جلسات کاری به امری لازم و اجتناب ناپذیر در محیط‌های کاری گروهی تبدیل شده است، از طرف دیگر ممکن است رفتاری ناخواسته در این جلسات داشته باشید که بازتابی منفی بر روی مخاطب شما بگذارد، به همین منظور به ۳ عادت رایج می‌پردازیم که شما را در جلسات فردی غیر حرفه‌ای جلوه می‌دهد.
اگر در محیطی کار می‌کنید که چند نفر در آنجا مشغول به کار هستند بدون شک تاکنون جلسه‌های کاری گروهی مختلفی برگزار کرده‌اید. شرکت در این جلسه‌ها باعث می‌شود همکاران دور هم جمع شده و به راحتی در مورد مشکلات و اهداف بعدی صحبت کنند. در این بین ممکن است ناخواسته رفتاری از یکی از شرکت کنندگان سر بزند که جلوه مناسبی نداشته باشد و به آینده شغلی وی صدمه بزند. این رفتارها ممکن است در شرایط دیگر طبیعی به نظر برسند اما وقتی چندین نفر دور هم نشسته‌اند و بحث کاری بالا گرفته دیگر جایی برای رفتار غیر حرفه‌ای وجود ندارد.
برای نمونه وقتی همکار شما در حال صحبت است و روی سخن وی هم با شماست، در این لحظه اصلا صلاح نیست که سر خود را با گوشی همراه بند کنید. رفتارهایی از این دست، غیرحرفه‌ای و آماتوری به نظر می‌رسد و از طرف دیگر باعث می‌شود سایر افراد حاضر در جلسه نسبت به شما موضع بگیرند. در بین تمامی رفتارهای غیر حرفه‌ای که در حین برگزاری جلسه باید از آنها بر حذر باشیم، سه برخورد کلی از اهمیت بیشتری برخوردار هستند که با هم نگاهی به آنها خواهیم داشت:
1- عدم توجه
این روزها کمتر کسی پیدا می‌شود که ذهن متمرکز و حواس جمعی داشته باشد، اما عدم تمرکز در حین برگزاری جلسات باعث می‌شود حاضرین در جلسه فکر کنند شما به آنها توجهی ندارید. اگر در جلسه‌ای شرکت کرده‌اید که زمان طولانی دارد و بحث‌های کسل کننده‌ای در آن در جریان است احتمال زیادی دارد که حوصله شما سر برود و توجه کمتری به بحث نشان دهید. مشکل وقتی پیش می‌آید که به ناگاه نظر شما در خصوص مطلب مورد بحث پرسیده شود، بدون شک از آنجایی که حواس شما به صحبت‌های مطرح شده نبوده نمی‌توانید پاسخ مناسبی ارائه دهید، از طرف دیگر حتی اگر از شما سوالی هم پرسیده نشود، دیگر قادر به فهمیدن ادامه صحبت‌های باقی مانده نخواهید بود چرا که از ابتدا حواس شما به جای پیگری پرت شده است.
در اینجا عکس العمل طبیعی این است که فرد سوال شونده به دلیل در جریان نبودن در بحث مکث می‌کند، این مکث دقیقا همان رفتار غیر حرفه‌ای را در ذهن مخاطب تداعی می‌کند چرا که کاملا مشخص است حواسش به بحث نبوده است. بروس اِکفِلت (Bruce Eckfeldt) مربی مهارت‌های فردی و شغلی از این لحظه با عنوان سکوت نابجا یاد می‌کند. در این لحظه ممکن است پس از مکث دقیقا سوالی که از وی پرسیده شده را تکرار کند که این امر باعث می‌شود عدم توجه وی به مطلب در حال بحث کاملا مشخص شود. این رفتار نه تنها حرفه‌ای‌گری شما را زیر سوال می‌برد بلکه باعث می‌شود سایر افراد حاضر در جلسه فکر کنند به آنها توهین شده است.
برای اینکه چنین اتفاقی در جلسات کاری صورت نگیرد، پیشنهاد می‌کنیم از ابتدا حواس خود را جمع کرده و حتی اگر بحث کسل کننده بود و به درازا کشید باز هم سعی کنید نکته‌های مهم مطرح شده را در ذهن خود نگه دارید تا اگر به ناگاه نظر شما پرسیده شد حرفی برای گفتن داشته باشید. راه‌حل دیگری که این مربی مهارت‌های فردی وشغلی به آن اشاره دارد استفاده از دفترچه یادداشت در جلسات است. به این ترتیب تنها کافی است مطالب مهم مطرح شده را در دفترچه یادداشت کنید سپس حتی اگر حواس شما هم پرت شد به راحتی با نیم نگاهی به مطالب نوشته شده قادر هستید در ادامه بحث با اطمینان به نفس کامل شرکت کنید. از طرف دیگر ممکن است در خصوص صحبت‌های مطرح شده نکات دیگری هم به ذهن شما برسد، پیشنهاد می‌کنیم این نکته‌ها را یادداشت کرده و سر فرصت به آنها اشاره کنید تا همکاران حاضر در جلسه متوجه شوند که شش دانگ حواس شما به مطالب آنهاست.
2- مخالفت بیش از اندازه
اظهار نظر کردن در جلسات و همراهی با حاضرین در جلسه نشان از توجه شما به بحث دارد. اما اگر بیش از حد در خصوص صحبت‌های مطرح شده اظهار نظر‌های منفی داشته باشید و با بقیه مخالف کنید ممکن است حاضرین در جلسه فکر کنند شما قصد دارید بی‌دلیل ساز مخالف کوک کنید. متخصص منابع انسانی، تانیا پی مک‌دونالد، اعتراف می‌کند که در چنین شرایطی قرار گرفته است. وی تاکید می‌کند که منفی‌بافی به نفع هیچ یک از طرفین حاظر در جلسه نیست و بهتر است که راه‌حل مناسبی مطرح شود. حتی اگر راه حل شما منفی است و با نظر سایرین مخالفت دارید، این نظر را اعلام کنید؛ اما دقت کنید در به کرسی نشاندن حرف خود زیاد مته به خشخاش نگذارید.
برای مطرح کردن حرفی که مخالف با نظر حاضرین در جلسه است سعی کنید تمام افکار خود را متمرکز نمایید، سپس با فکر و بدون اینکه وسط حرف کسی بپرید نظر مخالف خود را اعلام کنید. به این ترتیب به جای اینکه شخصی قلمداد شوید که همیشه به مسائل بدبین است و نظر منفی دارد به فردی در جلسات تبدیل می‌شوید که همیشه برای حل مشکلات راه‌حل منطقی دارد.
3- از گوشی همراه خود در جلسات به درستی استفاده کنید
ایکاش قانونی وجود داشت که استفاده از گوشی همراه را در جلسات کاری ممنوع می‌کرد. سر بند کردن با گوشی همراه در زمانی که سایر حاضرین در جلسه در حال صحبت و بحث هستند نه تنها رفتار زشت و ناپسندی به نظر می‌رسد بلکه از لحاظ رعایت نکات حرفه‌ای نیز باعث می‌شود شما به عنوان فردی آماتور و تازه کار در نظر بیایید. رَجیو ناتان (Rajiv Nathan)، مربی مهارت‌های شغلی بر این باور است از آنجایی که همیشه گوشی موبایل را در دست داریم، همراه داشتن آن در جلسات امری زشت و غیر حرفه‌ای به حساب نمی‌آید؛ مشکل زمانی نمودار می‌شود که در گرماگرم جلسه و زمانی که بحث بالا گرفته است حواس شما به گوشی همراه پرت شده و سر خود را به آن بند کنید.
سعی کنید تمام حواس خود را به جلسه‌ای که در آن حضور دارید جمع کنید و اجازه ندهید موارد جانبی همانند گوشی همراه حواس شما را پرت کنند. حتی اگر بحث کسل کننده‌ای در جلسه در گرفت از فرصت برای چک کردن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به پیامک‌ها استفاده نکنید. پیشنهاد می‌شود در ابتدای جلسه در حرکتی نمادین گوشی خود را جلوی سایرین کنار بگذارید یا اینکه بر روی حالت بی‌صدا قرار دهید، این امر باعث می‌شود تا بقیه افراد حاضر در جلسه هم از شما تبعیت کنند یا حداقل در جریان قرار بگیرند که قرار نیست در طول جلسه از گوشی همراه خود استفاده کنند. گاهی اوقات نیز جلسات به ناگاه و بدون اطلاع قبلی برگزار می‌شود در حالی که شما منتظر تماس مهمی هستید، در این مواقع همراه داشتن گوشی همراه هیچ اشکالی ندارد اما پیشنهاد می‌شود آنرا بر روی حالت بی‌صدا قرار دهید.
در اینجا به پایان سه عادت رایجی رسیدیم که در جلسات با انجام آنها ظاهری غیر حرفه‌ای از شما در ذهن دیگران تداعی می‌شود. موارد بسیار زیاد دیگری هم هستند که به آنها اشاره نکردیم، برای نمونه بسته به حساسیت جلسه شما ممکن است پذیرایی لازم به نظر برسد یا اینکه امری غیر حرفه‌ای تلقی شود. در پایان باز هم تاکید می‌کنیم در جلسات کاری سعی کنید حواس شما به حاضرین در جلسه باشد، رعایت همین نکته ساده باعث می‌شود سایرین شما را به عنوان فردی که شش دانگ حواسش به جلسه است قلمداد کنند.
نویسنده: محمد کاملان
Hits: 1
