به نظر می‌آید که همه به نوعی میل به تعلل در کارها دارند. وقتی شخصی از ارنست همینگوی پرسید چگونه می‌توان یک رمان نوشت، او در جواب گفت «اول باید یخ‌هایتان آب شود». اما تاخیر در کارها می‌تواند اثرات بسیار منفی بر بهره‌وری و روح کار داشته باشد. تعلل درکار اجتناب ناپذیر نیست.
فهمیدن علت به تعویق انداختن کارها در ابتدا و سپس برداشتن قدم‌های درست برای جلوگیری از آن کمک می‌کند که بتوانید کار بیشتری انجام دهید و نسبت به خود احساس بهتری داشته باشید.
متخصصان چه می‌گویند
«ند‌هالوول» روانپزشک و نویسنده 12 کتاب، معتقد است تاخیر در کار، اغلب نشان دهنده این مساله است که کارتان بسیار زیاد است. او می‌گوید «ما کارها را به تعویق می‌اندازیم چون کارهای زیادی برای انجام دادن داریم» و البته می‌خواهیم ازآنچه انجام آن را دوست نداریم، طفره برویم.
ترسا آمابیل، استاد مدیریت کسب و کار در دانشکده بازرگانی‌هاروارد می‌گوید «بسیاری از افراد به این علت در کار تعلل می‌کنند که از کار سخت، بیم دارند.» اما همانطور که خودتان هم می‌دانید، این توجیهی برای تلف کردن وقت نیست.
در اینجا به پنج اصل اشاره می‌کنیم که به شما کمک می‌کند کارهای خود را مدیریت کنید واگرزمانی خواستید یک کار مهم را به تاخیر بیندازید، این اصول را به یاد بیاورید.
1- بفهمید چه موضوعی شما را از انجام کار باز می‌دارد
وقتی متوجه شدید که یک کار را به تعویق انداخته اید، ازخودتان بپرسید چرا. هالوول اشاره می‌کند که معمولا دو نوع از کار وجود دارد که افراد از انجام آن طفره می‌روند:
• کاری که انجام آن را دوست ندارید. این رایج‌ترین علت تعلل است. همانطور که هالوول می‌گوید «شما هرگز خوردن غذای مورد علاقه‌تان را به تاخیر نمی‌اندازید».
• کاری که نمی‌دانید چگونه انجام دهید. وقتی دانش لازم را برای کاری ندارید یا مطمئن نیستید کاری را چگونه شروع کنید، در این صورت بیشتر احتمال دارد که از انجام آن اجتناب کنید.
وقتی متوجه شوید که چرا کاری را به تاخیر می‌اندازید، می‌توانید این چرخه را متوقف کنید و از پیامد تاخیرهای آینده جلوگیری کنید.
2- برای خودتان ضرب‌الاجل تعیین کنید.
یکی از ساده ترین کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که یک برنامه زمانی برای خود تهیه کنید که در آن زمان و تاریخ سررسید هر بخش از کار مشخص شده باشد. آمابیل توصیه می‌کند «به محض اینکه پروژه را گرفتید، آن را به چند بخش که قابل مدیریت باشد، تقسیم کنید تا بتوانید آن را به طور متوالی تکمیل کنید».
سپس برای هر قسمت ضرب‌الاجل تعیین کنید. او می‌گوید «در تقویم کاریتان مشخص کنید که هر روز چه قسمتی از کار روز بعد را انجام دهید تا این امکان برایتان فراهم شود که بخشی از کار همیشه انجام شده باشد.
این «بخش‌های کوچک» باعث می‌شود کار بیشتر قابل مدیریت شود و به پیشرفت کار کمک خواهد کرد. انجام قسمت‌های کوچک‌تر پروژه همیشه بسیار آسان‌تر از پرداختن به کل پروژه است. تعیین ضرب‌الاجل برای پروژه در عین حال اطمینان می‌دهد که کار به فراموشی سپرده نخواهد شد.
برای آنچه احتمال می‌دهید که در آن تعلل کنید در تقویم خود یادآوری بگذارید یا یک کاغذ کوچک روی صفحه کامپیوترتان بچسبانید. از هیچ نشانه بصری که به شما اطمینان دهد پروژه را فراموش نخواهید کرد، مضایقه نکنید.
3- انگیزه‌ها را افزایش دهید
ما اغلب به این دلیل از کار طفره می‌رویم که پاداش انجام یک کار خاص برایمان بسیار دور است. رجینا کانتی، استادیار روانشناسی دانشگاه کولگیت، مثالی را درباره پرداخت مالیات ارائه می‌دهد.
او می‌گوید «یک شخص ممکن است به خاطر اجتناب از جریمه‌های قانونی عدم پرداخت مالیات، نسبت به پرداخت آن به موقع اقدام کند، اما از آنجایی که این جریمه‌ها مربوط به آینده دور هستند و این کار از نظر او کاری خسته کننده است، ممکن است انگیزه کافی برای انجام آن نداشته باشید».
برای آنکه به یک کار به صورت فوری بپردازید، بر پاداش‌های کوتاه مدت تمرکز کنید.
می‌توانید این پاداش‌ها را خودتان ایجاد کنید. مثلا به خودتان یک استراحت با صرف چای بدهید یا یک صحبت کوتاه با یک همکار، وقتی که کار را به اتمام رساندید.
همچنین می‌توانید با ایجاد کمی‌تفریح در کار آن را دلپذیرتر کنید. مثلا همکاری با یک شخص برای یک پروژه مشکل یا ایجاد یک تفریح برای خودتان تا کار برایتان خسته‌کننده نشود.
4- دیگران را در کار دخالت دهید.
یکی از اصولی که هالوول همیشه در کار بر آن تاکید دارد این است که «هیچ‌وقت به تنهایی نگران نشوید».
اگر نمی‌دانید کاری را چگونه انجام دهید، کمک بخواهید. از یک همکار یا دوست بخواهید راهنمایی تان کند یا ببینید پروژه‌های مشابه آنچه شما روی آن کار می‌کنید چگونه عمل می‌کنند و از کجا شروع کرده‌اند.
کانتی می‌گوید «دیگران بهترین منبع ایجاد انگیزش برونی هستند». اینکه شما از کسی بخواهید کارتان را باز بینی کند می‌تواند برای شما انگیزه ایجاد نماید چون می‌دانید که آن شخص انتظار دارد شما این کار را انجام دهید.
همچنین می‌توانید برای جلوگیری از تعلل در کار، با همکارتان تعامل داشته باشید: آنچه انجام می‌دهید را با او در میان بگذارید و با هم مهلت پایان کار را مشخص کنید.
5- برای خودتان عادت ایجاد کنید
هالوول می‌گوید «بعضی‌ها طوری شانه‌هایشان را بالا می‌اندازند و می‌گویند «کارهای من همیشه به تعویق می‌افتد» گویی که هیچ کنترلی بر این مساله ندارند.»
اما او در ادامه می‌گوید «البته که شما بر این مساله کنترل دارید و اگر بتوانید آن را تغییر دهید بسیار به خودتان افتخار خواهید کرد». او می‌گوید خودش نیز کارهایش را به تعویق می‌انداخته، اما خودش را تعلیم داد که این گونه نباشد. او می‌گوید «من دیگر کارها را به هیچ وجه به تاخیر نمی‌اندازم بلکه فقط آن را انجام می‌دهم».
وقتی کاری را فورا انجام می‌دهید، در این کار منافع زیادی وجود دارد و عادتی است که می‌توانید آن را اشاعه دهید. آمابیل می‌گوید «فقط پنج دقیقه از روز را به پیشرفتی که داشته‌اید فکر کنید. همچنین هرگونه تعللی که داشته اید را نیز به حساب آورید و فکر کنید روز بعد برای پیشرفت بیشتر چه قدم‌هایی می‌توانید بردارید». او پیشنهاد می‌کند که این کاررا وظیفه روزانه خود تلقی کنید. بعد خودتان را ارزیابی کنید و نظر دیگران را نیز جویا شوید. آمابیل می‌گوید «مهم‌ترین کاری که برای مثبت نگه داشتن زندگی کاری خود می‌توانید انجام دهید ادامه پیشرفت در کار به شکل معنادار است».
اصولی که باید به خاطر داشت:
- مشخص کنید که در کدام کارها بیشتر احتمال دارد که تعلل و تاخیر داشته باشید.
- برای آنکه کارها را در یک قالب زمانی مشخص انجام دهید، با مشخص کردن ضرب‌الاجل انجام کار برای خود انگیزه ایجاد کنید.
- برای رسیدن به اهداف، به خودتان جایزه بدهید.
آنچه نباید انجام شود:
- نگویید که به تعویق انداختن کارها به طور ذاتی در وجودتان هست.
- کارهای مشکل را به تنهایی بر عهده نگیرید، از دیگران بخواهید که به شما در انجام آن کمک کنند.
- سعی نکنید پروژه را یکجا تمام کنید، آن را به قسمت‌های کوچک‌تر و قابل انجام تقسیم کنید.
در زیر در این خصوص دو مورد کاوی آورده شده است.
موردکاوی شماره 1:
بدانید چرا
لیزا فرایتاگ که مشاور بازاریابی یک شرکت اینترنتی در سیلیکون ولی است، متوجه شد که دائما برنامه‌ریزی برای یک رویداد بزرگ بازاریابی را به تاخیر می‌اندازد. هر وقت فکر می‌کرد که چه کارهایی لازم است که برای این رویداد انجام شود، از آن طفره می‌رفت و تصمیم می‌گرفت به کار دیگری بپردازد. این مساله برای خودش هم عجیب بود: او به انجام پروژه‌های بزرگ عادت داشت و کارها هر چقدر هم که پیچیده بودند، او باز هم از عهده آن برمی‌آمد. اما این پروژه از این جهت متفاوت بود که افراد دیگری از جمله روسای ارشد سازمان نیز در آن حضور داشتند. او می‌گوید «وقتی در انجام کار به افراد دیگر وابسته می‌شوم، از انجام آن طفره می‌روم. ترجیح می‌دهم فقط یک کار را بر عهده بگیرم و فقط آن را انجام دهم.» در مورد این پروژه، از اینکه به دیگران وابسته باشد نگران بود، به خصوص در مورد مدیران پرکار که تعهدات زیادی دارند.
نگرانی لیزا کمکی به حل مساله نمی‌کرد و باید این کار را انجام می‌داد. او می‌گوید: «لیستی از همه کارهایی که باید انجام می‌شد تهیه کردم و سپس مشخص کردم که کدام کارها را باید اول انجام دهم». از آنجایی که بیشتر کارها نیاز به اطلاعاتی از طرف دیگران داشت، او اطلاعاتی را که از آنها می‌خواست به همراه زمان آن یادداشت کرد. این کار باعث شد که درخواستش از دیگران کاملا مشخص شود. او می‌گوید: «من متوجه شدم که نقش بسیار مهمی در دخیل کردن افراد در پروژه دارم و مدیران ارشد نیز این کار من را تشویق می‌کردند.» البته پروژه هنوز هم برای لیزا پر استرس بود، اما او آن را انجام می‌داد. او می‌گوید: «من با خودم یک قرار گذاشتم. هر روز به خودم قول می‌دادم که اکنون 20 دقیقه روی این پروژه کار کنم و 20 دقیقه را هم بعد از ظهر به آن خواهم پرداخت.» بعد از آنکه او مدتی روی پروژه کار کرد، فهمید که هر روز کار آسان‌تر می‌شود. او در عین حال، یک پاداش طولانی مدت برای خود در نظر گرفت. وقتی پروژه تکمیل شد، او تیم رابه شام دعوت خواهد کرد.
موردکاوی شماره2:
ایجاد اولویت در ذهن
ژانت بنتون، دستیاراجرایی در یک شرکت تجهیزات پزشکی بود تا اینکه ريیسش یک پروژه مهم اما با اولویت کم را برای انجام به او سپرد که ژانت در تکمیل آن به مشکل برخورد.ژانت خیلی زود متوجه شد که این پروژه را بیش از حد به تعویق انداخته است.
او با وجود همه کارهای فشرده‌ای که داشت حتی فرصتی پیدا نکرده بود که این پروژه را شروع کند. اما از آنجا که هیچ کس دیگری نبود که پروژه به او محول شود، تصمیم گرفت که آن را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کند. او می‌گوید: «موضوع اصلی این است که درک کنیم می‌توانیم قدم‌هایی برداریم حتی اگر همان روز به مقصد نهایی دست نیابیم». او پروژه را به بخش‌های کوچکی تقسیم کرد که بتواند هر بخش را طی 15 دقیقه انجام دهد.
او توسط یک نرم‌افزار برای خود یادآوری گذاشت که یک بار صبح و یک بار بعد از نهار به پروژه بپردازد و هر روز دو کار را به انجام رساند. قبل از آنکه هر روز شرکت را ترک کند، دو کاری را که باید روز بعد انجام می‌داد، یادداشت می‌کرد و به این ترتیب توانست پروژه را پیش ببرد و این کار تبدیل به اولویت روزانه او شد. او می‌گوید به این ترتیب «توانستم این پروژه را خیلی زود تکمیل کنم و از اینکه این پروژه از روی میز من برداشته شد خیلی خوشحال بودم».
همچنین ژانت روش‌های دیگری نیز برای خود در پیش گرفت تا مطمئن شود که در هیچ کاری تعلل نخواهد کرد. او می‌گوید: «من همیشه پروژه‌های پر زحمت را در یک پوشه شفاف قرار می‌دهم و آخر وقت اداری آن را روی صفحه کلید کامپیوتر می‌گذارم». به این ترتیب، وقتی او روز بعد وارد شرکت می‌شود به او یادآوری می‌گردد که کارهایی را باید انجام دهد که نمی‌تواند از انجام آن طفره برود.
مترجم: رویا مرسلی | منبع: HBR | برگرفته: دنیای اقتصاد
Hits: 0
