برخی از مدیران تجاری ممکن است بیان کنند که برای همه کارکنان مهم نیست که درگیر استراتژی تجاری٬ وضعیت مالی یا دیگر اطلاعات ظاهرا ”اجرایی- انحصاری” شرکت و یا حتی مطلع از آن شوند. اما تجربه من می گوید وقتی که شرکت ها سرگردانند٬ یا در برخی از موارد٬ خطوط مهم ارتباطات و همکاری بین کارکنانش قطع شود٬ نتیجه می تواند فاجعه بار باشد.
ارتباطات و همکاری ضعیف سبب می شود که کارکنان در مجموع از تجارت جدا شوند که یک شرکت را درشرایط نامساعد سخت قرار می دهد. آنچه به درستی باعث تاسف است این است که آن کارکنان یکسان٬ که فرصت ها و اطلاعات حیاتی را برای همکاری به سرقت می برند٬ عموما ترجیح می دهند که مشارکت ٬ اختیار و مسئولیت بیشتری داشته باشند.
ارتباطات
- یک فرهنگ از بالا به پایین ایجاد کنید که ارتباطات و همکاری آزاد را تشویق کرده و پاداش دهد.
در اینجا مدیران اجرایی سطح C وارد می شوند ! از بالا شروع شده و سپس به پایین در همه تشکیلات برده می شود. بدون تعهد و پشتیبانی مدیر اجرایی پایدار بالا٬ رسیدن به مرحله ۲ در بین ۷ مرحله دشوار خواهد بود.
- دیدگاه و استراتژی شرکت را با همه کارکنان تقسیم کنید.
فقط یک ایمیل ارسال نکنید. پوستر بسازید و آنرا به خبرنامه های شرکت اضافه کنید و غیره. برای فراگرفتن درست کارکنان و مهمتر از آن باور اینکه شرکتشان درمورد موفقیت جدی است٬ پیام باید در فرهنگ جا گرفته باشد.
- مرتبا ابتکارات٬ انتظارات و نتایج سازمانی را به همه کارکنان ارائه کنید.
این اطلاعات حیاتی را تنها برای کارکنان یک بخش مشخص محدود نکنید. آن را برای همه کارکنان تقسیم کنید. یک کارت امتیاز سازمانی ایجاد کنید٬ یکی اینکه ۳-۵ هدف یا ابتکار برتر را فهرست کند و سپس آن ها را به اشتراک بگذارد. بیمه کردن مدیران میانی به کارکنان ساعتی کمک می کند که کارو هدفشان را با ابتکارات سازمانی مرتبط کنند.
- اهداف واحد و بخش را با استراتژی سازمانیتان هم تراز کنید.
این یک گام اساسی است و نیاز به مقداری تمرکز و زمان کیفیت دارد. در برخی از موارد٬ ممکن است تشخیص دهید که برخی از اهداف در سطح بخش باید توسط همه اصلاح و حذف شود. به خاطر داشته باشید که اگر بخش شما بر اهداف اشتباهی تمرکز داشته باشد٬ شرکت شما زمان دشواری برای درک پتانسیل کامل خواهد داشت.
- نتایج مالی (خوب یا بد) را با همه کارکنان تقسیم کنید.
بسیاری از مدیران از اشتراک اطلاعات مالی با کارکنان همه سطوح هراس دارند. با این وجود اگر واقعا می خواهید که نیروی کارتان کمتر مانند کارکنان و بیشتر مانند شرکای راهبردی آماده کارآفرینی کار کنند٬ امور مالی خود را به اشتراک گذاشته و چگونگی کاربرد آنها را شرح دهید!
- یک کارت امتیازمتوازن سطح بخش ایجاد و گسترش دهید.
کارت امتیاز متوازن باید به طور موثر شایستگی٬ جایزه و دیگر سیستم های پاداش مالی را مرتب کند تا نتایج میزان کارائی٬ تضمین کیفیت ٬ بازدهی عملیاتی و رضایت مشتری. در یک حداقل بدست آید. ارتباط ها را توضیح داده و سپس نتایج را بر یک مبنای استوار تقسیم کنید.
- موفقیت را جشن بگیرید (کوچک یا بزرگ)!
این در تقویت تعهد شرکت نسبت به استراتژی و همچنین اهمیت آن کمک می کند. فرهنگی را ترویج دهید که آموزش از اشتباهات را تشویق می کند و به خطرجویی حساب شده پاداش می دهد.
نکته مهم – با ایجاد یک طرح پایه مشخص در ابتدای جلسه٬ هنگامی که معرفی ها انجام می شوند٬ به خاطر داشته باشید که چه کسی چه مطلبی بیان کرده است و در هنگام لزوم به آن مراجعه کنید.
یک جلسه خوب یک دستور جلسه از پیش آماده شده دارد و همه شرکت کنندگان از اهداف جلسه و نتایج مورد نظر آگاهند. از دستور جلسه برای سازمان دادن به یادداشت برداریتان استفاده کنید و برای توضیح دادن نکات در هنگام پیشروی جلسه آماده باشید.
نکته مهم – هدفتان ثبت موضوعات کلیدی باشد و نه نکات کلمه به کلمه
بعضی از جلسات درصورتیکه یادداشت های گرفته شده برای مشاهده همگان در دسترس باشند بهتر کار می کنند٬ مثلا روی نمودار وارونگی یا روی هزینه های سربار. در این صورت٬ به خاطر داشته باشید که این یادداشت ها را به همراه داشته و هنگامی که هنوز در ذهن شما تازه هستند صورت جلسه را بتفصیل بنویسید.
کنترل و ارائه
پیش از انتشار صورت جلسات٬ املاء لغات را کنترل کنید و در صورت لزوم از صاحب جلسه بخواهید که صورت جسه را مطالعه کند. نوشته خوب٬ صورت جلسه شفاف٬ و انتشار به موقع همیشه به خوبی دریافت می شوند!
این نکات درمورد چگونگی گرفتن صورت جلسه کیفیت همه جلسات آتی را افزایش داده و اثر بخشی گروه را زیاد می کند.
نوشته: Greg Jerralds
ترجمه: مدیران ایران
بازدیدها: 0
