همه ما از کمبود وقت گله‌مندیم و با کارهای تلنبار شده زیادی روبرو هستیم که وقتی برای انجام آنها نداریم، این امر به خصوص برای افرادی که سمت‌های مدیریتی دارند بیشتر پیش می‌آید، به همین منظور نگاهی به ده قانون مدیریت زمان خواهیم داشت که کمک می‌کند همه چیز را در کنترل داشته باشید.
حتما شما هم شنیده‌اید که از قدیم و ندیم گفته‌اند وقت طلاست. در طلا بودن وقت شکی نیست؛ اما این طلای گران‌بها با توجه به مشغله‌های زندگی مدرن ارزش بیشتری پیدا کرده است. این روزها همه از مدیریت زمان صحبت می‌کنند چرا که با مدیریت بهینه زمان قادر هستیم بهره بیشتری از عمر خود ببریم. با این حساب اگر شما هم دوست دارید از وقت خود بهترین استفاده را کرده و آنرا تبدیل به طلا کنید تا پایان این ده قانون مدیریت زمان با ما همراه باشید:
۱. هر چیزی که ذهن شما وجود دارد را به تقویم خود اضافه کنید
زمانی که باید از خواب بیدار شوید، زمان صرف غذا، مدت زمانی که باید پشت فرمان باشید و سایر برنامه‌های خود را در تقویم لحاظ کنید. انجام این کار باعث می‌شود دورنمای کاملی از امور روزانه خود داشته باشید. همان‌گونه که اشاره شد مشغله‌های زیادی در زندگی داریم که حجم زیاد آنها باعث می‌شود احساس سردرگمی کنید و همیشه فکر کنید کارهای زیادی برای انجام مانده است. اما زمانی که کارهای خود را با برنامه‌ریزی مرتب و منظم در تقویم ثبت کنید احساس خواهید کرد بر روند انجام کارها تسلط دارید و همه چیز تحت کنترل شماست.
۲. از تقویم برای تقویت عادت‌های خوبی که دارید استفاده کنید
این روزها همه از روزمرگی گله دارند، به این ترتیب شما سعی کنید از روزمرگی به نفع خود استفاده کنید.
اینجاست که وارد کردن یک عادت جدید به زندگی می‌تواند تغییرات زیادی را در برنامه شما ایجاد کنید. برای نمونه می‌توان به ورزش کردن اشاره کرد، در تقویم خود ورزش کردن را اضافه کنید و سعی کنید این کار جدید در ذهن شما به امری ضروری تلقی شود. به این ترتیب پس از اینکه مدتی طبق تقویم خود پیش رفتید و با یک برنامه زمان‌بندی مشخص ورزش کردن را ادامه دادید، خواهید دید که ورزش کردن برای شما تبدیل به عادت شده و به راحتی در برنامه روزانه جای گرفته است.
۳. در زمان‌بندی جلسه‌های خود تغییر ایجاد کنید
اگر همیشه سر ساعت مشخصی جلسه برگزار می‌کنید، بد نیست زمان‌بندی جلسات خود را تغییر دهید. برای نمونه اگر از ساعت ۱:۳۰ تا ۲:۰۰ بعد از ظهر جلسه دارید، این زمان را از ۱:۳۰ تا ۱:۵۰ کاهش دهید. این کار باعث می‌شود جلسه شما ۱۰ دقیقه زودتر تمام شود، از طرف دیگر برای کار بعدی که قرار است از ساعت ۲:۰۰ به بعد انجام دهید آمادگی ذهنی بهتری خواهید داشت. در واقع می‌خواهیم بگوییم که کارهای خود را پشت سر هم انجام ندهید و پس از انجام یک کار، چند دقیقه‌ای به ذهن خود استراحت دهید و سپس به سراغ کار بعدی بروید. جالب است بدانید تحقیقات ثابت کرده انجام کارها پشت سر هم ممکن است تا میزان ۴۰ درصد کارآیی شما را پایین بیاورد.
۴. سعی کنید زمان برگزاری جلسه‌های مشابهی که دارید به هم نزدیک باشند
یکی دیگر از راه‌های بالابردن تمرکز و جلوگیری از اتلاف زمان، تنظیم کردن جلسه‌های مشابه با یکدیگر است. برای نمونه جلسه‌ای در خصوص برنامه‌های مالی شرکت برگزار شده است و از طرف دیگر شما پس از این جلسه، یک نشست خبری را با خبرنگاران تنظیم کرده‌اید.
این دو موضوع کاملا با یکدیگر تفاوت دارند و باعث می‌شوند ذهن شما آمادگی لازم را برای پرداختن به این دو زمینه کاری مختلف نداشته باشد. این امر ممکن است مستقیما به مدیریت زمان شما کمک نکند؛ اما باعث می‌شود ذهن شما درگیر آشفتگی شود و بدون شک با یک ذهن آشفته نمی‌توان به راحتی زمان را مدیریت کرد.
۵. همیشه سر ساعت حاضر شده و سر ساعت مقرر نیز کار خود را به پایان برسانید
خوش قول بودن یکی از صفات برجسته هر مدیری است و دیر رسیدن در جلسات نه تنها باعث می‌شود وقت سایرین تلف شود، بلکه وقت خود شما نیز تلف می‌شود.
با این حساب سعی کنید همیشه کارها و جلسات خود را سر موقع انجام دهید. از طرف دیگر به همان اندازه که شروع کارها و جلسات باید در زمان مشخص خود انجام شود، پایان آنها نیز مهم است. سعی کنید از وقتی که برای جلسات در نظر گرفته‌اید تجاوز نکنید این امر باعث می‌شود وقت‌شناسی شما به افراد حاضر در جلسه نیز منتقل شود.
۶. بسیاری از صحبت‌‌های خود را در حین راه رفتن انجام دهید
اگر از هواداران استیو جابز باشید، حتما می‌دانید که این اسطوره دنیای فناوری، علاقه زیادی داشت تا در حین راه‌رفتن با همکاران خود در خصوص مشکلات بزرگ صحبت کند. راه رفتن باعث می‌شود امور بیشتری به ذهن شما خطور کند. از طرف دیگر تغییر شرایط محیطی و در معرض هوای بیرون قرار گرفتن نیز باعث می‌شود خلاقیت بیشتری در گفتار و تصمیم گیری داشته باشید. اگر صحبت کردن در حین راه رفتن با همکارانِ خود را به یک عادت تبدیل کنید، باعث می‌شود هر روزه پیاده روی مناسبی داشته باشید و این پیاده روی به سلامت جسمی شما نیز کمک می‌کند.
۷. کارهای مهم و ضروری خود را به صبح موکول کنید
جالب است بدانید عملکرد ذهن و اراده انسان‌ها نیز همانند عضلات و ماهیچه‌های بدن است. به همان صورت که در آغاز روز عضلات در بهترین حالت خود قرار دارند، اراده و قدرت تصمیم‌گیری نیز در اوج خود قرار می‌گیرد. به این ترتیب همان‌گونه که روز به پایان خود نزدیک می‌شود، روحیه و قدرت اراده و تصمیم‌گیری نیز کاهش پیدا می‌کند. بنابر این حتماً توصیه می‌کنیم کارها و اموری را که نیاز به تصمیم‌گیری دارند را به سمت صبح موکول کنید و تا جایی که ممکن است در زمان خستگی و شب تصمیم‌های مهمی را اتخاذ نکنید.
۸. اهداف جلسه را به صورت واضح و روشن مشخص کنید
قبل از اینکه در جلسه حضور پیدا می‌کنید از همکاران خود درخواست کنید اهداف مورد بحث در جلسه را به صورت کامل و روشن مشخص کنند. این امر باعث می‌شود وقت کمتری در جلسه برای مطرح کردن مباحث گرفته شود. پیشنهاد می‌شود برای صرفه‌جویی بیشتر در وقت، اسناد و مستندات لازم را ۲۴ ساعت قبل از تشکیل جلسه در اختیار افرادی که قرار است در جلسه حضور داشته باشند قرار دهید، این امر باعث می‌شود مستندات را پیش از حضور در جلسه مرور کرده و آمادگی بیشتری برای جلسات داشته باشند.
۹. کارها و قرارهای خود را در تقویم با رنگ‌بندی مشخص کنید
سعی کنید کارهای خود را دسته‌بندی کرده و رنگ‌های مشخصی را به آنها اختصاص دهید.
برای نمونه می‌توانید رنگ نارنجی به معنای کارهای ضروری، رنگ آبی برای کارهای مهم و رنگ خاکستری برای کارهایی که باید انجام شوند اما عجله‌ای نیستند را اختصاص دهید. این شیوه باعث می‌شود با یک نگاه اجمالی به تقویم خود از کارهای ضروری که در روز باید انجام دهید باخبر شوید.
۱۰. زمانی در روز را به خودتان اختصاص دهید
در بین گیر و دار کارهای روزمره، از خود غافل نشوید و سعی کنید زمانی را حتی اندک، به تنهایی سپری کنید. خلوت کردن با خود، باعث می‌شود تمرکز بیشتری داشته باشید و با خیال راحت به اهداف و برنامه‌های خود فکر کنید. دانشمندان بسیاری نیز بر این باورند خلوت کردن در روز با خود، باعث می‌شود به خودآگاهی بیشتری برسید.
در کنار ده قانونی که برای مدیریت زمان ذکر شد، این نکته را نیز در نظر داشته باشید که نباید انتظار داشته باشید به یکباره به مدیریت کاملی بر زمان خود دست پیدا خواهید کرد. مدیریت زمان نیز مانند هر کار دیگری برای نهادینه شدن در زندگی شما نیاز به زمان دارد.
در پایان پیشنهاد می‌کنیم اگر شما هم تجربه‌ای در زمینه مدیریت زمان دارید، آنرا با ما و سایرین در قسمت نظرات به اشتراک بگذارید.
منبع: themuse.com | برگرفته: فارنت
Hits: 0
