً پس بگیرد. قابل رجوع بودن اختیارات مفوضه ناشی از همان اصل دوم است که به موجب آن انتقال اختیارات مسئولیت تفویض کننده را سلب نمیکند.
به عبارت دیگر، اگر مرئوس از عهده انجام وظایف محوله به نحو مطلوب برنیاید مافوق میتواند اختیاراتی را که به او داده است پس بگیرد.
4ـ تناسب بین اختیارات و مسئولیت باید حفظ گردد، مسئولیت تابع اختیارات است، زیرا نمیتوان کسی را مسئول نتایج عملی دانست که اختیارات کافی برای انجام آن نداشته باشد. بدین جهت هرگاه شخص مسئول انجام وظایف معینی گردد. بلافاصله به وی اختیارات کافی برای اجرای وظایف محوله تفویض شود تا بتوان او را مسئول نتایج قرار داد. در غیر این صورت مسئولیت عملاً لوث میگردد.
در نظریههای کلاسیک «مسئولیت مساوی با اختیار» تجویز شده است. در اینجا به دلایل زیر به جای تساوی، تناسب بین اختیار و مسئولیت ضروری شناخته شده است.
وظیفه، اختیار و مسئولیت هر یک به معنی و مفهوم خاصی تعبیر میشود وظیفه بیشتر به فعالیتهای معین در جهت نیل به هدفهای خاص ارتباط دارد. اختیار حاکی از حق اعمال قدرت و فرماندهی است، در حالی که از مسئولیت یک نوع تعهد و الزام حرفهای یا قانونی مستفاده میشود. بدین ترتیب برای اندازهگیری تساوی بین وظیفه، اختیار و مسئولیت نمیتوان معیار مشترکی انتخاب کرد. بعلاوه چنانچه اشاره شد در نظریههای کلاسیک «قدرت» برابر با اختیار فرض شده است. در حالی که یک مقام ممکن است بیشتر و یا برابر و یا کمنتر از اختیارات قانونی خود اعمال قدرت کند. در نظریههای نوین، گرایش بیشتر در جهت این است که بیش از اختیارات قانونی مسئولیت خواسته شده، تا مقامات سازمان علاوه بر اختیارات قانونی از شخصیت و امکانات نفوذ خود در اعمال مرئوسین برای پیشبرد هدفهای دستگاه استفاده کنند لکن به هر حال تناسب بین اختیار و مسئولیت ضروری است.
5ـ تفویض اختیار باید توام با تمرکز نظارت باشد، یکی از اصول کلی که همیشه باید در تفویض اختیار رعایت گردد حفظ نظارت مرکزی است. عملیات دستگاه ممکن است به منظور انطباق با شرایط عملی کار به صورت غیر متمرکز اداره شود، رعایت اصل تخصیص و تقسیم کار ایجاد میکند که به افراد اختیاراتی متناسب با نوع وظایف تخصصی آنان تفویض گردد و این امر مستلزم عدم تمرکز اختیارات است. از طرف دیگر مسئولیتی که مدیر دستگاه در قبال تحقق هدفهای عالیه سازمان دارد وی را ملزم میکند که نظارت مرکزی را برای خود محفوظ نگه دارد، تا از وقوع انحرافات جلوگیری شود
محاسن تفویض اختیار
تفویض اختیار یکی از اصول مهم سازمان به شمار میرود. زیرا بدیهی است که مدیر وقت کافی و اطلاعات تخصصی لازم برای اخذ کلیه تصمیمات ندارد و بدین جهت لازم است که قسمتی از اختیارات خود را به کارمندان زیر دست تفویض کند و آنان را مسئول نتایج عملیات معین بنماید تا اینکه فرصت و نیروی کافی به منظور رسیدگی به امور مهم برای او باقی بماند.
مزایای تفویض اختیار به صور ذیل متبلور میگردد:
1ـ افزایش بازدهی
2ـ ازدیاد علاقه نسبت به انجام وظیفه
3 – تقویت همکاری دسته جمعی
4ـ تکامل انفرادی
5ـ جلوگیری از اتلاف وقت مدیران
وقت و انرژی روسای عالیه سازمان محدود است و بدین جهت اوقات آنان باید صرف حل و فصل مسایلی گردد که از نظر سازمان در درجه اول اهمیت قرار دارد. انتقال اختیارات، روسای دستگاهها را از رسیدگی به اموری که دیگران نیز میتوانند به خوبی انجام دهند بی نیاز میسازد و بدینوسیله از تراکم و انجماد امور جلوگیری میشود.
موانع تفویض اختیار
روسای سازمانها ممکن است به دلایل زیر از تفویض اختیار خودداری کنند.
1ـ برخی از مقامات تصور میکنند که خود بهتر از دیگران میتوانند تصمیم بگیرند. حتی اگر این تصور صحت داشته باشد، تردیدی نیست که برتری توانایی تصمیمگیری مدیر مطلق نیست بلکه نسبی است بدین معنی که در موارد خاصی دیگران به سبب داشتن صلاحید علمی و تجربه ممکن است بهتر از مقامات عالی دستگاه تصمیم بگیرند. بعلاوه چون مدیر فرصت تصمیمگیری درباره جمیع مسایل سازمان را ندارد، بدین جهت ناچار است برای حفظ موازنه برخی از اختیارات خود را به دیگران تفویض کند.
2ـ نداشتن اعتماد نسبت به زیر دستان و بیم از اینکه خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زیردستان قرار گیرد. در این صورت مدیر بایستی از طریق آموزش و کارآموزی مرئوسین را برای تصمیمگیری آماده سازد و چنانچه این عمل امکانپذیر نباشد، ناگزیر است که مرئوس دیگری را برای خود انتخاب کند.
3ـ فقدان ثبات عاطفی و عوامل روانی مانند خودخواهی، احساس تزلزل مقام و از دست داددن سمت سازمانی و شتابزدگی، متاسفانه اگر خودداری از تفویض اختیار در نتیجه عوامل روانی باشد بر طرف کردن علل آن به سهولت امکانپذیر نیست.
4ـ ملاحظات سیاسی مانند سعی در محرمانه نگه داشتن برخی از مسایل و اطلاعات
5ـ اعتقاد بر اصالت قانون و برتری تمرکز اختیارات
از سوی دیگر مرئوس ممکن است به دلایل زیر از پذیرفتن اختیاره طفره رود.
1ـ مرئوس ممکن است برای فرار از مسئولیت سادهترین راه را برگزیند بدین معنی که در هر مورد از مافوق خود کسب تکلیف کند، تا از عواقب احتمالی نتایج نامطلوب برحذر باشد. در این صورت مدیر بایستی به راهنمایی و اندرز اکتفا کند تا زیردست از ادامه چنین شیوهی اداری نامطلوبی که قدرت و ابتکار و احساس تعهد را از وی سلب خواهد کرد، منصرف شود.
2ـ مرئوس ممکن است به دلیل کمبود امکانات و فقدان اطلاعات و نداشتن منابع مالی و انسانی کافی (کمبود اعتبار، وسایل، ساختمان، کارمند و…) از پذیرش اختیار طفره رود.
3ـ فقدان اعتماد به نفس که یک عامل روانی است ممکن است مانع پذیرش اختیارات از ناحیه مرئوس شود. در این صورت اعطای اختیارات به عنوان ورزش و تمرینی برای اعاده حس اعتماد به نفس تلقی میشود.
4ـ خودداری مرئوس از قبول اختیار ممکن است در نتیجه فقدان ضوابط و موازین برای ارزشیابی و بررسی نتایح عملیات باشد. به عبارت دیگر، در صورت فقدان چنین موازینی، مرئوس نمیداند نتیجه کار و خدمت او چگونه مورد ارزشیابی قرار خواهد گرفت و بدین دلیل برای فرار از مسئولیت و سرزنش احتمالی، از قبول اختیار طفره خواهد رفت. به همین ترتیب فقدان انگیزههای موثر که در فصل دوم به تفصیل مورد بحث قرار گرفت، مانع قبول اختیار از طرف مرئوس میشود.
موانع مذکور باعث میشود برای برخی از مشاغل مهم سازمانی شرح وظایف نوشته شود. منتهی تهیه شرح وظایف و دفترچه راهنمای سازمان، مدیران دستگاه را از تفویض اختیارات به صورت انفرادی فارغ نمیسازد. زیرا تهیه برخی از وظایف مهم (بویژه وظایف خاص مدیریت) سمتهای سازمانی در دفترچه راهنمای سازمان تدوین میشود. بلاوه ممکن است حق اعطای برخی اختیارات به مرئوسین نیز قید شده باشد. تهیه دستورالعملها و یکسان کردن برخی از عملیات تکراری (بودجه، حسابداری، تدارکات و …) نیز مانع کثرت مراجعات مکرر مرئوسین و کسب تکلیف از مقامات مافوق میشود.
از نظر سازمانی، تجربیات برخی سازمانها نشان میدهد که تغییر ترکیب داخلی سازمان از طریق وسیع کردن حیطه نظارت موجب ایجاد عدم تمرکز و تفویض اختیارات بیشتری شده است. زیرا در این صورت مدیر به دلیل وسیع شدن حدود حیطه نظارت خود، فرصت دخالت در جزئیات امور واحدهای تابعه را نخواهد داشت و ناگزیر میشود که مقدار قابل توجهی از اختیارات خویش را به مدیران زیر دست تفویض کند.
برگرفته: پارک دانش
بازدیدها: 0
